紙申請を残し、管理面ではペーパーレス化を実現！大幅な工数削減や、心理的負担の軽減、適正化にも貢献

導入を検討したきっかけと導入の決め手

職員からの申告頼みだった運賃改定対応を、一括更新に変更
作業負荷と心理的負担の軽減、業務品質向上にも大きく貢献

導入前の課題① 運賃改定時の影響把握と一括更新が困難だった

通勤経路や通勤手当を紙で管理していたため、経路情報をデータとして活用できず、運賃改定が発生した際に影響を受ける対象者や対象経路を把握することが困難でした。そのため、職員から「通勤手当が実際の運賃と合わない」と申告があるたびに、対象となる経路を確認し、個別に追加支給を行っていました。

運賃改定への対応が職員からの申告頼みとなっていたため、運賃改定に気付かないまま支給が継続されるケースもあり、職員からの申告が遅れた場合には、数か月分の差額を遡って支給する対応が発生していました。

遡及期間が長いほど調整額が大きくなり、その間に異動や転居が重なった場合は計算がさらに複雑になります。特に、特定地域のみで運行されるコミュニティバスなどは運賃改定の情報を把握しづらく、適切なタイミングで支給額を見直すことが困難でした。

こうした運用は、担当者・職員双方にとって負担が大きく、改善したいと考えていました。

導入後は、運賃改定の影響範囲を即座に把握でき、一括更新が可能に

弊社では、従来から紙で回収した通勤経路を経路検索ツールに入力して通勤手当の算出をしていました。そのため、「らくらく通勤費」導入後も、入力先を紙やExcelから「らくらく通勤費」に変更したことが主な運用変更であり、課内の業務フローに大きな変更はありませんでした。

導入にあたっては、データ出力や内容確認を担当する職員を配置しましたが、現場の混乱もなくスムーズに運用を開始することができました。導入後は、通勤経路や支給額をデータとして一元管理できるため、運賃改定時の影響範囲の把握や対象者の抽出が容易になり、管理業務の効率が大きく向上しました。また、運賃改定時には改定データが提供されるため、データを適用するだけで差額を算出でき、迅速かつ正確に対応できるようになりました。

特に近年は公共交通機関の運賃改定が頻繁に実施されており、もし「らくらく通勤費」を導入していなければ、従来の紙とExcelのみでの管理では対応が極めて困難だったと感じています。運賃改定への対応漏れ防止や、遡及支給対応の削減につながったほか、確認作業の負荷も軽減され、担当者の心理的負担の軽減や業務品質の向上にも大きく貢献しています。

課員総出で対応していた目視確認は不要に
工数の大幅削減とともに、確認精度の向上と適正支給を実現

導入前の課題② 通勤手当の確認作業が紙とExcel中心だった

通勤手当や通勤経路の変更内容を紙の申請書で管理しており、情報を一元管理できていませんでした。そのため、変更内容の把握や支給額の確認に多くの手作業が発生していました。

通勤手当に変更があった場合は、紙の申請書に変更内容を追記し、前回給与時の通勤手当管理用Excelと照合していました。支給額に変更があればExcelを修正し、そのデータを給与システムへ取り込む運用を行っていました。この運用では変更内容の把握やデータ更新に多くの工数を要するほか、紙とExcelによる二重管理のため、転記ミスや確認漏れのリスクもありました。そのため、支給額の誤りを防ぐためには慎重な確認作業が必要でした。

当院では、4月と10月に6か月分の定期代を通勤手当として支給しています。そのため半期ごとに全職員を対象として、通勤経路や支給額に変更がないかを確認する必要がありました。導入前は紙の申請書とExcelデータを用いて点検しており、準備に相当な期間を要し、給与期間中は課員総出で対応していました。特に4月と10月は人事異動や各種手続きが集中する繁忙期でもあるため、その中で全職員分の通勤手当を確認する業務は大きな負担となっていました。

導入後は、差異のあるデータに絞った確認で工数を大幅削減

「らくらく通勤費」から6カ月定期データと過去6カ月の通勤手当支給実績データを出力し、両者を照合することで異動や転居に伴う通勤手当の変更点をあぶりだすことができ、当期の通勤手当に誤りがないかを効率的に確認できるようになりました。

その結果、従来行っていた紙の申請書との目視確認は不要となりました。変更があった箇所や差異が生じている箇所をデータで重点的に確認できるため、確認作業の工数が大幅に削減されました。

手作業での入力や転記作業も削減できたことにより、給与システムへの取り込み用Excelの修正漏れや通勤手当データの転記誤りの発生を防ぐこともできています。

また、確認の精度も向上し、より適正な通勤手当の支給につながっていると考えています。

情報の検索性向上だけでなく、

ペーパーレス化と業務効率化にも大きな効果を実感

導入前の課題③ 紙管理のため申請書検索や保管に課題があった

通勤届は紙で保管・管理しており、職員番号順にファイリングしていました。そのため、通勤手当に関する情報をデータとして検索することができず、必要な情報を確認する際には都度書類を探し出す必要がありました。

職員から通勤手当に関する問い合わせがあった場合には、その月に支給した通勤手当が何か月分に相当するのか、またどのような精算処理を経てその金額となったのかを、通勤届や関連資料を確認しながら調査していました。傷病手当金や離職票の作成時にも同様の確認が必要であり、書類作成に多くの時間を要していました。

問い合わせ対応や各種手続きのたびにファイルを取り出して確認する作業は、担当者にとって大きな負担となっていました。特に、職員番号の記載誤りやファイリングミスにより書類が見当たらない場合は、複数のファイルを探し直さなければならず、多くの時間を費やしていました。さらに、書類紛失のリスクに対する心理的な負担もありました。

このように、紙管理では必要な情報へ迅速にアクセスすることが難しく、問い合わせ対応や各種事務手続きの効率化が大きな課題となっていました。

導入後は、支給履歴と計算根拠をすぐに確認できる環境へ

弊社では、部署ごとに異なる回覧経路が存在することや、高齢の職員への配慮が必要であることから、通勤届の申請自体は従来どおり紙による運用を継続しています。一方で、管理面では「らくらく通勤費」を利用し、申請内容を登録することで支給実績や計算根拠をシステムから出力できるようにしました。その結果、現場の運用を大きく変更することなく、スムーズにシステムを導入することができました。

「らくらく通勤費」では、職員ごとの通勤手当支給実績に加え、複数月にわたる定期代の支給内容や日割り計算の結果まで帳票として出力することができます。そのため、過去の計算根拠や支給履歴を容易に確認できるようになりました。

導入前は、問い合わせ対応のたびに紙の通勤届を探す必要がありましたが、現在はシステム上で支給履歴や計算根拠を確認できるため、迅速に根拠を示しながら回答できるようになり、問い合わせ対応への安心感も向上しています。

また、通勤届はPDF化して保存する運用へ移行したことで、紙書類の保管スペースや書類探索にかかる時間を削減することができました。通勤手当に関する情報を適切に管理できるようになっただけでなく、ペーパーレス化と業務効率化の両面で大きな効果を実感しています。