丸山：当社の社員は908名で、ほぼ全員が通勤費精算の対象となります。通常、通勤費の変更申請や新規申請があるのは、1ヵ月に10名ほどですが、4月は年度替わり、7月は昇給昇格に伴う異動期であるため、1ヵ月に100名ほどの処理が必要になります。

システムを導入する前は、社員から手書きの書類で申請があり、それをエクセルに入力して上司にチェックしてもらい、その後、給与システム用のデータを作成して精算していました。

西本：通勤費の変更申請があると、現在の定期をいつまで使ったのかを確認し、次に3ヵ月定期の購入代金と日割りの通勤費を支払うのとでは、どちらが安いのかをエクセルに入れた計算式で2度計算していました。その後、精算金額を一覧にまとめ、給与データに取り込んでいくという流れです。

丸山：申請書だけを見ても、定期券の解約なのか、経路変更なのかがわからないので、確認しながらデータを入力しなければいけません。特に鉄道の経路変更の場合は、1ヵ月を三つに分けて数える旬数の把握が必要なので、今が何旬かを計算しながら入力していました。間違えると金額が違ってしまうので、とても慎重さが求められます。

丸山：最寄り駅や経路を確認する際は、Webの地図サービスを使っていました。バスの利用は自宅から最寄り駅まで一定距離以上あれば認められますが、最初は「駅すぱあと」を使い、最寄りのバスの停留所と駅の距離を確認していました。

その後、それが本当に合っているのかどうかを確認するため、地図サービスを使って距離を確認するようになりました。

西本：このような距離確認の方法は効率性に欠けていました。

丸山：2014年7月に本社から川崎市の殿町事業所に500名が異動することになり、同年11月には本社がANA訓練センター敷地内に移転することが決まりました。3月にほぼ全社員の通勤費の改定が必要になることがわかり、短期間に膨大な量を処理することができる、新しい通勤費精算のツールを探すことになったのです。6月にはシステムを導入したいと考えていたので、あまり時間がありませんでした。

丸山：そのセミナーで「らくらく定期.net」に関する商品説明を聞き、通勤費精算業務の手順が私たちがエクセルで行っているやり方とほぼ同じで、これなら導入しやすいと感じました。連携する地図ソフト（GeOAP）は東京ガスエンジニアリングソリューションズが提供されているという点でも信用できると感じていました。

西本：以前は「駅すぱあと」でも、探索できないバス会社があったのですが、「らくらく定期.net」では対応していない場合も自社でマスタ入力でき、柔軟に対応できると聞き、大変助かるなと思いました。

西本：一度は、使っていた給与システムに付加する形で通勤費精算を行うことを検討したのですが、解約と支払しかできず、経路変更もままならないシステムだったので、すぐにあきらめました。

御社に検討している旨を伝えると、すぐに営業の方がお越しになり、丁寧にサービスを説明してくださいました。ただ、導入までの時間が短いので、なかなか厳しいのではないかと思っていました。

西本：今回はクラウド型での導入を選択しましたが、無限さんにはしっかりとサポートしていただいていると思っています。システムに入力する計算式も、当社までお越しになり、直接、設定・指導してくださいました。

困ったときにカスタマーサポートに電話すると、画面を見ながら教えていただけることも、大変助かりました。「画面の一部の項目が見にくいのでと幅を広げたい」といった細かな要望にも、すぐに対応していただきました。

西本：「こうしたい」と思うことが何でも実現でき、非常に融通が効く点が良いと思います。例えば、途中で入力を間違ってもすぐに戻せますし、修正したものはすぐに上書きができて、過去のデータも呼び出せます。精算では、旬割を路線ごとに個別で選択することもできます。このような臨機応変さは、大変ありがたいですね。間違ったときに戻せないシステムが結構ありますが、一から入れ直すのは、本当に面倒なんです。

それに、乗り継ぎでも路線単位で解約や経路変更、継続といった処理を自由に設定できる。自分で路線を分けて処理していた頃と比べて、大幅に作業時間を短縮することができました。また、一人ずつ、経路ごとの支払明細が出せるので、社員からの問い合わせにもすぐ答えられるようになりました。

丸山：画面に住所を入れると最寄り駅を表示してくれるので、非常に使いやすいですね。今まで本人が申請している最寄り駅が本当に最適なのかを調べるために、こちらで想定する駅を全部入れて確認していたので大変でした。また、以前は精算後に間違いに気付くこともあったのですが、今ではその心配もなくなり、精神的にも楽になりましたね。

西本：給与システム内での一斉変更を検討していたのですが、システムでは対応ができないことがわかり、全社員の通勤費を手作業で調べて再度登録しました。このときは人事チーム全員で、一人100人ずつ担当してなんとか間に合わせました。1週間ほどかかかりましたが大変な作業でした。

丸山：前回の増税時は鉄道ごとに値上げのタイミングがずれてしまい、改定の処理が大変でした。今回はシステムを導入したので、ほぼボタン一つで対応が可能です。鉄道ごとの改定時期のずれも、システム側で反映してもらえる。当社でも、消費税アップ前の3月中に6ヵ月定期を購入してもらおうと考えています。

丸山：今までエクセルの手作業で通勤補助費の精算を行っていましたが、「らくらく定期.net」導入後は、変更日付を入れるだけで精算できるようになり、時間は大幅に短縮されました。

以前、一人10分はかかっていたのが、今では2、3分。間違いがなくなり、問い合わせも減ったので、残業も減り、人件費も削減されています。かかる時間が減った分は、これまでやれなかった業務の時間に充当できています。

西本：ワークフローは、以前は手書きの紙でしたが、現在は個々が端末で入力しています。そのデータを「らくらく定期.net」でチェックし、精算するという流れです。

通勤費の支給額は社会保険算定にも影響しますので、その点でも適性に支払え、間違いがなくなったことは大変大きいと思います。給与システムに渡すデータも、「らくらく定期.net」の中で項目を自由に変えることができるので、融通が効いて助かっています。他のシステムではわざわざシステム会社に修正してもらうこともあったので、非常に便利ですね。

丸山：マイカー通勤に関しては、諸経費などの計算式を入れてもらっているものの導入の時間が作れず、まだ活用できていません。最近は自動車通勤が増えているので、早く使えるようにしたいですね。また、バス路線で金額データが入っていないところもあるので、その部分を入力して万全にしていきたいと思っています。