庄司：もともと別ブランドの二つの会社があり、それが2012年に合併して当社となりました。通勤費支給の運用は会社が異なっていたこともあって3種類に分かれており、店舗スタッフは一つの会社では1ヵ月定期、もう1社では3ヵ月定期で支払っていました。また、本社などのスタッフ部門は6ヵ月定期を使っていました。合併当初は旧会社のやり方を踏襲していたのですが、だんだん人員が増えてきたこともあって、このままでは作業工数がこなせなくなるという危惧から、システム化を考えるようになりました。

田中：通勤費周辺の作業には大変時間がかかっていました。店舗は北海道から沖縄まで全国にあり、処理は東京にいる担当者2名のみで行います。手順は紙で申請書を起こしてもらい、こちらで内容を確認し、給与と同時に振り込みます。通勤ルートは合理的なルートとなっていました。しかし、様々なルートがある首都圏や土地勘のない地方の合理的ルートを判断するのが、個人判断となっておりました。

申請書は本人の申請内容が正しいかを確認しなければならないのですが、地方の電車やバスについてはなかなかわからず、事業会社に電話をして確かめていました。特に地方のバスはネットにも掲載されていないので大変手間がかかりました。異動は頻繁にあり、特に4月は組織変更と新入社員で30～40件ほどの処理になります。途中で入社されるときは、6ヵ月定期や3ヵ月定期の場合は支給基準の月に合わせられるよう1ヵ月と3ヵ月を組み合わせていました。今考えれば、以前は煩雑な作業が大量にあったという印象ですね。

庄司：システム化を考えているときに、人事部の支援サイトである『日本の人事部』に載った通勤費精算のシステムの記事に、「らくらく定期.net」の紹介があり、こちらを知りました。すぐに製品セミナーに参加して話を聞き、今抱えている問題がすべて解決されるうえに、コスト削減にもつながると知り、本格的に検討することになりました。

中でも特に魅力を感じたのは、通勤定期券の精算処理が大変簡単になることです。当社は社員の異動も頻繁にあり、これまでは精算の手間が増えるという懸念から、6ヵ月定期を全社に導入できていませんでした。システム導入でその点がすべてクリアになり、今回、全社員に6ヵ月定期を導入することができました。

導入までスケジュールは、検討開始が2015年10月ごろで、導入を決定したのは2016年1月です。5月には社員の住所を元に最安ルートで経路を出し、プリントして社員全員に発送し、内容を確認してもらいました。6月から修正作業を行い、正式に運用を開始したのは2016年8月です。

庄司：他社製品の検討もシステムチームに依頼したのですが、「自社に合うシステムは他に見つからない」とのことで、他は検討しませんでした。「らくらく定期.net」に対するシステムチームの評価も大変高く、自社の給与計算ソフトとの相性もよいということで、すんなり「らくらく定期.net」に決定しました。

田中：6ヵ月定期の精算は心配していたのですが、本当に日付を入れるだけで作業が済むのでまったく問題ありませんでした。入力画面もシンプルでわかりやすく、出力データもCSVで見慣れたフォーマットですし、入力に慣れてしまえば難しいことは何もありません。また、今までは通勤経路を細かく管理できず、金額ベースの管理に留まっていましたが、今はすべてが見える化され、管理が大変に楽になりました。

また、以前はブランドごとに担当が分かれ、もう一人の担当分の業務は確認することが難しかったのですが、一つのシステムとなり、同じ画面で見られるようになったので、担当者不在でも問い合わせに対応できています。また、システムでわからないことがあったときも、電話してすぐ答えていただけるので問題ありません。今後、運賃改定などがあったときも、システムで自動に対応してもらえるので、その点でも安心しています。

庄司：以前は通勤費のルールにおいて、どこまでが許容範囲かといったことを厳密に現場に明示できていなかったのですが、システム導入を機に全員に経路を確認し、経路の見直しを一緒に進めました。そのこともあって導入には少々時間をかけました。今では明確なルール適用ができています。
田中：当社のルールでは自宅から最寄り駅まで1㎞以上でないとバスが使えませんので、その確認のために地図を見る必要がありますが、その作業が大変楽になりました。導入前は距離の確認が大変困難で、あまりできていませんでした。また、月半ばで入社した人の扱いをどう判断するかで、ブランドの担当ごとに異なる点もあったのですが、その点も統一できました。前回消費税が上がったときは全員に再度申請書を出してもらい、人事スタッフが総動員で対応しましたが、今後はそのような対応も必要なくなるので安心して業務に取り組めます。

庄司：システム導入により、全社員に6ヵ月定期を導入できるようになり、通勤費の総額で年間約400万円もの削減ができました。これは大きな節約になったと思います。

庄司：作業時間の試算もしていましたが、システム導入により年間で労働時間が125時間削減できる見込みです。二人の担当者は他の仕事もあるので、月10時間程度の削減ができて、大いに助かっています。

庄司：もともと既存の人事給与管理システムとの相性がいいということで「らくらく定期.net」選んでおり、まったく支障なく連携できました。システムチームにも早い段階で受け入れ準備をしてもらいましたので、導入も問題ありませんでした。

庄司：当社は2016年4月に社長が交代し、そこで人事機能の強化が命題となっており、今後は人材の活用をより推進することを目指しています。そのために社長からは、業務の状況を数字で正確に早く捉えるようにしてほしいとの要望がありました。人事の業務量は増え、内容も高度化しているので、通勤費精算といったルーティン業務が圧縮されたことは大いに助かっています。今は自社で二つのブランドを展開していますが、将来的にはさらに増えることも考えられますので、そこに対応するためにも今回システム導入できたことはよかったと考えています。

また、システム導入によって、通勤費精算の正確性と公平性が保てるようになったことは、社員に対しても利益になることだと考えております。これまではブランドごとに担当が分かれ、判断に違いが生まれたこともありましたが、システム導入によってすべてが統一できた点はよかったと考えております。

庄司：例えば、アパレルなど多店舗展開されていて、人の異動が頻繁にあるような会社では、おそらく通勤費の精算に多くの時間を掛けられていると思います。そのような会社であればシステム導入で一気に悩みが解消される可能性があります。

もし今、「社員の異動が多いので1ヵ月定期でしか払えない」と思われている担当者がいましたら、通勤費精算のシステムについて中身を知ることで、さまざま気付きがあるのではないでしょうか。業務の工数を削減することができ、また6ヵ月定期の導入で通勤費の負担を軽くすることができると思います。そういうところに注目すれば、通勤費精算システムの導入のきっかけになるのではないかと考えています。