田村：帝京大学は1966年に設置され、2016年で創立50周年を迎えます。法人としては大学を始めとして、短期大学、専門学校、高等学校、中学校、小学校、幼稚園などの教育機関、病院・クリニック、老人保健施設などがあり、法人全体で約5,000名の正職員が勤務しています。

本部人事課では一部の職員を除き、ほぼすべての正職員の通勤費を管理しています。通勤費規定は国家公務員の規程に準拠しており、導入以前は定期券代支給の期間は1ヵ月としていました。法人の拠点は関東だけでなく、福岡県、岐阜県など地方もあり、組織ごとに手書きの通勤費申請書をまとめてもらい、本部で一括入力して支給。

しかし本部の通勤費管理を行う給与・社会保険担当の人員は10名ほどしかおらず、正直、通勤経路をチェックするまでの余裕はない状態でした。

2013年5月くらいから、翌年4月の消費税増税時の通勤費改定への対応として、通勤費の再申請を行うことと6ヵ月分の定期代支給に切りかえることで、通勤費削減につなげたいと考えていました。そこで運賃改定への対応を考えたときに、システム化は不可欠だと考えたのです。

田村：厳しいスケジュールでお願いしてしまったのですが、無限さんの的確なサポートがあったおかげで間に合うことができました。その点はとても感謝しています。また、その年の10月には税制改正で､急遽、交通用具に関する通勤費の非課税限度額が引き上げられましたが、それにも対応できたのは、やはりシステム化のおかげだと思います。

田村：私たちも地方のキャンパス、病院への勤務者の多くが自動車通勤のため、対象者が多く、影響が大変大きかったのです。でも「らくらく定期.net」で対応できたおかげで、スムーズに処理することができました。このときは、本当にシステムを導入していて助かったと感じました。

未導入だったら、今の人員ではとても処理しきれなかったと思います。それに4月までさかのぼっての精算は年末調整にも絡むので、作業は2014年の年内に済ませなければなりませんでした。このときは対応の仕方について、無限さんにも指導いただき、なんとか対応できました。通勤費精算をシステム化していない企業だったら、実に大変だっただろうと思いますね。

田村：法人全体で数千万円規模になります。これが毎年削減されるわけですから、大変な金額になりますね。

田村：データを入力するだけで、複数の経路が表示される点は大変便利でした。私たちの経路規定は「最も経済的かつ合理的である」ことを基準にしていますので、それが一目で判断できる点は大きいですね。これまでは各組織の担当者はネットで調べていましたし、それを入力する私たちもその経路が的確かどうかまでは調べる余裕がありませんでした。

植松：私は病院を担当していますが、その対象者は1,000名ほどで、ピーク時に新規と変更を合わせて月に300件ほどの申請があります。一つの入力でいくつもの経路が一覧でき、合理的に選択できるので大いに助かっています。自転車通勤の件数も多いのですが、自宅の住所を入れるだけで地図表示され距離も出るので、金額を出すのも簡単です。

植松：経路変更や退職時の定期券精算のしやすさですね。解約の日付を入れるだけで払戻計算もシステム側で行ってくれ、精算金はそのまま給与に反映されます。これまでは電卓で計算していましたから実に簡単になりました。3月、4月は職員の引っ越しも多いので大変助かっています。

田村：それに、これまでは通勤費を人事給与システムに直接入力していたのですが、「らくらく定期.net」を導入したおかげで給与システムへの取り込みが楽になりました。

6ヵ月分の定期代を支給しても、精算方法が以前のままだったら、毎月、個人ごとに社会保険料と非課税額を給与システムに入力する必要があります。この計算を「らくらく定期.net」では、自動で6ヵ月分の定期代を6分割して月々の給与に加算してくれます。こんな作業をもしエクセルでやっていたらと思うとゾッとしますね。

また、これまでは給与システム上では通勤費の金額しかわからなかったのですが、経路データも見られるようになり、確認が楽になりました。今回のシステム化で、さまざまな通勤費精算の業務の負担が減ったと思います。

青田：「らくらく定期.net」はもともと人事総務の皆さまを、通勤費精算の雑務から解放したいという思いから開発したものです。お客さまから実際に業務が楽になったとお聞きすると、開発冥利に尽きます。大変うれしく思います。

田村：私たちの法人は非常勤を含めると約7,000名の規模ですから、通勤費をエクセルなどで管理するといったことは不可能です。かといって、給与システムに直接入力して対応できるかというとそれも難しい。通勤費の専用システムを使わないと対応できないと考えていました。

田村：他の医科系大学と交流する機会があり、そこで「らくらく定期.net」を利用しているという話を聞きました。医科系大学には病院勤務の看護師の入退職が多いという課題があり、共通の課題を持つ他の医科系大学での実績を知って、導入を考えたのです。

帝京大学では社外サービスを利用する際は、最低3社を比較検討することが規定となっていて、他社製品も費用や使い勝手などを検討しました。無限さんに決めた理由は、他大学での十分な実績があること、そして評判も大変よかったことです。導入コストでは他に安いところはありましたが、そのような費用はランニングコストでペイできます。それよりも実績があることを重視して決めました。

田村：確かに私たちも、導入時に支給開始まで時間がなく、無限さんにはさまざまな支援をいただきました。職員にあらためて6ヵ月分の定期代を申請してもらうため、申請書のフォーマットづくりからお手伝いいただきました。

3月、4月は業務が大変忙しかったので、申請書のデータ入力を手伝っていただいたのは大変助かりました。3月から仮運用に入り、4月には無事支給することができました。

植松：御社のサポートセンターに電話して質問することがありましたが、そこでも丁寧に使い方を教えていただき、スムーズな導入ができたと思います。

また、給与システムとの連携もまったく問題ありませんでした。人事給与システムはクレオマーケティングさんのZeeMというシステムを使っていますが、それとの連携は大変スムーズでした。今ではいつデータを取り込むのかを決め、その日にCSVファイルをつくってデータを入れています。

青田：ZeeMはこれまで他大学で使われて連携実績がありましたので、まったく問題なく対応できました。

導入時には私どもがクレオマーケティングさんと事前に打ち合わせを行い、データ項目などの調整を行いました。システム導入時にはトラブルがあってはいけませんので、細心の注意を払って、常にスムーズな導入を心がけています。

田村：2019年10月が運賃改定だとすれば、2019年4月あたりがシステム導入のよいタイミングではないでしょうか。私たちは大変急な導入となりましたが、トラブルなく確実な導入をするとしたら、早めにシステムを入れて、増税時にはシステムで対応したほうが確実ですし作業も楽です。

人事総務は7月、8月は比較的手が空くので、タイミングがよいかもしれません。7月、8月で準備を終えて、余裕をもって導入、仮運用しておいたほうが慌てなくていいと思います。

青田：システム導入およびデータ入力には、通常3ヵ月程度は必要になります。そのなかで1ヵ月仮運用をしていただき、4ヵ月目から正式運用という流れが理想です。

前回の消費税増税時もそのタイミングでシステムを導入される企業が多く、当社も対応に追われました。トラブルなく、スムーズな導入を望まれるとしたら、少し余裕をもってご依頼いただいたほうがいいかもしれません。

田村：私たちも、次回の消費税増税は運賃改定をシステム側で対応してもらえるので大変安心していられます。今後は通勤費だけでなく、通常の交通費精算もシステム化を検討していければと思っています。

青田：帝京大学様には短期間での導入となりましたが、今回、「らくらく定期.net」を存分に活用いただいているお話が聞けて、大変うれしく思っております。

次回の消費税増税は2017年4月に予定されておりますが、当社ではすでに「らくらく定期.net」を導入されているお客様のサポートのため、事前の勉強会、講習会も開く予定です。

これから法律改正などの変更があったときも、常に問題なくシステムを使っていただけるように万全のサポートを行っていきたいと考えています。本日はどうもありがとうございました。