定期券の払い戻し ルールとシステムの有用性

定期券の払い戻し 業務は「手間が当たり前」？

労務関係の業務で、担当者の頭を悩ませる業務のひとつが、 定期券の払い戻し です。

経路変更や 定期券の払い戻し（解約）時には、解約手続きと新経路にともなう金額を算出し、払い戻し額・解約手数料と、新通勤費を計算する必要があります。財務会計への連携、大幅に金額の増減があり社会保険料査定の変更が必要な場合は、届け出が必要になります。

通勤費の取り扱いは企業によってさまざまですが、

・6カ月の定期乗車運賃を給与に乗せてまとめて前払いをしている
・6カ月定期分を毎月按分して支払う
など、まとめて支払っている場合が多いのではないでしょうか。

６ヶ月定期支給で、平均すると約１０％以上通勤費のコストを削減することができます。一方で、６ヶ月定期の運用により中途退社や部署異動に伴い、払戻しや経路変更対応、各種社会保険や財務会計へのデータ出力など、業務が煩雑化することも事実です。

意外と多いのが、これらの事案に接したときの個別対応していること。運用ルールを自社の就業規則に記載していない場合も少なくありません。勤怠管理にともなう手続きが必要にもかかわらず、ルールがあいまいなために手間がかかってしまう原因になることもあります。

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定期券の払い戻し 業務のルールを周知させる

自社が1カ月以上定期券代を支給している場合は、事前に就業規則に示されているかを一度確認してみましょう。以下の内容が明記されているかがポイントです。

運用ルールを従うと、案件によっては労使いずれかに損得が発生する場合もありますが、ルールを厳守するのが原則。個別に対応すると、業務が煩雑になるうえ、不平等感を生むことにもつながります。

そもそも、通勤手当は、業務上の必要経費と思われがちですが、雇用主が交通費を支払うことは、法律上の義務ではないことを知らない従業員が多いのではないでしょうか。民法上では債務者=労働者が負担することになっています（民法484条）。極論は、就業規則で明示されていれば交通費を支払わないという方法を取ることもできるのです。

払い戻しはどの社員にも起こりうる手続きです。運用ルールを決め、周知させることが処理をスムーズに行うために必要といえます。

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定期券の払い戻しに関連する業務の時間と手間を削減

この払い戻しに関わる業務作業は、通勤費管理担当者にとって負担の多い業務です。

該当者の異動日・退職日に合わせた個別の対応になるうえ、一斉辞令が出て異動が増えるシーズンは期の変わり目でもあることが多く、業務負担は相当重くなります。

そのサポートとなるのが、通勤管理システム。

折角導入するのなら、定期券の払い戻しに関連する、申請・承認、過去の精算の遡及処理、社会保険料算定、戻入明細の発行などもできるシステムを選ぶことをお勧めします。

以下に該当する企業は、通勤費が煩雑になりがちなので特に導入するメリットが高いと言えます。

・営業所が多い・異動の多い企業

・従業員数が多い

・入社・退職者の多い企業

・テレワークにより出社日数が従業員によって違う

・電車、バス、車など、様々な通勤手段を認めている

・通勤費管理を1人(小人数)で担当している

ひとつでも当てはまったら、是非システム化をご検討してみてください。

定期券の払い戻し計算の多い時期もストレスフリーに業務ができること間違いなしです。
 
 

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