社会保険料算定の基盤「定時決定」とは
「定時決定」は毎年一度、厚生年金保険や健康保険の保険料額や保管給付額など、社会保険料算定の計算基盤となり標準報酬月額が決定される手続きです。
通常、社会保険料の算定は、以下のタイミングで行われます。
- 資格取得時決定：被保険者資格を取得した際の届け出の内容によって決定
- 定時決定：資格取得後、原則として毎年1回報酬の状況によって見直される
- 臨時決定：報酬の大幅な増減があった場合、届出により随時見直しされる
中でも、年に1回すべての被保険者の保険料査定が見直される「定時決定」は、社会保険関係の手続きの中でも処理する担当者にとって負担の大きな業務です。
7月1日になる前の3ヶ月（4月、5月、6月）に従業員が事業主（企業）から受け取った報酬月額の総額を求め、それを期間の月数で割った平均額が標準報酬月額となり、報酬額に従って設定された等級によって金額が決定します。
「算定基礎届」は、この「定時決定」の際に提出する申請書です。毎年7月が提出期限となり、年金事務所や健康保険組合に送り返す必要があります。
被保険者全員の申請が必要なため、いかにミスなく迅速に処理するかが重要になります。
算定基礎届でチェックすべきミス多発点
算定基礎届は、膨大な業務をこなさなくてはならない一方で個別の対応も少なくなく、注意をしていてもミスを発見するのが難しい業務といえます。
これらが間違ったままだと、社会保険算定が加算、減額のまま手続きが済み、支払額が増えるなど、将来的な受給率に影響が出ることがあります。
算定基礎届でありがちなミスの多発ポイントは、計算ミス、記入ミス、未資格に分けられます。
【算定基礎届のミス多発ポイント】
計算ミス
- 翌月払いに伴う計算基礎となった日数「支払基礎日数」の相違
- 40歳になった場合の介護保険料の加算されていない
- パート勤務や短時間労働者を被保険者として届け出ていない、または計算式にはめ込んでいない
- 半年分の交通費を加算した給与額で提出した（本来は月額に按分）
記入ミス
- 退職者は資格喪失年月日を「退職年月日」当日で届け出でている（退職日翌日が資格喪失年月日）
- 中途入社により支払基礎日数が足りないにもかかわらず、算定月の備考情報を書き漏らす
非対象者にも関わらず届け出を提出した
- 6月1日以降に被保険者になった
- 7月改変の月額変更届を提出予定
- 8・9月に随時決定が予定されている旨の申出を行った方
勤務管理と支払基礎日数のカウント
ミス多発のひとつが「支払基礎日数」のカウントと、それに伴う備考事項の記入があります。
支払基礎日数とは、報酬の対象となった日数を言います。
ポイントとなるのは、出勤日数=勤務管理とのかかわりです。
算定月とするには、「17日以上の給与が“満額”支払われていること」が要件。
しかし、中途入社の従業員や、新人の試用期間が終了するタイミングは、1カ月分の給与が支給されないことがあります。その場合は、基礎支払い日数の要件である「17日以上」出勤していても、算定対象月から外す必要があるため、備考欄にその旨を記載する必要があります。
出勤日数が足りない場合は比較的見つけやすいのですが、その給与が満額支給かどうかまで追う必要があるのです。
もう一つのポイントが、支払基礎日数のカウントの仕方。
近年、年俸制の企業が増えてきましたが、期を揃えるために入社当初の数カ月のみ月給や日給にしている場合は注意が必要です。
時給制・日給制の場合は、実際の出勤日数に有給休暇日数を含んだ実際の勤務日数になりますが、月給制・週休制の場合は、出勤日数に関係なく「暦上の日数」になります。
ただし、欠勤日数分を給与から控除される旨が就業規則に定められている場合は、その日は支払い基礎日数から差し引かれます。
中途入社や試用期間明けの従業員以外にも、傷病休暇明け、育児休暇明け、海外赴任から戻ってきた従業員などは、出勤日数などの勤務管理とともに給与の内訳にも注意を払う必要があります。
社会保険算定も電子化対策が必須
膨大な計算や集計作業があるうえ、届出用紙が届く6月は、賞与支給、昇給のタイミングなどと重なる多忙な時期。年に1回しか発生しない業務ゆえ、人員を投入するにも限度があり、スムーズに進まず頭を抱えている給与担当者も少なくないのではないでしょうか。
この業務負担について、社内で対策を取るべき時期に差し掛かっています。
2020年4月からの人事労務手続きの一部で電子申請が義務化されます。被保険者報酬月額算定基礎届および、70歳以上被用者 算定基礎も対象です。電子申請が必要になり、今後はこれらを政府が提供している電子申請「e-Gov」を利用するか、e-GovのWEBサイトを経由せず外部連携APIの対応ソフトから直接申請することになります。
2020年の義務化の対象は、資本金又は出資金の額が1億円超の法人等の大企業のみですが、雇用保険関係の入退社の手続き、年次業務（算定、年度更新、月額変更など）については、中小企業へも義務化が拡大することが見込まれており、企業規模にかかわらず電子化に向けた対策は必須。
一方で「e-Gov」は、初期設定が難解であったり、処理に時間がかかる、進捗管理機能がない、健康保険組合には対応していないなど初歩的課題が散見され、任意導入時期には普及率が上がらないという問題があります（2020年に大規模なバージョンアップが予定）。
総務省が外部連携APIの公開したことについて、企業からの利用促進を目標に掲げていることから、導入を実務レベルでは自社の労務管理のシステム化を検討するべき時期に差し掛かっていると言えます。
勤務管理や給与にシステムを導入している企業も増えましたが、労務システムについても、これらのサービスと連動できる拡張性の高いものを選ぶうえでのメリットが大きいといえます。
特に基礎算定届は、年に1度の作業のため前述のような人為的ミスを繰り返してしまうことも少なくありません。システムのアラート機能や補足記入機能などを活用することで、これらのミスを未然に防ぐことができるのはもちろん、勤務管理や給与との連動で即時に事務処理を完了することができるようになることは、作業効率や人件費のコストカットに大きく役立ちます。
クラウド系のサービスが増えたことで費用が抑えられ、汎用性が高まったことで多くの企業が取り入れ始めています。これを機会に、業務短縮の一環として労務管理について社内体制の見直してはいかがでしょうか。
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