通勤費の経路チェックが大変…。省力化する方法は？

手間がかかる通勤経路チェック

社員からの通勤費の申請、特に経路のチェックは手間がかかります。
社員の住所から勤務地までの、経済的かつ合理的な通勤経路を判断しなければなりません。

適正な通勤費支給のために、厳密に調べるのが大変というお話をよく聞きます。
一方で手間を削減するためには、確認を犠牲にしているというお話も聞きます。

通勤経路チェック業務の例

ある会社の通勤費担当者Aさんの業務を見てみましょう。

社員の多くは、鉄道やバスを利用して通勤していて、定期代6ヶ月分を支給しています。
自宅から駅まで1km離れている場合、バスの利用が認められます。
通勤手当申請書は、手書きで提出されます。
記載内容は、自宅住所、利用する駅・バス停、自宅から勤務先までの片道料金と定期代、所要時間、自宅から最寄り駅までの略図です。

通勤費申請処理

通勤費申請に対しては以下のように処理します。
通勤費担当のAさんは、通勤費申請書の内容を見て、バス停名、駅名で検索し、申請された金額が正しいかチェックします。
問題がなければ給与システムに乗降駅名と期間、金額を登録します。

申請者は一人だけではなく、月に何人もの申請があります。時期によっては数十人の処理をしなくてはなりません。
申請内容は、バス停名や駅名が間違っていて検索できない場合があります。金額についても、申請金額が最も経済的でない場合もあります。

複数のツールで調べる手間

社員の自宅から駅までの距離の測定は、毎回住所を入力してインターネットで検索して、結果を通勤費申請書に記入します。

自宅から駅までの距離が規定の１ｋｍ以上であれば、自宅周辺のバス停を探します。
通勤費申請書に書かれているバス停があれば、そのバス停から勤務地の最寄り駅までの経路で、乗換ソフトで探索します。

さらに、近くに他のバス停があったり、利用できる駅が複数見つかれば、それぞれ、探索ソフトに入力し直して経路探索し比較を行います。
申請された経路が経済的かつ合理的であるかどうか、Aさんが常に判断しなくてはなりません。

通勤費担当者の悩み

Aさんはこの申請処理に悩んでいました。
一部の間違った申請のために、1件1件細かく調べなければなりませんが、1件あたりにあまり時間をかけることができません。
社員の異動や新入社員の入社の時期になると確認作業に追われ、残業が多くなります。
見落としがあるかもしれないということに悩んでいたのです。

実は、チェック作業に手間がかかり、比較確認まで時間をかけていられないという企業が多くあるのです。

4つの改善ポイント

通勤経路チェックを効率的に行い、経済的かつ合理的な判断をするためには、らくらく通勤費によるシステム化をお勧めします。

らくらく通勤費によって以下の４点が改善され、大幅な効率化を図ることができます。
・地図システムとの連携により、距離計算を自動化します。
・複数の駅やバス停を出発地目的地にして、複数経路を一覧で比較します。
・経済的＝安さ、合理的＝早さを条件設定し、判断を自動化します。
・経路情報を保存しているので、転居、転勤、退職時の払い戻し計算や料金改定などの対応が簡単。

通勤経路チェック効率化の結果

大幅な効率化と年間500万円のコスト削減

業務量を軽減させるためにらくらく通勤費を導入したあるIT企業（社員数1000名）は、今までの通勤費支給は申請が多くチェックや計算が間に合わなくて、1か月遅れで支給することもありました。

担当者は、申請した社員の方にはいつも待たせて申し訳ないとという気持ちがあったそうです。

らくらく通勤費を導入したところ、通勤費の処理が迅速に行えて支給遅れを無くすことが出来、申請する社員からも喜びの声が聞かれるようになりました。

さらに、今まで支給していた社員の中から、一部不正受給されていたケースが発覚しました。

らくらく通勤費のシステム導入時には、全員分の通勤経路を登録しますので、おのずと全件チェックとなります。

そこで過剰支給になってしまった人、故意に不正受給していた人などが判明し、通勤費支給が標準化されて結果として年間支給額500万円の削減となりました。

経路チェック作業の効率化の課題が解決されて、ここまでコスト削減できるとは思っていなかった、と管理部門の責任者の方の声をいただきました。

通勤経路のチェックの業務負担に課題を感じていたら、是非お問い合わせください。

＞＞らくらく通勤費にお問い合わせ