ページトップへもどる

お役立ち情報&コラム お役立ち情報&コラム

システム

定期券の払い戻し ルールと勤怠管理システムの有用性

定期券の払い戻し業務は「手間が当たり前」?

 

労務関係の業務で、担当者の頭を悩ませる業務のひとつが、定期券の払い戻しです。

 

通勤経路変更や解約時には、解約手続きと新経路にともなう金額を算出し、払い戻し額・解約手数料と、新通勤費を計算する必要があります。財務会計への連携、社会保険料査定の変更が必要な、大幅に金額の増減がある場合は、届け出が必要になります。

通勤費の取り扱いは企業によってさまざまですが、

・6カ月の定期乗車運賃を給与に乗せてまとめて前払いをしている
・6カ月定期分を毎月按分して支払う
など、まとめて支払っている場合が多いのではないでしょうか。
6ヶ月定期支給で、平均すると約10%以上通勤費のコストを削減することができます。一方で、6ヶ月定期の運用により中途退社や部署異動に伴い、払戻しや経路変更対応、各種社会保険や財務会計へのデータ出力など、業務が煩雑化することも事実です。

 

意外と多いのが、これらの事案に接したときの個別対応していること。運用ルールを自社の就業規則に記載していない場合も少なくありません。勤怠管理にともなう手続きが必要にもかかわらず、ルールがあいまいなために手間がかかってしまう原因になることもあります。


面倒な払い戻し計算が楽になる、通勤費管理システムはこちら>>こちらをクリック


払い戻し業務のルールを周知させる

 

自社が1カ月以上定期券代を支給している場合は、事前に就業規則に示されているかを一度確認してみましょう。以下の内容が明記されているかがポイントです。

 

運用ルールを従うと、案件によっては労使いずれかに損得が発生する場合もありますが、ルールを厳守するのが原則。個別に対応すると、業務が煩雑になるうえ、不平等感を生むことにもつながります。

 

そもそも、通勤手当は、業務上の必要経費と思われがちですが、雇用主が交通費を支払うことは、法律上の義務ではないことを知らない従業員が多いのではないでしょうか。民法上では債務者=労働者が負担することになっています(民法484条)。極論は、就業規則で明示されていれば交通費を支払わないという方法を取ることもできるのです。

 

払い戻しはどの社員にも起こりうる手続きです。運用ルールを決め、周知させることが処理をスムーズに行うために必要といえます。


面倒な払い戻し計算が楽になる、通勤費管理システムはこちら>>こちらをクリック

 勤怠管理システムの導入で通勤費業務まで削減

 

この払い戻しに関わる業務作業は、通勤費管理担当者にとって負担の多い業務です。

 

該当者の異動日・退職日に合わせた個別の対応になるうえ、一斉辞令が出て異動が増えるシーズンは期の変わり目でもあることが多く、業務負担は相当重くなります。

 

そのサポートとなるのが、勤怠管理システム。

 

勤務管理といえば、出退勤時のタイムレコーダー換わりの役割を担ってきましたが、交通系ICカード連動型のシステムが主流となってきたことで勤務管理と交通費精算を同時に行うことができるようになりました。

 

通勤費・交通費の自動精算のほか、レシート・領収書のスキャニング、承認フローの自動設計などの事務のほか、会計ソフトに連携して給与に反映するなど、入力間違いなどの人的ミスを減らし、申請・承認業務・決算作業を簡略化できることで、業務のスピード化と業務コストを下げることができます。

 

以下に該当する企業は、通勤費だけでなく、勤務時間・旅費交通費の取り扱いが煩雑になりがちなので導入するメリットが高いと言えます。

 

・営業所が多い・異動の多い企業

・従業員数が多い

・入社・退職者の多い企業

・営業職が多いなど社内での業務が少ない事業体の企業

 

定期券の払い戻し業務の機能がある場合、勤務管理との連携により、事業所への最終出社日から解約金などを算出してくれたり、社会保険関係のソフトとの連携が取れれば社会保険料査定の変更(臨時決定)も申請・決定後の給与への反映もスムーズです。


面倒な払い戻し計算が楽になる、通勤費管理システムはこちら>>こちらをクリック 


勤怠管理をベースとしたシステム化

 

これらの勤怠管理システムを導入するにあたり、ポイントになるのが「特化したシステム」を選ばないということ。経費精算分野の課題は「従業員への支払い」という大きな枠組みで見ることが大切です。

 

特に、旅費計算や交通費計算のシステムは多種多様にあるため迷いますが、一部に特化したシステムより、自社の使用している勤怠管理系のソフト、会計ソフトや給与計算ソフトなど、既存システムと連携できる経費精算システムを導入するのが基本です。

 

 

また、下記機能が付加しているものなら、従業員にとっても使いやすいといえます。

 

ICカードのデータを自動連携できる

・区間内重複部分の控除がある

・スマートフォン・タブレットなどからもアクセス可のマルチデバイス対応

・会計ソフトと連携できる

 

 

従来は勤怠管理・通勤費管理・経理業務など「当たり前」に分けられてきた業務には、分け方を見直すと業務効率が上がる方法がいくつもあります。

 

事務作業について、業務効率の在り方について考えてみてはいかがでしょうか。

面倒な払い戻し計算が楽になる、通勤費管理システムはこちら>>こちらをクリック

資料請求や説明のご依頼は、
お電話またはフォームよりお気軽にご連絡ください。

東日本:050-5212-5605西日本:06-6412-1190

(営業時間:10:00~12:00・13:00~18:00)

らくらくBOSSの
サービスはこちら

  • らくらく定期

    定期券の新規発行、解約、自動更新、運賃改定等に柔軟に対応!

  • らくらく旅費経費

    交通費や出張費、会議費などの立替経費精算の「申請」「承認」処理」を効率化!

  • らくらく申請WF

    各種申請の電子申請に対応。事由による必要な申請書がわかるメニュー表...

  • らくらく探索ナビ

    人事異動やアルバイト配置などのシュミレーションに対応。駅すぱあとと...

  • COSMOWF 無限易審通

    日本語、中国語、英語に対応した多言語対応(グローバル対応)の経費精...