オフィス移転 で経費削減できるのは、賃料だけじゃない
新型コロナで、普及が進んでいるテレワーク。 オフィス移転 で経費削減につなげる企業も。
しかし「通勤手当」に目を向ければ、さらなる経費削減が可能になるのをご存知ですか。そして隠れた問題も見えてきます。
新型コロナウイルスの影響により、大きく様変わりしてしまった社会や生活。マスクの着用や消毒液の設置だけでなく、飛沫を遮るパーティションや、席を間引いて距離を設けたテーブルなど、かつては見られなかった光景を普通に目にするようになりました。みなさんの職場では、どのような対策をとられているでしょう。
テレワークの導入が拡大、継続希望も高い
多くの企業で、人が「集まること、接触すること」を避けるため、通勤・就業スタイルを見直しています。さまざまなアイデアが試みられる中で、以前より導入が推奨されてきた「テレワーク」があらためて注目され、多くの企業で導入が進みました。
働き方改革でも重視されるテレワーク
「テレワーク」の概念は1970年代のアメリカで生まれ、日本でも1980年代中頃に導入企業が現れたとされています。その後、1990年代には現在の『日本テレワーク協会 』の前身となる団体の設立や、省庁におけるテレワークの実験導入といった動きがありました。
2000年代に入ると、普及拡大に向けた動きが政府主導で活発化。2010年代には具体的な提言や法案の中で、そして近年では「ニッポン一億総活躍プラン」や「働き方改革」などで、テレワークが積極的に取り上げられています。とはいえ、思うように普及しなかったことは周知の通りです。
思いがけず普及、8割が継続希望
しかし2020年になり、残念ながらポジティブなキッカケではないものの、新型コロナの影響で普及が進んでいます。本来的には、停滞する日本社会に変化を起こす手段の一つとして期待されてきたのがテレワークです。導入メリットはアフターコロナにおいてもあるはずで、厚生労働省の『テレワーク総合ポータルサイト 』では企業のテレワーク導入効果として
「①業務生産性の向上 ②新規雇用・離職防止 ③社員のワーク・ライフ・バランス向上 ④コスト削減 ⑤事業継続性の確保」の5つを紹介しています。
また、具体的な普及状況などに目を向けると、株式会社無限による独自アンケートでは約6割の企業がテレワークを実施していると回答＊1。内閣府の調査でも、東京23区内で55.5％（全国34.6％）が実施し、実施企業の8割以上がテレワークを継続したいと回答＊2しています。
＊1 ユーザー企業108社を対象に実施した、株式会社無限による独自アンケート（2020年4月6～10日）の回答より
＊2『新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査（内閣府、令和2年6月21日） 』より
大規模・集中型オフィスを見直す動きへ
テレワークが進むことにより、当然、出勤日数が減ります。緊急事態宣言下における通勤電車の空き具合は、まるで毎日が休日のよう。オフィスもまた、出勤している社員数が激減し、大型なオフィスほど利用されないスペースが気になるようになりました。
経費削減を模索する企業
社員の移動が少なくなったことにより、「交通費、出張費、交際費」といった変動費が削減できたという話を耳にします。これは、新型コロナの影響で収益が悪化している企業にとっては幸いし、経営における経費削減につながったようです。
検討される小規模・分散型オフィス
そして、さらなる経費削減を考えたい企業なら、固定費の削減も検討したいところ。そこで関心が高まっているのが、オフィスの規模縮小や分散化（サテライトオフィス）です。必要以上に広いオフィスでは、過剰な賃料や光熱費、設備費など、ムダな経費を垂れ流し続けることになるからです。中には「レンタルオフィスで十分」と、オフィスを無くそうという考え方もあります。
また、オフィスを小規模にしたり分散させることは、BCP（事業継続計画、Business Continuity Plan）の観点からも有効です。もし職場で感染者が出た場合でも、濃厚接触者数を比較的小規模に抑えることができ、大規模な業務停止を回避することができるからです。
経費削減に「通勤手当」の見直しも
さらには、経費削減のための固定費見直しで、もうひとつ注目されているのが「通勤手当」です。出勤日数が減ったのであれば、定期券を購入するよりも切符代を実費支給する方が安いのではないかと考えるのは当然です。まずは分かりやすく、目に見える料金を比較してみましょう。
定期券より、切符の方が安い場合が
都内を走るいくつかの鉄道路線を例に挙げました。最も料金を抑えられる6か月定期が何日分の往復切符に相当するか。より分かりやすく1か月で考えると、おおよそ下表のようになります。
6か月定期代の1ヶ月分は、往復切符の何日分？
職種によっても異なるでしょうが、みなさんの会社では、月に何日出社されていますか。もしも月に20日ほどの営業日で1/3が在宅勤務等なら、出社は14日ほど。ほとんどの路線で定期券の方が割高になる計算です。いかがでしょう。6か月定期代の1ヶ月分は、往復切符の何日分？
オフィス移転なら、定期券の変更・解約に
そして、もしオフィス移転を考えておられるなら、移転にともない通勤ルートが変わることも踏まえて検討されることをおすすめします。なぜなら、オフィス移転によって通勤距離が長くなる社員が増えれば、通勤手当の金額もアップするはず。下がった賃料が上がる交通費で相殺され、思ったほどオフィス移転には経費削減効果がなかった…、となれば意味がありません。
膨大な業務の発生にご注意を
そして最後に、目に見える料金の比較だけでなく、通勤手当を「管理する業務」にどのような影響があるかを考えることが重要です。多くの社員を対象に通勤手当をシミュレーションし、しかも現在使用している定期券の変更や解約、さらには新しい定期券代の支給をすることとなれば、その作業は膨大になる恐れがあります。
また、あまり変動することがない定期とは違い、切符代の支給となればその金額は実費に応じて変動し、毎月細かな清算業務が発生します。通勤管理を担う部門の負担が急激に増えれば、これまでと同じ体制では対応しきれないかもしれません。人員を増やしたり、残業が増えたりしたら、本当に経費削減となるのでしょうか。
このような膨大な業務を人海戦術で継続していくことは容易ではありません。この現実と向き合うとき、どのような準備ができるのか。オフィス移転先と合わせて検討しておくべきではないでしょうか。
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