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通勤費管理

通勤で 定期券の支給 をやめて 実費精算 する時の、見落としがちな注意点

新型コロナウイルス対策に効果的なテレワークの導入。社員の出社機会が減少し、 定期券の支給 を見直す会社が出てきています。

しかし逆に、これによって仕事が増え、出社や残業が増えてしまった社員もいることに目を向ける必要がありそうです。

 

通勤費を 実費精算 することで増大した管理部門の業務、そして受給申請する社員の負担が軽減できる手段をご紹介します。

もう、通勤で定期券はお得じゃない?

乗車するほど、1回あたりの運賃が割安になっていくのが定期券のメリット。
でも、皆さんは「どれくらいお得なのか」を、これまで意識されてきましたか。

 

言い換えれば、 実費精算をして 何回乗れば、定期代の元を取れるかです。

 

通勤定期に限って言えば、お得でもお得でなくても個人の懐事情には影響しないため、多くの人がそれほど関心を持たれてこなかったのではないでしょうか。

 

そこで、以前このコラムで経費削減を取り上げた際にもご紹介した計算を見てみましょう。
都内を走るいくつかの鉄道路線を例に挙げ、最も料金を抑えられる6ヶ月定期が 実費精算 で切符(IC)による往復料金の何日分に当たるか。

 

より分かりやすく1ヶ月で考えると、おおよそ下表のようになります。

週休2日が基本であれば、ひと月の出勤日数は20日前後ですから、これまでなら 実費精算 よりも定期代のほうが十分“お得”であったことが分かります。
そう、新型コロナウイルスの流行前なら。

しかし、「就業=出社」が基本だった頃とは違い、現在は通勤しないで済む自宅でのテレワークが急増。

職場や通勤における人の接触を減らして新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ策として、その有効性が広く認められています。

 

このため、通期定期の購入が“必ずしもお得ではない”という現象がすでに起きています。

つまり、上記の表の日数ほど通勤していないことから、通勤手当の支給を一旦停止して定期券を解約させ、通勤費の支給を 実費精算 へ切り替える動きが出てきており、報道でもよく目にするようになっています。

〈日本経済新聞より〉

ANA、通勤定期代を廃止へ 2020/8/26付 朝刊

ホンダ、通勤手当廃止 在宅勤務手当を新設 2020/8/29 18:42 電子版

大東建託、通勤定期代廃止 実費精算に 2020/9/2 17:31 電子版

スカイマーク、通勤定期代を廃止 夏冬の賞与もゼロに 2020年9月16日 16:21 電子版

 

膨大な 実費精算 を処理しきれない?!

きっと皆さんの中には、「うちの会社では、すでに定期券の支給を一時停止していて、自分も解約したよ」という方も少なくないことでしょう。

そして、定期券代の前払いから、切符購入など事後に 実費精算 する方法へ変えられた会社が多いのではないでしょうか。

 

しかし、これによって通勤を管理する部門が 実費精算 のための処理に忙殺され、さらには通勤費を請求する社員側にも負担が増えている、という問題が起きているようです。

どのような作業が発生するのか見てみましょう。

定期券の解約が複雑

まず、定期券をやめるのであれば、途中解約というケースがあるはずです。

この払い戻しの処理は、残日数や解約規定に照らして計算するため簡単ではありません。

解約手数料も絡めばさらに面倒で、計算や手続きのミスが心配です。

実費精算 の処理数が激増

とにかく、 実費精算 の件数が定期券にくらべて各段に増加することは明白です。

単純に考えても、数か月に1回の頻度で更新すればよかったものが、毎月の作業となります。

そして、出勤日数が一定ではないため、金額も毎月変動します。

 

これを、社員側では一人ひとり全員が異なる内容で 実費精算 申請し、管理部門側では担当者がその申請すべての内容をチェックした上で処理する。

しかも、社会保険料の算出や給与振込への反映も必要で、本当に手間がかかる作業です。

 

 

■通勤費の精算処理における作業量の比較イメージ

例えば、社員300人の企業で比較すると…
〈A社〉全員に定期券を年2回支給
〈B社〉全員の定期券の支給を止め、実費精算に変更
〈C社〉定期券支給100人と、実費精算200人が混在

実費精算 申請内容のチェックは難解

実費精算 申請した社員の「自宅から最も近い駅はどこか」「会社の最寄り駅までのルートと運賃は」といったことをインターネットの乗換案内や地図サービスで調べるだけでも、かなりの手間です。

 

それなのに「ほかに利用すべきルートはないのか」「バスの利用は許されるのか」といった検証や確認も必要な場合があります。

これを社内規定などに照らして合理的かつ公平に判断・承認するには、相当な時間がかかるのではないでしょうか。

変更や新規の申請も度々

さらに、社員の異動や転居などで通勤ルートが変わるたびに、当事者には新たな申請、そして管理部門にはその内容チェックなどが発生します。

時には、交通機関の運賃改定なども発生し、この場合はたくさんの社員が一斉に変更となることも懸念されます。新入社員がまとめて入ってくるような場合にも、新規の申請が一気に押し寄せてくるでしょう。

 

これらの業務を、管理部門の担当者は「紙の書類で申請され、Excelの表などに落とし込み、算出された金額を経理システムへ登録し直す」といった非効率なやり方で、正しくスムーズに遂行・管理することができるのでしょうか?限界を感じてはいないのでしょうか?

人手を増やすよりシステム導入が効果的

急激な業務の増加によって、管理部門スタッフが総出でパソコンに向かう姿、連日の残業で疲れ切った顔…そんな光景が目に浮かびます。

一時的ならともかく継続して処理していくのに、これまでと同じ体制では対処しきれないことは容易に想像できます。

 

とはいえ、会社としては時間外労働や管理部門の人員補充などによる大きなコストの増加は望まないでしょう。

そして、担当者の出勤日数が増えるようなことになれば、テレワーク導入の意義も薄れてしまうはずです。

多彩な機能でテレワーク後も活用できる

そういったジレンマを解決できるのが「通勤費管理システム」です。管理部門の作業負担を軽減するとともに、管理の精度を高めてくれます。いくつか具体的に見てみると…

 

  • 自宅・会社の住所データの取り込み~利用すべき駅・経路の選定。
  • 会社の規定に照らした、バス利用の可否判断。
  • 勤怠システムからの出社日数の取り込み~通勤費の 実費精算 金額を算出。
  • 算出した通勤費の給与管理システムへの共有。
  • 「定期券支給の対象者と実費精算の対象者」や「先払いと後払い」の混在を管理。
  • 定期券の解約における、一括払戻金の自動計算。
  • 交通機関の運賃改定を、対象者のデータに一斉反映。

といった機能があります。

そして中でも、公共交通機関の定期券の管理だけでなく、マイカー通勤や自転車通勤におけるルートや費用の確認・管理機能も充実した『らくらく通勤費』なら…

  • 合理的かつ現実的な走行ルートの検索。
  • 保険証券(コピー)や誓約書の管理。
  • ガソリン価格と連動した、支給額の増減管理。

なども行うことができ、管理業務のあらゆるシーンで、作業を正確で効率的なものにすることができます。

さらには、人件費に対して比較的低コストで導入できる価格設定も大きな魅力です。

 

より詳しいことは、こちらでご紹介しています。テレワークの導入効果を通勤管理部門においても最大化するために、ぜひ通勤費管理システム「らくらく通勤費」の導入をご検討ください。

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