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人事

通勤費業務 効率化の事例! IT・情報通信業の対談レポート

2021年3月25日に当社が主催したウェビナーから

その内容の一部を、レポートとしてご紹介いたします。

今回は2社の通勤費担当者様にご登壇いただき、IT業界ならではの

「通勤費管理の課題」と「その対応状況」をお聞きしました。

 

登壇:株式会社アイネット、ANAシステムズ株式会社

聞き手:株式会社無限 エバンジェリスト 佐川 豊

 

通勤費業務 のシステム化を検討した理由

無限:

ご視聴いただいている皆様、本日はどうぞよろしくお願いいたします。

 

さて皆様、通勤費業務をシステム化したいと言うと、上司からは「通勤費の支給・管理は、給与計算の一環だ」とか、「業務が回っているから問題はない」とか言われませんか?

 

しかし、通勤費は社員が受け取るお金ですので、クレームを受けやすかったり、締め切りに追われたりする、地味で大変な業務ですよね。

 

さらに、コロナ禍によりテレワークを導入し、社員の出社数が減ったことで、定期代の支給を止める企業が増えています。そのような企業では、通勤費を実費精算にする社員と、引き続き定期代の支給を受ける社員が混在して「業務負担が増えた」という話もよくお聞きします。

 

今回の対談は、そのような通勤費業務を効率化する上で、皆様のご参考になればと考えております。IT・情報通信業界2社から、株式会社アイネット様とANAシステムズ株式会社様をお招きしました。

 

アイネット様は、独立系のシステム会社で、神奈川県でデータセンターサービスやソフトウェア開発等を行っておられます。

ANAシステムズ様の会社は、東京都でANAグループのシステム子会社として、グループ会社のシステム開発、運用等を行っておられます。

いずれも1,000名規模の企業で、数多くのIT技術者が在籍されています。

 

 

通勤費業務 の課題(アイネット様の場合)

無限:

アイネット様は3年ほど前の2018年に「らくらく定期(現 らくらく通勤費)」を導入していただきました。通勤費業務を効率化する前は、どのようなことで苦労され、何が課題となっていたのでしょうか?

社外常駐SEへの、通勤費の支給業務が限界

アイネット様:

弊社は社員1,000名規模にも関わらず、通勤費の精算にシステムを利用していませんでした。すべて紙によって申請が行われ、その内容を人事担当者がExcelに手作業で入力し、管理していました。

 

そのため、

・通勤経路検証

・通勤費支給処理

・社会保険料計算処理

・前払通勤費計算処理

 

といった通勤費に関わる一連の事務作業を正確・迅速に行うことは、すでに限界でした。

 

また、社外で働くSEの通勤費申請でも問題がありました。

弊社にはシステム開発のためにお客様先に常駐するSEが数百名おり、常駐先が変わる度に通勤ルートが変わるため、通勤費を申請し直さなければなりません。

 

しかし、社外に居ては自分で申請することができません。これにより代理申請に委ねるため、申請の遅延が恒常化していました。

通勤費事務では「遡り処理」が常に発生し、総務部の事務負担も大きくなっていました。

 

さらに当時は、2019年に消費税の増税を控えていたため、通勤費の効率化は待ったなしの状況でした。

「社員の住所」と「常駐先の住所」を把握できていなかった

無限:

代理申請も含め、紙ベースでの申請は運用業務が過多となり、処理が遅延してしまうというお悩みはよく伺います。

社員の住所や勤務地(常駐先)の情報が散在して、把握が大変だというお話もよくお聞きします。

 

アイネット様:

弊社の総務部でも、社員の自宅住所や、外部で働くSEの勤務先住所を把握しておらず、これまで申請内容の確認ができずに困っていました。

 

また、自宅住所は人事部が管理していましたが、住民票による登録でした。このため引っ越し時にタイムリーに申請されることはなく、通勤費の精算でも遅れが出ていたのです。

客先に常駐するSEの勤務先も頻繁に変わるため、総務部ではまったく把握できていませんでした。

(アイネット様では、通勤費業務を総務部が、社員情報の管理を人事部が行っている)

 

しかし、『らくらく通期費』の導入によって勤務地情報の登録ができるようになり、本人が申請をすることにしたので、最新の勤務地が確認できるようになりました。

 

そして同様に、自宅住所も『らくらく通勤費』に登録することができます。

引っ越した場合には、新たな通勤経路や金額と共に新住所を本人から申請しますので、最新情報を確認することができるようになっています。

 

今では、先ず通勤費が先に申請されるようになりましたね。その情報を活かし、人事部では引越しした社員に住所変更の申請を催促することができています。

 

通勤費業務 の課題(ANAシステムズ様の場合)

無限:

ANAシステムズ様では、2015年にらくらく通勤費を導入いただきました。

導入経緯、そして通勤費業務の課題と取組みについてお聞かせいただけますか。

 

Excel管理の限界

ANAシステムズ様:

らくらく通勤費を導入する前は、給与担当者が作成したExcelの表で通勤費を管理していました。

 

しかし当時、事業所の移転があり、数十人単位の通勤経路の変更を調べるために、乗換ソフトとExcelでは手間がかかり過ぎる、ということで通勤費の効率化を検討しました。

 

Excelはなんでもできますが、どんどん複雑になっていきます。修正が発生しても、作成者しか直せない状態になっていました。

 

また、申請は手書きの紙申請でした。これを見ながら人が乗換ソフト駅名を入力して調べて、それをExcelに入力して精算し、給与システムに登録していました。

転記作業やチェックがとにかく多く、「Excel地獄」といった感じでした。

 

無限:

この「Excel地獄」というパワーワード。まさに、通勤費管理における現場の悩みを象徴していると思うんですよね。

 

ANAシステムズ様:

Excelでの作業は、経路が電車やバスの複数路線になると、とにかく精算が複雑で大変時間がかかっていました。

 

しかし、らくらく通勤費を導入してからは、経路をきちんと入力しておけば、精算が簡単になり、業務時間が大幅に短縮されました。

 

らくらく通勤費は、経路に関する細かな設定ができます。

また、新たな支給計算ができるだけでなく、旧経路の定期券払い戻しや、新旧経路の差引支給計算までできるので、乗換ソフトを使うよりも効率的になりました。

 

通勤費の実費精算への変更もスムーズ

無限:

御社グループ全体で通勤定期代を廃止し、実費精算にするという報道がありました。

 

ANAシステムズ様:

弊社では、らくらく定期(現 らくらく通勤費)を使って、通勤費の支給を定期代から実費精算に変更をしました。

月替わりのタイミングで一斉に実費精算へ変更しましたので、前月に全社員の実費精算データを登録しました。

これにより、先払いだった定期代の支給は、実費精算による後払いとなり、翌月支給に変わりました。

 

弊社では通勤費を、実費または1ヶ月定期代のどちらかで支給することとしています。どちらにするかは、金額の少ない方というルールです。月の出社日数によっては1ヶ月定期代の方が実費よりも安くなる場合があるからです。

それをらくらく通勤費で判断しており、出社が多かったため結果的に定期代1ヶ月分を支払うというケースがあります。

 

私も、リモートでは利用できないシステムを使う業務がある為、ほぼ毎日出社しており、1ヶ月定期代の支給になりそうです。

 

実は、今年弊社は本社の移転もあったので、本社勤務社員の通勤経路や通勤手段を変更する社員が多くいました。

ある事業所では、ほとんどの社員が在宅勤務になり、出社する際は自動車通勤をするという人が増えました。そのような変更管理もらくらく通勤費で簡単に管理できています。

通勤費のコスト削減と、実費精算に伴う業務の発生

無限:

定期代の支給を廃止し、実費精算となったことで、通勤手当としてのコストはどれくらい削減されましたか?

また、実費支給になって増えた業務や手間というのはありますか?

ちなみに、在宅勤務手当のようなものはありますか?

 

ANAシステムズ様:

ほとんどの社員が在宅勤務になったことにより、通勤費としては月平均7割ぐらい削減されました。

増えた業務としては、実費精算を始めたばかりなので、毎月全社員の金額チェックだと思います。

 

また、毎月10名前後の住所変更や勤務地変更があり、旧経路が何日までで、新経路が何日からか、それぞれの勤務日数をチェックする手間があります。

 

直行・直帰などの場合は、片道分を通勤費として実費精算してしいます。

 

手当は、ワークサポート手当というものを全社員に支給しています。

 

らくらく通勤費の導入効果

無限:

らくらく通勤費の導入による、通勤費管理にかかる業務時間の削減効果などを教えてください。

 

大幅な通勤費業務の効率化、精度向上の実現

ANAシステムズ様:

先ほど申し上げたように、以前の通勤費の処理では膨大なExcelでの作業があって、いつまでも業務が終わらない感じでした。

らくらく通勤費を導入してから、通勤費の処理は月間6時間くらいになりました。

 

アイネット様:

らくらく通勤費の導入前は、通勤費の精算作業に月20時間ほど、繁忙期には月30時間ほどをかけていました。らくらく通勤費の導入後は、月6時間ほど。約4分の1になりました。

随時行う承認処理に関しては、他の業務の合間でも行えるようになり、手間が全くかからなくなりましたし、残業もなくなりました。

さらに申請から支給までがスムーズになり、急に現場が変わる社員にも対応が間に合うようになりました。

 

また、簡単に合理的かつ経済的なルートが検索できるようになったことで、通勤定期代を年間で500万円削減することができました。

通勤費の効率化事例

担当者の業務が4分の1ほどに減り、社員側も申請の手間が少なくなっていますから、全社における人件費で考えると、相当の削減効果があったと思います。

 

定期券の金額についても手入力でなくなったため、正確さが向上しました。

 

無限:

なるほど。私共も、らくらく通勤費をご活用いただいたことにより、通勤費業務を改善するお手伝いができ、とても嬉しく思います。

 


 

担当者の業務が4分の1ほどに減り、社員側も申請の手間が少なくなっていますから、全社における人件費で考えると、相当の削減効果があったと思います。

 

定期券の金額についても手入力でなくなったため、正確さが向上しました。

 

無限:

なるほど。私共も、らくらく通勤費をご活用いただいたことにより、通勤費業務を改善するお手伝いができ、とても嬉しく思います。

 

ウェビナーを終えて

ここでしか聞けないこと、情報共有などをこれからも

らくらく通勤費を活用することによって改善された事例を、ユーザー様から直接お聞きすることができました。

 

ウェビナー内の質疑応答では、皆様が抱えておられる課題や悩みに対して、少し生々しい事例なども交えながら、活発な意見交換も行われました。

 

今回はIT通信業界でよくある通勤費の課題にフォーカスしましたが、今後も様々なテーマでウェビナーを開催してまいります。ご期待ください。

 

そして、自社が抱える通勤費業務における課題は、他社でも同様の課題を持ち、すでに改善されているかもしれません。それは、通勤費業務に特化したシステムだからこそ、できることではないでしょうか。

 

『らくらく通勤費』にご興味をお持ちいただけましたなら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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