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経理

領収書とレシート は何が違うの?

税法上の観点から考えると、領収書もレシートも支払い事実を証明するためのものとして違いはありません。発行元や日付、金額、支払内容などの記載があれば経費精算としては、領収書でもレシートでも問題ないのです。

 

本稿では経費精算における、領収書とレシートの疑問にお答えします。

 

あえて違いを挙げるならば、領収書には宛名欄があるのに対しレシートにはありません。レシートは「誰に宛てた支払明細なのか?」が判別できないのです。多くの会社で、経理担当者が「必ず領収書を発行してもらうように」と依頼しているのは、不正防止の観点かられレシートには宛名書きがないため、経費精算に不適切と考えているからです。

 

 

たとえば経費精算をすべてレシートでOKにすると、極端な話、道端で拾ったレシートを提出して経費申請する可能性があります。また、税務上領収書で証明しなければならない事象があるので、経費精算をレシートでOKにはなりません。

 

 

さらに、レシートに印字されている文字はちょっとした摩擦によって消えやすいため、経費精算のために保管する書類として不適切だと考えることが多いでしょう。レシートなインクを乗せて印字しているのではなく、感熱紙と呼ばれる熱に反応して部分的に変色する紙を使用しているため、慎重に保管しても5~10年程度で文字が見えにくくなります。

 

 

こうした理由から、多くの会社ではレシートではなく、領収書が経費精算の種類として好まれているのです。

 

 

証拠力はレシートの方が高い?

税務上、領収書やレシートで証明しなければいけない項目は以下の4つとなります。

 

  • 領収書を発行した会社や店舗、担当者の名称
  • 領収書が波高される元になった取引が行われた日時
  • 取引先によってやり取りされた品物やサービスの名称
  • 取引された品物やサービスの金額

 

以上の要件から、税務申告の際には領収書でもレシートでも問題ないということが分かります。ただし、領収書の場合は細かい取引明細が記入されません。たとえば書籍を購入した際の領収書には、「書籍代」と記入されます。

 

それが事業に関係のある書籍だったかどうかまでは、判別できません。さらに、飲食代と書かれた領収書に関しても、取引先との接待だったのか1人での食事だったのかは判別できないでしょう。

 

一方、レシートは領収書と違い「どの品目に対していくら支払ったのか?」という項目が細かく記載されています。会社の経理担当者はもちろん、税務職員もどういった内容で使用した経費なのかを正しく判断できるのです。このことから、税務上の証明力という観点では領収書よりもレシートの方が強いということになります。

 

ただし前述の理由から、経費精算ではレシートではなく領収書を使用するケースがほとんどだと言えます。

 

領収書発行の際に注意するポイント

ビジネスパーソンが店側に領収書を発行してもらう時、またはお客様に領収書を発行する側に立った時、注意するポイントが5つあります。それが①領収書発行者の名称、②領収日に日付、③商品やサービスの内容、④支払代金、⑤領収書受領者の名称です。

 

①   領収書発行者の名称

「その領収書を誰が発行したのか?」を明確にするため、社名・店舗名・担当者の氏名を記入します。社名や店舗名しか記入されない場合もありますが、担当者の氏名まで記入するのが理想です。

 

②   領収日の日付

取引が発生し、領収書を発行した日時を記入します。西暦・和暦のどちらでも構わないので、年数から記入するのが一般的です。

 

③   商品やサービスの内容

取引内容を明確にするために、購入された商品やサービスの内容を記入します。一般的には「書籍代」や「飲食代」のように簡潔に記入しますが、会社によっては細かい記入を求めるケースもあるでしょう。

 

④   支払代金

領収書の受領者が支払った代金の詳細を記入します。一般的には税込み金額を記入しますが、場合によっては税抜き金額も記入します。

 

⑤   領収書受領者の名称

領収書を受領する人が所属している会社の名称を記入します。事業活動上で発生した経費だということを証明できればよいため、社名のみで十分です。

 

 

領収書受領者は発行された領収書を確認し、以上のポイントが問題無く記入されているかを確認します。領収書発行者は以上のポイントに注意して領収書を発行し、受領者に確認を求めましょう。

 

 

ちなみに、30,000円以上の領収書に関しては印紙税法上の収入印紙を貼る義務があります。これについては貼り忘れがあっても、領収書としての効力には問題ありません。ただし、印紙税の納税義務は発行者側にあるため、収入印紙の貼り忘れがあるとその分の税金を負担することになります。

 

 

さらに、上記の記入項目に関してはゴム印などで押印しても問題はありません。領収書には角印がないといけないと考えている方も多いでしょうが、実際は社名と所在地が領収書に明記されていれば角印が無くても問題はありません。

 

 

領収書やレシートが発行されない!紛失してしまった!などの場合には

事業活動の中で多々発生する経費ですが、中には領収書やレシートがそもそも発行されない場合や、発行されても紛失してしまったなどの場合があります。たとえばバスや電車などの公共交通機関を使用すると、領収書やレシートが発行されません。その際に発行するのが“出金伝票”というものです。

 

 

出金伝票は「出金の記録を記帳するための伝票」であり、領収書やレシートが発行されないシーンや、紛失してしまったなどのトラブルが発生した際に発行します。ただし、出金伝票は自発的に発行する伝票なので、証憑書類(取引の証拠となる書類)として力が弱いという特徴があるため、多用してしまうと出金伝票に記載した内容が経費として反映されない可能性があるでしょう。

 

 

領収書やレシートを発行してもらえるのならそれに越したことはありませんし、紛失しない方がよいのも当然のことです。あくまで、領収書やレシートが発行されないときに手段として使用します。

 

出金伝票発行の際は、以下の点にご注意ください。

  • 日付
    経費が発生した日付(場合によっては日時も)を正確に記入します
  • 用途
    何のための経費かをできる限り細かく記入します
  • 支払先
    誰に代金を支払ったのか(完全な店舗名)を記入します
  • 金額
    基本的に税込み金額を記入しますが、合わせて税抜き金額を記入することもあります

 

会社のルール(社内規定)に準拠する

経費精算にあたって領収書を発行するかレシートでも問題はないか、これを決めるのは会社です。

 

 

「経費精算はレシートでも問題ないでしょ?だったらわざわざ領収書を発行しなくてもいいよね?」と考えるのではなく、そこはしっかりと会社のルールに従いましょう。会社や経理担当者も、従業員の利便性を考慮して領収書を発行すべきシーンと、レシートでも問題ないシーンを明確に定義して使い分けると、不平不満のない経費精算が実現できるでしょう。

 

 

やはり常識的に考えて、会社の経費を使用した場合は、社名で領収書を正しく受け取り精算に使用することになります。しかし、経費精算の処理は多くの企業では月1回まとめて行うことが多く、精算するときになって慌てて領収証を探したり、紛失していることに気づくといったこと誰でも経験したことがあるのではないでしょうか。

 

 

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