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マイカー通勤 が経営リスクに?! 重要な“規定と管理”

マイカー通勤が経営リスクに?! 重要な“規定と管理”

新型コロナウイルスの影響のため、通勤手段を交通公共機関から「マイカー」や「自転車」へ変えることを推奨する動きがあります。公共交通機関とは違う通勤ルートの割り出しや、申請書の内容確認・処理・管理を、皆さんの会社では問題なく行えていますか。

 

実は、この管理業務の難しさや作業量に悩む会社が少なくないようです。そして、予期せぬ経営リスクも…。どんな問題があるのか確認してみましょう。

マイカー通勤などで、人との接触を減らす

収束の兆しが見えないまま、新型コロナウイルスの感染予防は、冬場の対策を具体的に検討すべき時期に入ってきました。このコラムでも何度か取り上げてきた「テレワーク」による人の接触回避は、すでに多くの企業で実施され、一定の効果を上げているように見えます。東京都による実態調査では、都内企業(従業員30人以上)のテレワーク導入率が57.8%*1 を記録し、中堅・小規模企業においても導入が加速したことを発表しています。

 

とはいえ、従業員の移動や接触を完全になくすことは難しく、その場合はマスクや消毒液の使用、ソーシャルディスタンスの確保、時差通勤などを推奨している企業が多いようです。

 

そして今回、このコラムで注目したのは「通勤手段の見直し」です。どうしても不特定多数と接触してしまう公共交通機関ではなく、マイカーや自転車を使った通勤で、できるだけ人との接触を減らそうと考える企業が増えているようです。

*1『テレワーク導入実態調査結果(東京都産業労働局、令和2年9月14日) 』より

会社のコンプライアンスを問われる

“通勤手当は所得”税金に注意を

マイカーや自転車での通勤で、まず気を付けたいのは「通勤手当の非課税限度額*2 」です。

前回このコラムでご紹介したように通勤費(通勤手当)は所得であり、本来は所得税の課税対象です。

 

しかし、公共交通機関などを利用している場合なら、最高15万円という非課税限度額が設定されています。自動車や自転車などの「交通用具」を使用する場合にも非課税限度額の設定がありますが、こちらは距離に応じて段階的に複数の非課税限度額が設定されています。

 

つまり、正確な距離の測定が必要になるということです。

定期代として支給している通勤費を、従業員が定期券を買わずに、その定期代を「マイカー通勤のガソリン代に充てていた」「自転車だけなので、全額そのまま得ていた」としたら問題となるかもしれません。

一部あるいは全部が非課税とならない恐れがあるからです。

 

そもそも不正受給という問題にもなります。

*2『通勤手当の非課税限度額の引上げについて(国税庁、平成28年4月) 』より

 

もしも事故が起きたら責任は?

そして、企業経営に大変なリスクとなる問題があることにお気づきでしょうか。それは、従業員側が責任を問われる事故を通勤時に起こした場合です。原則的に、マイカー通勤における事故では雇用する会社側が責任を問われることはありません。事故を起こした従業員が自らのクルマに掛けた保険で対応することになります。

 

しかし、そのクルマの保険が切れていたらどうなるでしょう。会社側がマイカー通勤を奨励していたり、その管理に不備があったりした場合、会社が責任を問われるリスクがあります。

「企業の評判・イメージへのダメージ」

過去の事例として、任意保険の契約期間が切れたクルマで通勤途中に従業員が事故を起こし、被害者がその補償を勤め先に求めたという裁判もあります。

 

裁判の結果はどうあれ、このような場合は法的な根拠はなくとも、社会的な評価やブランドイメージの視点から、会社は対応せざるを得ないでしょう。莫大な損害補償を支払うことになりかねません。

統一された基準で「判断・運用」する

明確な社内規定の設定と継続適用を

そこで重要なのは、マイカー通勤に社内規定を設けて、適切に許可・管理することです。すでに規定があるという会社でも、規定を再度確認し、周知させ、何よりその規定が正しく守られているか継続的にチェックする仕組みを整え、問題発生やリスクの回避に努めるべきでしょう。

 

重要な規定としては、以下のものが挙げられます。

使用範囲の設定 通勤だけか、同乗者の可否、業務使用も可能かなど。 運転中の禁止事項 携帯電話/スマホの不使用、飲食の禁止など。 駐車場利用 自宅および勤務先の駐車場の確認、駐車場利用代金の負担など。 事故対応 連絡・報告先、事務処理方法など。 有効期間 マイカー通勤を許可する期限を定め、更新の義務を明記。 許可の取消し要件 交通違反や勤務体制など。 加入保険 加入すべき保険の種類、補償内容※、期間など。提出書類の指定。 会社負担 ガソリン代、高速代、自動車保険料など。負担割合も。 免責事項 事故やトラブル発生時の、会社の責任範囲を明記。 ※ 保険の使用目的が「日常・レジャー」となっていた場合、通勤途上の交通事故は補償されないため特に注意が必要です。

この中でも、特に注視すべきは「有効期間」です。

先ほどの事例でも、マイカー通勤の申請時にはしっかりと契約がされていたものの、その後に契約期間が切れていたことから、会社の責任が問われる事態になったからです。

 

もし、保険が切れていなければ、切れたことに気づいていたならば…。悔やまれたことでしょう。よって会社側では、保険が切れる時期に合わせて対象の従業員に注意喚起し、保険契約の継続を徹底させなければなりません。

 

このリスクは、自転車保険の加入が義務付けられた*3自転車通勤でも同じです。

*3 自転車保険の義務化がされている都道府県

https://www.au-sonpo.co.jp/pc/bycle/obligation/

申請書内容の正当性が証明しにくいマイカー通勤

さらにもう一つ、マイカー通勤において懸念される問題があります。通勤手当の支給額における「不合理、不公平」です。乗車区間で料金が決まった公共交通機関と違い、マイカー通勤は実費が分かりにくい側面があります。

 

それは、「どのルートを走り、その正確な距離は何キロで、どのような車種(燃費)を使い、その時のガソリン価格がいくらであったか」が一定ではないためです。

 

また、同じ寮から同じ事業所へ通勤していた従業員AとBとで、受給額が違うといったことも起こりがちです。両者が同じ内容でマイカー通勤の申請をするとは限らず、運転時間や事故のリスクなどから人によって違う判断をし、異なるルートで申請書に記載するかもしれないからです。

 

さらには、ガソリン価格は変動するものですから、毎月同じ額を支給するというのは、そもそも実態に合う方法ではありません。後々、従業員から数年分の差額を請求されるという事態も考えられます。

マイカー通勤に対応した通勤費管理システムがある!

このように、「非課税限度額の適用」「申請内容の継続管理」「正確な通勤ルートの割り出し」「ガソリン価格との連動」といった作業を、何十人、何百人もの従業員一人ひとりに対して行う業務は、膨大な人手と時間がかかり、何より正確に行うことの難しさに直面するでしょう。

「らくらく定期」は定期券だけじゃない

この難しい問題の解決をサポートできる手段が、通勤費管理システムの『らくらく定期』です。その名称から定期券の支給管理に特化したソリューションと思われるかもしれません。

 

しかし、このシステムがもつ特長に、従業員や事業所の住所データから所在地を正確に特定し、駅までの利用道路や利用路線を割り出して、最適な通勤ルートを提示する機能があります。

 

この機能はマイカー通勤や自転車通勤における道路の検索にも対応しているため、車両が通行可能な道かどうかまで判断し、机上論ではない、現実に利用可能なルートを探り、正確な走行距離を算出します。

 

また、ガソリン価格と連動し、支給額に自動で反映させることも可能です。これを従業員に一律で利用すれば、申請書の内容を作成する際の基準が人によって異なったり、間違ったりすることを止められるでしょう。そして勿論、管理部門の確認作業を正確で効率的なものにすることができます。

通勤管理の継続的な業務もサポート

さらに、今回何より懸念された保険契約については、契約期間の終了が迫った従業員をシステムが簡単に抽出する事が出来るため、担当者は事前に把握することができ、無保険でマイカー通勤をしていたという危険な状況を回避することができます。

 

マイカー通勤による問題や会社へのリスクを軽減するために。そして、管理業務の負担を軽減するためにも、通勤費管理システムの導入は有意義ではないでしょうか。

 

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