通勤費の管理で、共通のお悩みや課題とは？

通勤費の計算や支給など管理における複雑で膨大な業務に悩まされているのは、きっと、あなただけではありません。

多くの会社の通勤費の管理部門で「この作業は、手間がかかって当然」「ウチだけが特殊なんだ」「人が頑張るしかない」と堪えておられるようです。

 

しかし、それは本当でしょうか。通勤費の管理に関して日頃たくさんのご相談を受けている無限では、お客様のさまざまな課題やお悩みを把握しています。

そこで今回は、通勤費管理で大きな負担を生む原因となっている作業を、共通の課題やお悩みという形で洗い出してみました。

 

貴社の通勤費 管理の課題も、きっとどれかに

まず、通勤費の管理で大きな負担であるという課題として、大きく分けて次の6つのご相談があります。

 

各作業において細かい作業項目がいくつもあり、それぞれ手間がかかり、課題やお悩みとなっています。これを次の章で整理していきます。

 

その全てがあらゆる会社に当てはまるわけではありません。

しかし、少なからずいくつかの会社に共通して、通勤費管理部門が抱えているものばかりです。

恐らく、貴社の抱えるお悩みもあるのではないでしょうか。

 

通勤費の管理における、具体的な課題やお悩み

①  通勤経路の判断

まずは、支給にあたっての判断。どのような交通手段を使い、どの経路で通勤すべきか。

鉄道・バス・マイカー・自転車など複数の手段があり、費用が発生するポイントもそれぞれ。よく聞くお悩みです。

 

【１】利用すべき駅や路線が、他にあった！

従業員から申請された駅名や路線を基に、乗り換え検索サイトやソフトで経路を確認するだけでは、他のルートを利用した場合との比較ができなかったりします。

他に利用すべき駅や路線があっても、気づかないこともあります。

 

【２】バスは、さらに複雑過ぎてわからない

とにかく利用の可否を審査するのが大変なバス通勤。

会社の規定に照らそうにも、地図をにらみながらバス停の位置を見つけ出したり、駅と自宅の距離を測ったり、遠回りのバスを申請していないか等を確認するのは至難の業です。

 

【３】土地勘がない地方の通勤費は分かりにくい

地方拠点における通勤費を本社で判断するのは、さらに難しくありませんか。作業自体は、本社の従業員に対して行うことと同じ、というのは理屈上の話。

そこの土地勘があるのと無いのでは大違いで、申請経路の妥当性は判断しにくいものです。

 

【４】人によって違う方法や地図で測っている

同じような条件の社員なのに、申請される距離や金額の差に違和感がある…。

そのような場合、距離や経路を割り出しているツールや地図が社員によって異なったり、測り方（道なりか、直線距離か）も会社ルールで統一されていないケースが多いようです。

 

【５】算定基準がハッキリしていない

いくつかの通勤経路や支給項目があっても、どれを選んで適用するのか。

下記のように複数の項目やパターンがあり、明確な基準がなければ判定は難しく、認定項目や支給額が人によって変わってしまう（属人化）可能性が高くなります。

• 鉄道通勤経路
  最短経路（道のり/直線）のみ認める、最安金額からプラス○○％まで認める、最安金額の経路より○○分以上早い場合のみ認める　など
• 特急・新幹線通勤
  列車走行距離〇〇㎞以上は認める、乗車時間〇〇時間以上は認める　など
• マイカー通勤
  車種別の燃費設定、地域別の燃料単価設定　など
• パークアンドライド通勤
  上記「鉄道通勤経路」と「マイカー通勤」の混在
• 駐車場/駐輪場
  支給の有無、距離や時間による認定　　など

 

【６】通勤費と交通費が、ごちゃ混ぜに

通勤費支給を実費精算している場合、従業員は通勤費と、業務上の交通費を分けて申請する必要があります。しかし、これらは混同されやすく申請ミスが発生しやすいもの。そして、それをチェックする管理部門の煩雑さは、さらに大変なものです。

 

②継続的な管理や処理

つぎに、通勤費管理における、毎月の精算処理や実績管理です。

一件ごとの精算処理はそこまで大変ではないものの、申請数がまとまって増えたり、過去の処理に間違いがあったり、支給方法が複数になった場合、管理部門の担当者の手間が急増するようです。

 

【１】紙は、後が大変！間違いも増える！

処理するだけなら、紙による申請でも、そう難しくはありません。

しかし、処理内容をデータにしておかないと、後から確認するような場合に面倒です。また、手書き申請書だと、書き間違いや読み間違い、転記ミス、申請書原紙の紛失なども心配です。

 

【２】処理が間に合わず支給が遅れる

申請・承認・チェックが手作業であったため、手間がかかって処理が間に合わず、支払いが翌月にズレ、従業員に一時立て替えしてもらったというケースがあるようです。

 

【３】Excel（エクセル）の関数地獄で、仕事を終えられない

申請の処理・管理をExcelなどの表計算ソフトでおこない、支給額の計算に自動化されたシートを利用している会社も少なくありません。

しかし、シートの関数が正しく動いているか確認が必要です。関数が消え、誤った計算結果になっていることもあるからです。修正（原因追及）に手間がかかることがあります。

 

【４】ダブルチェックが、さらに手間

申請と同じ手間をかけることになるダブルチェック。

いろいろなツールを使って計算されて申請された内容が正しいかどうか、大事な作業ですが手作業や目検での確認には時間がかかり、繁忙期には残業が膨大に膨らむことがあります。

 

【５】出社回数（勤怠記録）との照合が面倒

通勤費支給を実費精算している場合、出社回数と通勤費の申請数が同じであるか確認が必要です。さらに、それを経路に照らして金額も正しいか（会社で認めた経路・運賃か）を確認しなければなりません。

 

【６】定期券の人と、実費精算の人がいる

通勤費支給を「定期代」か「実費精算」か、出勤日数に応じて判断している会社があります。

「定期券」と「きっぷ・ICカード（実費精算）」とで最安運賃の経路が異なる場合があるからです。その場合、出社日数に応じて両方を比較し、支払額を毎月計算する手間が発生します。

 

【７】雇用形態で、支給日がバラバラ

役員や正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、雇用形態によって通勤費の支給タイミングが異なる場合、その管理や手続作業が煩雑です。

 

③払い戻し計算

 

通勤費管理では、さまざまな計算業務がある中、定期券の払い戻しに関する計算は、かなり面倒な部類です。

その原因は、大きく次の3つではないでしょうか。

 

【１】計算ルールが違って、間違いやすい

利用する交通機関や会社によって、払戻計算のルールが異なります。

このため、勘違いなどによる計算ミスが発生しやすいものです。

 

【２】手数料でも、間違いやすい

手数料もまた、利用する交通機関や会社によって異なります。

払い戻しと合わせて、計算ミスがさらに発生しやすくなります。

 

【３】異動が多い時期は、さらに大変！

「月割、旬割、日割」などの計算方法があり、処理にはそれなりの時間がかかります。

異動の対象者が多い時期には時間に追われ、ミスが起きやすく、事務担当者のストレスが増えます。

 

④支給履歴の管理

 

通勤費管理において、過去の支給実績を、皆さま大事に保管されていると思います。しかし、何かの理由で、その履歴を確認しなければならない時があります。その際、目的の情報はすぐに見つかっていますか。

 

【１】遡っての計算は、手が掛かり過ぎ！

申請や支給にミスがあったり、申請が転居後にされたり等で、遡って精算処理をやり直すケースがあります。

後者であれば何カ月も遡るようなケースもあり、計算は非常に面倒。そのために他の業務を止めるようなことは避けたいものです。

 

【２】監査のために、情報を探すのも手間

過去の支給実績を紙で管理している場合は、慌ただしい監査の時期が、さらに負担になります。

 

⑤料金改定や駅名変更への対応

従業員本人に異動や引越しなどがなくても、通勤費やその登録情報に変更が発生することがあります。主な原因を見てみましょう。

 

【１】鉄道の運賃改定で、多くの人の通勤費が変わる

鉄道料金の運賃改定は、たくさんの従業員に、一度に影響を与えます。改定となる路線の利用者全員を洗い出し、金額の変更があるかを確認。

さらには、従業員に変更の申請をさせる場合は、あらたな承認も必要となるため、膨大な手間がかかります。

 

【２】マイカー通勤なら、ガソリン単価の変動が

地域ごとのガソリン単価で計算すると、計算項目が多くなりがち。単価変動に、支給金額の計算が追いつかなくなることも。

だから、全国平均の単価を適用したいものの、地域によって格差が生じるため、社員からは不満の声が上がります。都道府県別の平均単価なら、いくらか不公平感を軽減できますが…。

 

【３】利用する駅名やバス停名が変わることも

新駅の開業などもあり、駅名やバス停名が変更になることが稀にあります。

まずは、これらの影響を受ける従業員を抽出することが難しいため、どうしても事後の処理となりがちです。経路確認をする際、旧名では検索できないのも難点です。

 

⑥マイカー通勤の管理

 

マイカー通勤の特殊性は、鉄道などと違い経路の特定がとても難しいこと。そして、個人の車両を利用していることでしょう。

通勤費管理において、一人ひとり異なる申請を確認・承認し、継続的な管理や公平性の確保をするのは大変な作業です。

 

【１】免許証・車検証・自動車保険が切れていた

社会人としての責務とも言えるこれら証明書の取得や契約更新が、遂行されないままマイカー通勤を続けていたという事案が発生することがあります。

通勤途中に事故が起きた場合、会社が社員の管理・指導をできていたか問われ、事故の責任を追及されることも。

どの従業員が対象で、いつ更新すべきか、各種証明書の管理は不定期であり難しい面があります。

 

【２】申請される経路や距離の差が大きい

申請内容が人によって不自然に違うと感じる…。そのような場合、申請者の利用する地図ツールや自動車メーターの読み方が、人によって違うことが原因かもしれません。

不公平のない支給のために、統一された1つの規定に照らして適用する難しさがあります。

 

【３】いろいろな車種があり、計算が面倒

利用車両のいわゆる“燃費”は「バイク、軽自動車、普通車、ハイブリッド、電気自動車」などで異なり、それぞれで計算基準があるため相応に手が掛かります。

車両メンテナンス費用を手当に含む場合は、その管理も必要になります。

 

【４】人によって、高速道路の利用料金もある

一律に支給してもらえるわけではない手当には、適用条件の判定が伴い、より手間もかかります。一般的なのは「高速道路の使用時と不使用時の、通勤時間の比較」であり、使用区間の料金を調べて通勤日数で算出する作業が発生します。

 

いかがでしょう。このように通勤費管理にはたくさんの課題があり、きっと貴社のお悩みもあったことでしょう。

しかし、「悩みはそれぞれ、解決手段もそれぞれ」ではありません。これらをまとめて解決できる通勤費管理システムがあることをご存知でしょうか。

 

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そして次回は、システム化するにあたって必要なこと、気を付けておきたいことをご紹介いたします。お楽しみに。