社会保険料 の算定の為に、簡単・正確な 通勤費管理を

今年もまた、社会保険料の見直しの時期が近づいてきました。社会保険料を算出するために必要な「標準報酬月額」の計算は、短い期間に大勢の従業員を対象に行わなければならない、大変な業務です。

そこで、社会保険料の算定における標準報酬月額について簡単に確認しつつ、業務遂行の上で見落とされがちな注意点にフォーカス。今回は特に「通勤費」に絡み、定期券を支給している会社の場合を見ていきます。

社会保険料を決める際、通勤費も含まれる

毎年7月に行われる社会保険料（健康保険・厚生年金保険・介護保険）の見直し。各従業員（被保険者）の社会保険料額を決定するための「算定基礎届」作成には、一人ひとりの標準報酬月額を算出して記入する必要があることを多くの方が認識されていることでしょう。

届出直前の3ヶ月間（4月～6月）に支払われた「報酬」の平均月額を計算し、その額を標準報酬月額表＊1にある等級区分に当てはめ、社会保険料額を算定しています。

これは「定時決定＊2」と呼ばれ、その年の9月から翌年8月までの間、適用されることになります。なお、この間に被保険者の報酬が大きく変動した場合には、あらためて算定し直す「随時改定」も設けられています。

標準報酬月額の算出において注意すべきことは、まず報酬に該当するものは何かを把握しておくことです。「基本給」はもちろんのこと、「役付手当」「残業手当」「通勤手当」などの手当も算定基礎に含まれるため、合わせて計算することをお忘れのないように。

日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック令和２年度」より

＊1　参考「全国健康保険協会（協会けんぽ）令和3年度保険料額表（令和3年3月分から）」

＊2　参考「日本年金機構　定時決定（算定基礎届」

通勤費の変動が、社会保険料に影響

さて、実際の労働への対価である報酬は、毎月一定とは限りません。残業の増減や手当の有無が発生するからです。また、年度初めは異動や転勤が多い時期です。勤務先の変更や従業員の転居によって定期券の変更や解約が発生し、通勤費の変動も多いのではないでしょうか。

これらの変動は、当然、社会保険料の標準報酬月額の算出に影響してきます。

算出にはまず、各月（4～6月）に実際に支給した報酬を確認することになります。多くの会社が給与計算ソフトや就業・勤怠管理ソフトを導入しており、残業などによる変動はそのシステム上で簡単に管理・計算できるため、比較的スムーズに行われていると思われます。

しかし、通勤費については人がExcelや手作業によって管理・計算していることが多いようです。これをさらに社会保険料の標準報酬月額へ反映させることに、多くの会社・管理部門で手を焼いています。簡単ではありません。皆さんの会社ではいかがですか。

月ごとの通勤費を計算する方法

月ごとの通勤費を計算する方法を、実例を挙げて確認してみたいと思います。

まず、4～6月の間に異動や転居などがなく、定期券（通勤費）の変更が無い従業員であれば、支給した定期代を有効期間（月数）で割るだけです。計算は簡単でしょう。問題はやはり、異動や転居によって定期券の変更や解約が発生し、通勤費が変動した場合です。

ケース１：月替わりのタイミングで定期券を切り替えた場合

• 6ヶ月（4/1～9/30）9万円の定期（月割額15,000円）を購入していた社員が5月末に転居。
• これまでの定期券を5月末日で解約。
• 6ヶ月（6/1～11/30）5万円の定期（月額7,500円）を新規購入。6月1日から利用。
• 5月給与にて定期代の解約と新定期代を精算。

【計算式】

〈期間の総額〉15,000円（4月）＋15,000円（5月）＋7,500円（6月）＝37,500円
〈月の平均額〉37,500円÷3ヶ月＝12,500円

このように、計算自体は比較的簡単です。しかし、変動前と変動後の金額を一人ずつ計算しなければならず、対象となる従業員すべての計算を行うことは簡単な作業とは言えません。また、複数の鉄道定期券やバス定期券も利用している場合は、定期券ごとに計算が必要となります。

ケース２：月の途中で定期券を切り替えた場合

そして、さらに厄介なのが、月の途中で定期券を解約し、あらたな定期券を購入・利用し始めた場合です。むしろ現実的には、そのようなケースの方が多いのではないでしょうか。

この場合、会社の規定によりますが、多くの企業では通勤費の「日割り精算」が発生し、日ごとの金額が絡んできます。切り替え前の定期券で何日通勤し、切り替え後の定期券で何日通勤したのか。先ほどの例を元に、切り替えを5月の途中と仮定して計算をすると下記の通りとなります。

• 6ヶ月（4/1～9/30）9万円の定期（月額15,000円）を利用して、5月上旬に10日間出勤。鉄道定期券の払い戻しは月割計算になるので、5月末日で解約。
• 6ヶ月（6/1～11/30）5万円の定期（月額7,500円）を新規購入。5月下旬に10日出勤し日割り計算（片道250円×往復×10）。
• 5月給与にて定期代の解約と新定期代の差額を精算。6月給与にて日払分を支給。

【計算式】

〈5月の通勤費〉15,000円＋250円×2（往復）×10日＝20,000円

〈期間の総額〉15,000円（4月）＋20,000円（5月）＋7,500円（6月）＝42,500円

〈月の平均額〉42,500円÷3ヶ月＝14,166円　端数2円

となり、計算はさらに面倒です。そして、上記のように割り切れずに端数が出た場合、それをどの月に計上するのかも自社で定められたルールに則らなければならないため処理はより複雑になり、簡単ではありません。

社会保険料の算定にも、通勤費管理システムが有効

このような計算に、膨大な時間を費やしてきてはいませんか。年に1度のこととはいえ、この時期は総務や人事、経理などに関する業務で多忙な時です。一時的かつ突出した残業増加は、社員に大きな負担となっているのではないでしょうか。

そして何より、社会保険料の計算は、被保険者が将来受給できる年金額にも影響を及ぼす重要な業務です。そこで、簡単・正確に通勤費の計算や管理ができる「通勤費管理システム」の導入が、大きな安心へとつながるでしょう。

「らくらく通勤費」なら、CSVファイルで給与計算システムや就労・勤怠管理システムと連携できるため、通勤や出社の実態に応じて対象期間中の通勤費を自動で計算。定期券の解約や切り替えがあった場合も、通勤費の月割額計算を簡単に行うことができ、正しい金額を算出します。

社会保険料の定時決定の時期は、もうすぐ。今年は新型コロナウイルスの影響で従業員に出社を抑制する企業が多い中、担当部門や担当者の就業時間短縮のためにも、ぜひ「らくらく通勤費」の導入をご検討ください。まずは、お気軽にお問い合わせを！

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そして、新型コロナウイルスの感染対策として普及するテレワークの影響により、従業員の通勤日数が減ったことを受け、通勤費の支給を定期から「実費精算」に切り替える企業が増加しています。これを社会保険料の算定で反映させることは、さらに大きな手間となりそうです。

「らくらく通勤費」は、実費精算にも対応。次回は、この「通勤費の実費精算」にフォーカスし、社会保険料の算定について考えてみます。

ぜひ次回（通勤費 の 実費精算 でも、 社会保険料 の算定を簡単に）もご一読ください！