経費精算で必要な 勘定科目 ってなに？

企業では、事業を行うことために必要となる費用＝「経費」が発生します。このような経費を管理する部門では、発生した内容に応じて項目を選定し仕訳することで、適切な会計処理を行っています。この経費の内容ごとの項目を「勘定科目」と呼ばれます。

実は勘定科目の種類は200項目以上にも及び、資産や債権・債務、負債など、財政状況を図るための貸借対照表の作成時に必要となる仕訳が行われていきます。

今回は、一般社員の方などにもなじみのある経費を中心にご紹介することで、勘定科目について解説します。

一般的な経費の勘定科目

まずは一般的に発生する科目について代表的なものをご紹介します。

旅費交通費

会社の事業活動における外出や出張により、交通費や宿泊費が発生した際は旅費交通費として経費精算を行います。ただし、会社によってルールは三者三様なので、事前に規定を確認しておきましょう。

水道光熱費

オフィスや工場、営業事業所などの水道料金、電気料金、ガス料金、プロパンガス料金などが該当します。水道光熱費ではありませんが、灯油ストーブを使用するために購入した灯油も水道光熱費として計上します。

通信費

電話料金やインターネット料金の他、切手代や送料といった郵便料金も通信費に該当します。はがきや便せんなどは消耗品費に該当し、電話やコピー機などをリースで使用している場合は賃借料やリース料に分類されるので注意してください。さらに、郵便局等から送る祝電やお悔やみの電報は、通信費ではなく交際費となります。

広告宣伝費

商品やサービスを販売するために必要な費用が該当します。新聞や雑誌、インターネットメディアへの広告掲載料や、宣伝を目的としたWebサイトの製作費なども広告宣伝費に含まれます。広告宣伝費のポイントは、宣伝対象が不特定多数で種類も多種多様に渡ることです。一方接待や贈答品などは、広告宣伝の意味を含んでいたとしても広告宣伝費ではなく交際費に振り分けられますのでご注意ください。

接待交際費

事業関係者（社内関係者、取引先など）との飲食代が主な経費であり、会議や打ち合わせを目的とした場合に限り経費としての計上が認められています。飲食代の他に、菓子代、贈答品、お中元・お歳暮など事業用途と認められる場合は接待交際費として計上されます。また、仕事で関りがある人の冠婚葬祭における慶弔費なども該当します。

接待交際費には取引先など、外部とのコミュニケーションによって発生する経費というイメージがありますが、会社の役員や従業員をはじめ、事業に関わりがある人に対する支出も含みます。

消耗品費

消耗品費は、取得価格が100,000円未満または使用可能な期間（法定耐用年数）が1年未満の消耗品を購入した際の費用です。たとえば文具類やプリンターのインクカートリッジなどが該当します。執務用の机や椅子、パソコンや携帯端末といった固定資産にあたるものでも、100,000円に満たなければ消耗品費として経費計上できます。ちなみにクラウドサービスの利用料金も、100,000円未満ならば消耗品費として計上できます。

福利厚生費

全社員が使用できる制度に必要であり、常識の範囲内の支給額であれば福利厚生費として計上できます。一般的には社宅の賃料、通勤定期代、慶弔見舞金、社員旅行、忘年会や新年会などが福利厚生費に該当します。ただし、社員の一部を対象にした旅行やゴルフやレジャーなどは給与とみなされ、経費に該当せずに課税対象になる場合があります。

保険料

火災保険や自動車の損害保険など、会社の資産たる不動産などにかける保険サービスの料金が該当します。

修繕費

建物などの不動産、設備機械など固定資産を修繕する際に発生する経費が該当します。修繕費として認められるには、点検や管理などを目的として経費であること、原状回復のための経費であること、定期的な修繕にかかる経費であることといった条件があります。

雑費

他の科目に該当しない費用や、臨時的な用途であり科目として設定する必要がない費用を雑費として計上することが一般的です。それぞれの企業により定義も異なります。

特別な経費の勘定科目

次は、特別な場合に発生する経費の勘定科目についてご紹介します。こちらは社員個人が直接支払いを行うことは稀で、会社単位での契約などで発生する費用が中心になります。

給料賃金

雇用契約にもとづき、労働の対価として従業員に支払われる費用全般を給料賃金といいます。従業員への給与、賞与、退職金といったものが経費となる、住宅手当や役職手当も含みます。

外注工費

外部の業者や個人事業主と業務請負契約を結び、業務の一部を発注した場合にかかる費用です。外注工費は請負契約、またはこれに準ずる契約にもとづいた労働の対価ということになります。

減価償却費

長期間にわたって使用する建物や設備などの固定資産を購入した場合、法定耐用年数に応じて少しずつ費用として計上していくことが可能です。これを減価償却といい、減価償却費用として計上していきます。法定耐用年数は普通車なら6年、事務デスクや椅子などは8年、パソコンは4年といったように決められており、その期間に応じて経費計上していくのが基本です。

※青色申告法人である中小企業者が平成15年4月1日から平成18年3月31日までに取得した30万円未満の減価償却資産については、その業務の用に供した年分の必要経費に全額を参入することができます。

繰延資産の償却費

費用の中にはその効果が1年以上の長期にわたって発揮されるものがあります。そうした費用を繰延資産の償却費として計上し、適切な期間で費用を分配します。本来ならば費用に該当する支出を、資産として繰延資産に分類することで、支出を減らして利益を増やすことが可能です。

貸倒金

売掛金、受取手形、貸付金などの費用のうち貸倒となった損失が該当します。

地代家賃

店舗、工場、倉庫等の敷地の地代や店舗、工場、倉庫等を借りている場合の家賃などを含みます。

利子割引料

事業運用のための資金の借入金や利子、受取手形における割引料金が該当します。

固定資産等の損失

事業運用に必要な固定資産や繰延資産の施設の取り壊しや、災害による滅失などの場合の損失を指します。

正しく経費を計上する

経費精算にはこれほどたくさんの勘定科目があります。財務関連に携わる方でなければ、全ての科目の意味や目的を理解する必要はありません。

ただ、経費精算やプロジェクトで発生する支出など、日常業務で発生する費用については、勘定科目の意味を理解しておくことは大切です。それぞれの勘定科目を間違わずに仕訳を行い、正しい会計処理を実行することは企業の健全性や信頼を得るためにとても大切なことです。

まとめ

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