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経理

経費精算に必要な 出金伝票とは ?

本稿では経費精算時に必要な伝票である 出金伝票とは どんな時に使用するものなのか簡単に解説いたします。

 

会社の事業に関係する支出ならば、確定申告の際に税務上の費用として処理することができます。いわゆる経費のことです。経費として処理するためにはその支出を証明する証拠となる領収書、またはレシートといった会計明細が記された用紙が必要となります。
 
しかし、以下のようなシーンでは領収書やレシートが発行されない場合があります。

 

 

  • 電車やバスの運賃
  • 取引先に購入した自動販売機のジュース代金
  • 訪問先地域の情報をチェックするために駅の売店で購入した新聞や雑誌
  • 割り勘で支払うことになった打合せのカフェ代金
  • 個人決済によりダウンロードした仕事用にアプリケーション料金
  • 取引先等の冠婚葬祭による、ご祝儀や香典などの出費

 

 

これらのシーン以外にも、発行された領収書やレシートを失くしてしまい、出費の証拠として提出できない場合も考えられます。そこで発行されるのが出金伝票です。それでは出金伝票の基本と、書き方を学んでいきましょう。

 

 

出金伝票とは ?

出金伝票は「出金の記録を記帳するための伝票」です。事業活動の中ではさまざまな経費が発生しますが、前述のように領収書やレシートが発行されない場合がありますし、紛失したなどのトラブルも発生します。

 

そうしたケースでは経費としての計上を諦めるしかないのか?といえば、そうではありません。出金伝票を記帳することで、領収書やレシートの代用として使うことができます。

 

ただし、領収書やレシートとは大きく異なる点があります。それが「店側が発行するか、自分で発行するか」の違いです。自発的に発行する伝票なので、証憑書類(取引の証拠となる書類)として力が弱いという特徴があります。

 

なので、多用してしまうと、出金伝票に記載した内容が経費として反映されない可能性があり、領収書やレシートを発行してもらえるのならそれに越したことはありませんし、紛失しない方がよいのも当然のことです。あくまで、領収書やレシートが発行されないときに手段として使用します。

 

出金伝票が使えるシーン

出金伝票の多用は避けて方がよいですが、以下のような場合は、領収書やレシートが発行されないため、出金伝票を使用することが多くあります。

 

慶弔費

取引先や事業に関係がある方の冠婚葬祭では、会社での経費処理が認められご祝儀や香典などを出すことが多いと思います。一般的に慶弔費には領収書は発行されないため、それに変わる記録として「出金伝票」で代替えするケースが多くあります。

 

経費処理上の注意点ではありませんが、慶弔費の金額は、相手の職責や続柄に応じて各金額を規定していることも多くあります。

 

あらかじめ社内での承認を受けてから処理を進める形が無難です。また、出金伝票自体の証明能力は決して高いわけでなく、実際の金額はあくまで申告ベースとなるため、社内規定の準じた金額とする点や、参加したことの記録として、事前承認を取り付けた証憑を残すなど、外部監査で求められた際にも対応できるように整えておくと便利です。

 

接待交際費

取引先との接待において、会社が全額負担する場合は、社名宛の領収書を持ち帰ることで全額経費処理に回すことが可能です。しかしながら、状況によっては、参加者で頭割りしたり、参加している数社でそれぞれ持ち合うような形で代金を支払うことはよくあります。

 

予め店側に依頼することで、領収書を各宛先に分けて発行してもらえれば問題はないのですが、なかなかそうもいかない場合は、実際に接待交際費として使用した金額を申告するケースで出金伝票を使用します。

 

一方で気をつけなければならない点として、領収書を社名で発行してもらう場合に、わざと金額を少なく分割して複数枚発行してもらうことは、適切な処理にならず、脱税の疑いにも繋がってしまいます。

 

社内規定で定められている金額に抑えるために、金額を分割した領収書を使用することは違法とみなされる可能性があります。

 

 

わざわざ出金伝票を発行しなくてもよいシーン

経費が発生し、領収書やレシートは発行されないけれどわざわざ出金伝票を発行しなくてもよいシーンがあります。それが①ICカード使用時、②ETCカード使用時です。

 

  • ICカード使用時

SuicaなどICカード乗車券はビジネスパーソンにとって欠かせないツールです。定期券や新幹線の乗車券、グリーン券、特急券をキャッシュレスで購入でき、手間と時間を削減できるメリットがあります。

 

 

ICカードを使用した際は基本的に領収書やレシートが発行されませんが、パソコンで利用明細を印刷し、出金伝票に添付することで領収書と同じように扱うことができます。詳細はJR東日本『履歴印字(https://www.jreast.co.jp/mobileSuica/use/sf/record.html)』ページや、使用しているICカードのWebサイトで確認してみましょう。

 

 

さらに、航空会社のインターネット発券サービス(e-Ticket)では、別途領収書の発行サービスを行っているので、この場合もICカードと同じように出金伝票に添付して領収書として扱えます。

 

  • ETCカード使用時

ETCカードも移動が多いビジネスパーソンに欠かせないツールです。高速道路や有料道路を利用する際に、料金所の現金受け渡しで時間を取られることもなくなりました。その代わり、領収書兼利用明細書を受け取ることができず、記憶を頼りに出金伝票に起こそうと苦労している方も多いでしょう。

 

ETCカードを使用すると後日クレジットカード会社から送付される請求書に利用明細が添付されますが、タイムラグがあるので使用できないというケースも少なくありません。

 

そこで『ETC利用照会サービス』(http://www.etc-meisai.jp/)を利用すると、過去62日間の利用明細書を発行することができます。印刷して出金伝票に添付すれば、領収書として使用できます。

 

さらに、料金所の現金精算レーンでETCカード支払いを行うと、その場で領収書兼利用明細書を発行してもらえるので、そちらの利用も検討してみましょう。

 

 

出金伝票の書き方

まず、出金伝票の入手方法ですが、文具店や100円ショップなどで100枚綴りが100円程度で販売されているので、それを購入します。商品によって少し形態が異なるため、使いやすいものを選びましょう。出金伝票を記入する上で注意すべきポイントが、①日付、②用途、③支払先、④金額です。

 

  • 日付
    経費が発生した日付(場合によっては日時も)を正確に記入します
  • 用途
    何のための経費かをできる限り細かく記入します
  • 支払先
    誰に代金を支払ったのか(完全な店舗名)を記入します
  • 金額
    基本的に税込み金額を記入しますが、合わせて税抜き金額を記入することもあります

 

金額や内容は常識の範囲内で

高額な経費であるにもかかわらず、出金の証明となる領収書やレシートが紛失してしまった場合、出金伝票を起こすと税務調査の際に怪しまれる可能性があります。まず大切なのは、領収書やレシートを紛失しないことです。

 

次に、出金の証拠になるようなものがあればどんなものでも保存しておき、出金伝票に添付しておきます。最後に、金額や内容は常識の範囲内で記入し、監査等が入らないよう注意しましょう。

 

 

まとめ

いかがでしょうか?一口に出金伝票といっても、使用できるシーンやルール、ポイントはたくさんあるので、それらをしっかりと押さえた上で正しく出金伝票を記入しましょう。

 

 

また、毎月定期的に処理する必要性や適切な承認フローの実施、確実な精算処理など、一口に経費精算を言ってもそのプロセスは多くの人が介在しています。

 

そのため、少しでも効率することで業務負担の軽減や誤った処理の防止にもつながります。「らくらく旅費経費」では、1ユーザーあたりわずか月額300円で利用できるクラウドサービス型の旅費精算サービスを提供しています。

 

また、「らくらく通勤費」や「らくらく申請WF」など、業務管理の総合ソリューションを提供しています。

 

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