通勤費の管理にはシステムを！そのメリットとは？
通勤費の管理における業務や作業には、幅広い課題やお悩みがあることを前回のコラムでは洗い出してみました。
その多様さから、きっとそこには皆さんが抱えられている課題やお悩みも入っていたのではないでしょうか。
つまり、あなたのお悩みは決して特殊な例ではないということ。
だからこそ、「システム化」という解決手段が、既にあることをご紹介しました。
通勤費管理における作業の手間を省き、担当者の負担をより楽にしながら、処理を正確にすることでしょう。
ただ、通勤費管理のシステム化には既存のサービスを購入・契約すればよいだけ、という訳にはいきません。
課題解決のために、自社内で準備が必要なことがあります。今回はこれをご案内します。
通勤費の管理をシステム化するメリット
まずは、通勤費管理システムの導入メリットを、簡単におさらいしたいと思います。
通勤費の計算や支給、管理で大きな負担や手間となっている作業には、大きく分けて次の6つがあります。
そして、各作業において細かい作業項目がいくつもあり、具体的な課題やお悩みがあります。詳しくは前回のコラムをぜひご覧ください。
その、決して楽ではない、いくつもの具体的な課題やお悩みを、作業を簡単にすることで解決してくれるのがシステム化のメリットであり、主なメリットには次のようなものがあります。
【基本的な導入メリット】
- 会社の規定に照らして、最適な通勤手段やルートを自動で楽に割り出せる。
- バス利用の可否や、マイカー通勤の距離測定も規定に則って簡単に判断できる。
- 距離や金額に応じた非課税限度額の計算も自動で簡単。
【人の判断や手作業に頼らないメリット】
- 金額を自動計算するため、入力ミスのトラブルを解決できる。
- 更新を自動で行うため、手間を掛けず支給漏れや支給期間の間違いを防げる。
- 定期代払い戻し計算等も自動にでき、計算ミスや申請ミスを防げる。
【同じシステムを社内で共有するメリット】
- 従業員がシステムに入力して申請するため、管理部門が申請内容を入力し直す手間がない。
- 経路検索などの結果が同一となるため、ルールを外れた申請をされることがない。
【その他のメリット】
- 運賃改定など、全員に影響する処理を一括で実行でき、大幅に手間（工数・時間）を削減。
- 免許証や車検証、自動車保険の管理ができ、更新・加入漏れが簡単にチェックできる。
- 履歴情報がデータで蓄積されるので、遡っての情報検索や修正処理も楽にできる。
- クラウドシステムのため、業務部門主体での手間を省き、簡単に導入できる。
- 手間がかからないため、短期間（3～6ヶ月）で、正式な導入・運用が可能。
主なものを挙げただけでも、これだけたくさんのメリットがあります。
他にも前回のコラムで挙げた作業を、すべて簡単に解決できるのがシステム化なのです。
通勤費の管理のシステム化に必要なこと
通勤費管理システムを運用するには、申請内容をどう判断・処理すべきか、システムに教えておく必要があります。
つまり、ルールを決めること。別の言い方をすれば「規定の整備」です。
会社独自の“通勤規定”の整備を
では、「規定」はどこかにあるものなのか。
それは、あなたの会社で作らなければなりません。そもそも、会社には通勤費を支給する義務はなく、そこを「払おう」というのであれば、どこまで払うかは会社の自由になります。
このため、通勤費は給与扱いであり、課税の対象となります*。
ただし、「同一労働同一賃金」の規定に照らせば、「不合理な待遇差」は認められないため、通勤費支給に不公平があってはなりません＊。
支給基準を曖昧にし、判断を人の裁量に委ねておくと、同様の経路なのに支給内容に差があるなどの不公平が生じ、社員から不満が出る心配もあります。トラブルを防止するために、規定をしっかり明文化することが望まれます。
なお、規定とするまでもないことは、Q&Aなどを作成し、回答を統一するとよいでしょう。
「経済的かつ合理的」な規定に
では、規定をどのようにして作るのか。多くの企業で、通勤費（通勤手当）規定に支給条件として「通勤手当の額は、運賃、時間、距離等の事情に照らし、最も経済的かつ合理的と認められる通勤の経路及び方法によって算出の上、支給する」と記載していることが多いようです。
これは国家公務員の通勤手当の規則*などに準じています。
＊：人事院規則9-24（通勤手当）
そして大事なポイントは、この「経済的かつ合理的」な判断基準を明確にすることです。言葉の意味からは…
経済的＝金額が安い、時間が短い
合理的＝無駄がなく能率的、乗換が少ない
などと考えられますが、実際の通勤費管理では上記の何を優先し、どこまで例外を許容してよいかの判断が必要になります。この判断基準になるのが「規定」です。
例えば、経路や路線の判断において「最も安い経路＝最も時間が短い経路」ではない場合があります。そのような際も…
・最安運賃から＋○○％（あるいは＋○○円）以内の金額増なら、別ルートでも承認する。
・最短時間が最安ルートよりも―○○％（あるいは―○○分）以上の時間短縮なら、最安ルートでなくても承認する。
といった規定があれば、判断に迷うことなく、不平不満も起きにくくなるでしょう。
通勤費管理システムだから、できる
このように、通勤費の管理において1件1件の申請を簡単・スムーズに処理するだけでなく、そもそもの承認や支給における規定を公平に適用することでも、通勤費管理システムは通勤費の管理におけるお悩み解決に大変有効です。
通勤費の管理を給与計算システムでカバーしたいとお考えの方も少なくありませんが、給与計算システムだけでは通勤費の金額と支給期間の登録しかできず、個々の通勤に関する情報の管理を行うことはできません。
通勤費（通勤手当）は、「所得税」や「社会保険料」の対象となることにも注意が必要です。
だから、やはりご検討いただきたいのが「通勤費管理システム」の導入です。中でも、人に代わって公平に計算し、人事データや給与データに連携させていけるのが、無限の通勤費管理システム「らくらく通勤費」です。ご興味を持たれたら、ぜひこちらまでお気軽にご相談ください。
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