通勤手当を自動計算するには？計算方法も紹介

通勤手当は従業員の通勤に必要な費用を会社が定期的に支給するもので、基本給や他の手当などと合わせて毎月の給与として支払います。通勤手当は法律などでは特に規定がなく、企業が自社の規程に従い支給しますが、一定の限度額までは所得税が非課税となるため、その要件を意識して支給額を計算しています。
この記事では、通勤手当の定義や計算方法に加え、自動計算の方法についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

通勤手当とは何か

通勤手当とは、従業員が勤務先に通勤するために必要な費用を会社が定期的に支給する手当です。
労働基準法などの法律で企業による支払いが義務付けられているわけではありませんが、これを支払う場合には労働基準法に定める「賃金」の一部とされています。したがって通勤手当を支払う場合には就業規則や労働条件通知書などへの定めが必要で、社会保険料や労働保険料の算定対象とされます。
一方、所得税については一定の限度額まで非課税とされています。この非課税限度額は電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合のほか、自家用車や自転車を利用する場合の通勤手当にも設けられています。

交通費との違い

通勤手当と同様の用語に交通費があげられますが、両者の違いはどのようなものでしょうか。
通勤手当は従業員の通勤に必要な費用を定期的に支給するのに対し、交通費は業務上の出張や研修などで勤務地以外の場所へ移動する際に必要な費用を会社が実費として支給するものです。
交通費はあくまで実費であり、労働の対価として支給されるものではないため、労働基準法上の「賃金」にはあたらず、所得税は原則として全額非課税で、社会保険料や労働保険料の算定対象になりません。

 関連記事：通勤費と交通費の違いとは？計算方法や支給時の注意点を解説

通勤手当の対象となる通勤手段とは？

通勤手当の対象となる通勤手段には、公共交通機関（電車・バスなど）、交通用具（自家用車・自転車など）があげられます。また、公共交通機関と交通用具を併用するケースも対象です。対象は法律などで明確に定められているわけではないため、企業が自由に決めることができます。ただし、前述のように賃金の一部（手当）として支給するため、就業規則や賃金規程などで明確に規定し、従業員に周知する必要があります。

通勤手当が導入された背景

通勤手当が導入されたのは戦後のことです。特に都市部における住宅事情の悪化から遠距離通勤者の通勤費負担が増えました。その負担軽減による労働力不足解消のための施策として、高度経済成長期の昭和30年代に通勤手当の支給を導入する企業が増えたといわれています。今日では多くの企業で導入されています。

移動手段別の通勤手当の計算方法

以下では、電車・バス、自家用車、自転車・徒歩の移動手段別に通勤手当の計算方法を解説します。なお、自家用車や自転車などによる通勤手当については、令和8年4月より非課税限度額が引き上げられるなどの改正が行われていますので、あわせて紹介します。

電車・バスの場合

通勤手当の支給額は、通勤定期券や切符、ICカード料金等の運賃に基づき計算しますが、その際に所得税の非課税限度額の要件を意識する必要があります。

電車・バスを利用する場合の非課税限度額の要件は以下の通りです。
・「最も経済的かつ合理的な経路および方法」で通勤する場合の通勤定期券等の運賃であること（非課税限度額は15万円／月）
・上記の通勤定期券等の運賃には新幹線や特急列車利用分も含むが、グリーン車利用分は含まず

なお、電車・バスと自家用車や自転車などを併用して通勤する場合は、両者の限度額を合算して、15万円／月までが非課税限度額となります。

「最も経済的かつ合理的な経路および方法」とは、一言でいえば「最も運賃が安く（経済的）、所要時間や経路などに無駄のない（合理的）経路および方法」です。

通勤定期券は1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月の3種類（新幹線用は1ヶ月、3ヶ月の2種類）ですが、いずれも期間が長い定期券の運賃が最も安いため、それを意識する必要もあります。
また、定期券の運賃自体は経路候補ごとにWeb上で確認することが可能ですが、どの経路に基づき通勤手当を支給すべきかの判断が難しいところです。

通勤手当は、法律などで具体的な支給基準が明らかにされているわけではないため、従業員からの通勤手当支給申請を受け、その都度会社側で社内規程などに照らして判断する必要があります。

通勤費管理システムの「らくらく通勤費」なら、1度の検索で自宅から住所までの経路を複数取得し、社内規程に合わせた経路のみを申請者に選択させることも可能です。

自家用車の場合

電車・バスによる通勤の場合と同じく、自家用車による通勤の場合も所得税の非課税限度額の要件を意識します。

自家用車の場合は、以下の要件になります。
・自宅から勤務地までの片道の通勤距離が2km未満の場合は対象外（全額課税）
・上限額は片道の通勤距離により変動
・有料道路や駐車場の利用料金も対象で、上限額はそれぞれに応じて変わる。

主な計算方法は以下の２つです。
・1kmあたりの燃費を考慮したガソリン代により計算する方法
　自宅～勤務地の往復通勤距離×月の勤務日数×ガソリン単価÷燃費
　燃費（車種ごとの平均値）に関するデータは国交省サイトで開示されているものを確認することができます。

・企業が定める距離単価により計算する方法
　自宅～勤務地の片道通勤距離×距離単価×月の勤務日数×２（往復分）
　距離単価は社内で独自に規定します。

参考：国土交通省「自動車燃費一覧」

自家用車で通勤する場合の1ヶ月あたりの非課税限度額は？

前述のように自家用車を利用した場合の非課税限度額は片道の通勤距離により変動します。
非課税限度額は改正されることもあります。令和7年には片道の通勤距離ごとに設定された限度額が引き上げられ、令和8年には片道の通勤距離ごとに設定された限度額の区分が増え、金額が引き上げられるとともに、一定の要件を満たす駐車場等の料金相当額にも非課税限度額が新設されました。詳細は下表のとおりです。

引用：国税庁「通勤手当の非課税限度額の改正について」 

なお、非課税限度額を超えた額は給与として所得税の課税対象となります。

自転車・徒歩の場合

自転車利用の場合も、自家用車利用の場合の非課税限度額の要件と同じですが、計算方法は距離単価による方法または月ごとに定額を支給する方法が一般的です。
なお、徒歩通勤の場合には通勤手当を支給しないことが多いですが、自宅から勤務地までの間で利用できる公共交通機関がない場合や健康増進を目的に支給している企業もあります。

通勤手当を自動計算するには？

これまで説明したように、通勤手当の計算にあたっては考慮すべき要件が多いため、大変複雑です。特に電車やバスなどの公共交通機関を利用する従業員の通勤手当を計算する際に、所得税の非課税要件である「最も経済的かつ合理的な経路および方法」を多数の経路候補の中から正確に選定することは難しく、人事労務担当者の負担になります。
そのような際に、通勤費管理システムを導入することで、所得税の非課税要件や各企業の規程に照らして最適な通勤手当を自動計算することが可能になり、人事労務担当者の負担軽減につなげることができます。
以下では通勤費管理システムについて紹介します。

通勤費管理システムの選び方

通勤費管理システムとは、従業員の通勤にかかる費用の申請・承認・計算・支給を一元的に行えるシステムです。
最近では、人事システムのオプションとして経路の検索のみができるものもありますが、そのような単機能では転記ミスが起こりやすく、別システムの併用が必要となるため管理の手間が大きくなります。
ミスの防止や業務効率化、公平な支給を、目指すなら申請から給与システムへの連携までを一貫して行える通勤費管理システムの導入がおすすめです。

多機能な通勤費管理システムには、以下のような機能があります。
・通勤費の申請時点で社内規定に合う経路候補のみを表示
・自宅と勤務地の住所から複数の経路候補を一括探索して比較
・運賃改定やガソリン単価変動時に全従業員の通勤手当を一括更新
・払戻計算、課税計算、社会保険料計算、遡及計算などの各種計算
・戻入明細などの明細発行
・免許証や任意保険証、定期購入証明書などの書類管理
・人事システムや給与計算システムとの連携

通勤費管理システムの「らくらく通勤費」は多機能かつ設定を細かく行えるため、社内規定に合わせた運用が得意です。

通勤手当の申請は「らくらく通勤費」

らくらく通勤費は、通勤費管理システムの中でトップシェアを誇り、通勤費管理システムのパイオニアでもあります。多くのユーザーの声を取り入れ、現在でも機能改善を行っているため、企業ごとに異なる社内規定を軸にした通勤費申請を行えます。

申請時には自宅から勤務地までの住所 to 住所の経路検索が行えます。付近にある複数の駅やバス停を候補として社内規定に合った複数の経路を表示します。それぞれの経路の比較情報もわかりやすく表示されるため、申請者は適切な経路を選びやすく、承認者も選択された経路が適切かの判断がしやすいです。

らくらく通勤費は、申請だけでなく計算と管理機能でも運用に合わせた設定を行えるため、高い業務改善効果があります。

まとめ

通勤手当は、従業員の通勤に要する費用を支給するもので、法律上の支給義務はありませんが、就業規則などの規定に基づき給与の一部として支給されるため、重要な労働条件の一つです。また、手当の性質上、一定額まで所得税が非課税になりますが、支給する際にはその要件を確実に満たす必要があります。
要件を満たす形で正しく通勤手当を計算するには通勤費管理システムを導入するのがよいでしょう。この記事で紹介した内容をもとに、スムーズに通勤手当の支給に関する事務を進めましょう。