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まだエクセル? 通勤費精算 を効率的に行う方法

エクセルは本来、表計算を行うためのソフトですが、その自由度の高さから社内資料や各種承認用の書式など幅広く使われています。通勤費精算においても、エクセルを標準書式として使用している企業が多いのではないでしょうか。

 

企業内では、そうした様々な申請書を自分で作ることがごく当たり前になっていることもあり、古くから使われているフォーマットをそのまま使い続けることで気づかないことも多いですが、エクセルで通勤費精算を行うのにはいくつかの問題があります。それにより生産性が低下することや、業務コストが無駄にかかっている可能性もあります。

 

本稿では、エクセルで通勤費精算を行う問題点を整理し、効率的に行う方法をご紹介します。

エクセルの利点と問題点

エクセルは表計算ソフトとして大変素晴らしいツールですし、世界中のビジネスで長年使われ続けていることからも、ビジネスとの親和性が非常に高いと言えます。今となっては業務をこなす上で、エクセルを普通に使いこなすことは、必要条件の1つとも言えるのではないでしょうか。

 

「通勤費精算をするから」とエクセルを導入する企業は少ないでしょう。企業が設立され、社内機器が整備されたそのときには各端末にインストールされ、いつでも使える状態になっているのが一般的です。そのため、追加コストを支払わずに通勤費精算を処理できる利点があります。

 

では次に、エクセルの問題点を整理していきますが、その前に通勤費精算を処理する際の、経理担当者の作業の流れを確認しましょう。

 

  1. 申請者から通勤費精算書類を受け取る
  2. 申請された通勤費が最短経路であることを確認する
  3. 通勤定期券の経路と重複分がないかを確認する
  4. 申請された金額が正しいものかを確認する
  5. 私用の外出が含まれていないかを確認する
  6. その他記入項目に不備がないかを確認する
  7. 事実確認の必要がある、不備がある場合は申請者に確認を取り、差し戻して1から再度同じ作業を行う
  8. 問題と不備が無ければ通勤費管理台帳や会計ソフトに情報を入力する
  9. 経理責任者の承認を得て現金を出納する(あるいは給与に加算されるよう手配する)
  10. 処理が完了した通勤費精算書類をファイリングして保管する

 

これだけの処理をエクセルで行おうとすれば、非効率やミスが発生するのは至極当然でしょう。まず、経理担当者は最短経路や重複分、正しい金額などをエクセルドキュメントとネットで検索した結果を突き合わせながら、1つ1つ問題がないかをチェックしていきます。

 

この時点で多くの手間と時間がかかるため、通勤通費精算処理で手一杯になる日もあるでしょう。問題があれば書類を差し戻して再び同じ作業を行わないといけないので、時間や工数は2倍3倍と増えてしまいます。

 

そしてもう1つの問題点は、書類内容を総管理台帳や会計ソフトに転記しなければならない点です。このとき入力ミスが起きれば、後々に計算が合わなくなり事実確認や手戻りが発生してしまいます。

 

このように、今まで当たり前のように使っていたから気づいていないだけで、申請する側にも管理する側にとっても、エクセルで通勤通精算を処理するには実は多くの問題があり、業務効率もなかなか改善できない状況にあります。

問題を解決する近道は、通勤通精算システムの利用!

エクセルが抱える問題を解決しつつ、これまでの環境を「極力変えないように」と代替ツールを検討する企業担当者の方も多いと思います。しかし残念ながら、エクセルのような表計算ソフトで通勤通精算の業務を根本的に改善することは非常に難しいことと言わざるを得ません。

 

この問題を解決するのは通勤通精算システムだけです。文字通り、通勤通精算処理を効率的に行うためのシステム製品であり、会計処理を効率化するために会計ソフトを導入するのと同じように、通勤通精算をシステム化すれば大幅な効率化も実現可能です。

一般的な経費精算システムと何が違うのか?それは、通勤費の申請・確認・承認に特化しているという点です。たとえば、通勤通精算システムでは乗換案内サービスと連携し、システム上で最短距離を検索したり、定期的に運賃も改定されるため正しい料金を確認したりと、今まで確認作業に費やしていた時間を大幅に短縮できます。

 

その他さまざまな機能を搭載しているため、通勤通精算業務に必要な作業をトータル的に効率化します。

 

らくらくBOSSの機能一覧は、こちらのページからもご確認いただけます→https://rk2.mugen-corp.jp/function/
※らくらく定期に加えて、らくらく旅費経費や、らくらく申請WF.netなど各製品の機能一覧をわかりやすくご紹介しています。

「らくらく定期」の通勤通精算効率化

らくらく定期」は使いやすさと豊富な機能に定評がある通勤通精算システムです。ここでは、同製品の機能に沿って通勤通精算をいかに効率化するかをご紹介します。

 

乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携

「らくらく定期」は乗換案内サービスの「駅すぱあと」と連携することで、通勤経路や該当料金を簡単に検索し、確認作業の時間を大幅に短縮できます。

 

申請書フォーマットを自由に設定できる

通勤費精算の申請書はユーザー企業が自由にフォーマットを設定できます。不用な入力項目を減らすことで申請者は迷わず正しい情報を入力できますし、フォーマットを統一することでチェックにかかる時間も短縮できます。
※変更できない箇所もあります。

 

承認フローで業務スピードをアップ

定期券の新規申請や解約申請の各種申請・承認も可能です。クラウドサービスで提供されているので、外出先からも各種申請を確認して、承認できます。

「らくらく定期」はこの他にも、様々な機能で経理担当者の通勤費精算業務の効率化に貢献します。さらに、使いやすいユーザーインターフェースから、申請者にとっても馴染みやすく申請の手間を大幅に削減できるでしょう。

 

通勤費精算システムはコスト削減にもなる!

「らくらく定期」は様々な機能を備えていながら、1ユーザーあたりの月額がたったの300円で利用できます。100人で利用する場合は月々30,000円で通勤費精算システムが存分に利用できます。

 

「らくらく旅費経費.net」を導入された企業の中には、業務にかかっていた時間を10分の1にまで短縮し、経理担当者の残業が減ったという事例もあります。たとえば3人の経理担当者の残業時間が1日15分減り、彼らの基本給が25万円なら、1カ月あたりに削減される残業代はおよそ29,300円です。「らくらく旅費経費.net」の利用料金とほぼ同額ですね。

 

ただし、それだけではありません。余裕が出た労働時間は他の業務に投資できますし、作業時間が短縮されるので経理担当者だけではないため、コスト削減効果はユーザー数が多いほど相乗的に増えていきます。

 

いかがでしょうか?通勤費精算をまだエクセルで行っているという場合は、その問題点を認識した上で、通勤費精算システムの導入をぜひご検討ください。

 

本格的に通勤費精算システムを検討されている方は、14日間の無料トライアルがオススメです。

■無料トライアルご紹介ページ → https://pages.mugen-corp.jp/trial_input.html

 

無料期間終了後、本サービスのご利用意向が無い場合には、ご契約いただく必要はございませんので、お気軽にお申込みください。

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