通勤費精算 をまだExcel（エクセル）で管理してるの？

Excel（エクセル）は本来、表計算を行うためのソフトですが、その自由度の高さから社内資料や各種承認用の書式など幅広く使われています。通勤費精算 においても、Excel（エクセル）を標準書式として使用している企業が多いのではないでしょうか。

企業内では、そうした様々な申請書を自分で作ることがごく当たり前になっていることもあり、古くから使われているフォーマットをそのまま使い続け、非効率のままになってしまっていることが多く見受けられます。Excel（エクセル）は非常に便利ですが、通勤費精算を行うのにはいくつかの問題があります。このままずっとExcel（エクセル）で行っていくと、生産性の低下や、人件費や業務コストが無駄にかかってしまう可能性もあります。

本稿では、Excel（エクセル）で通勤費精算を行う問題点を整理し、効率的に行う方法をご紹介します。

通勤費精算 を効率的に行う上でのExcel（エクセル）の利点と問題点

Excel（エクセル）は表計算ソフトとして大変素晴らしいツールですし、世界中のビジネスで長年使われ続けていることからも、ビジネスとの親和性が非常に高いと言えます。今となっては業務をこなす上で、Excel（エクセル）を普通に使いこなすことは、必要条件の１つとも言えるのではないでしょうか。

「通勤費精算をするから」とExcel（エクセル）を導入する企業は少ないでしょう。企業が設立され、社内機器が整備されたそのときには各端末にインストールされ、いつでも使える状態になっているのが一般的です。そのため、追加コストを支払わずに通勤費精算を処理できる利点があります。

では次に、Excel（エクセル）の問題点を整理していきますが、その前に通勤費を処理する際の経理担当者の作業の流れを確認しましょう。

1. 申請者から通勤費精算書類を受け取る
2. 申請された通勤費が最短経路であることを確認する
3. 通勤定期券の経路と重複分がないかを確認する
4. 申請された金額が正しいものかを確認する
5. 私用の外出が含まれていないかを確認する
6. その他記入項目に不備がないかを確認する
7. 事実確認の必要がある、不備がある場合は申請者に確認を取り、差し戻して1から再度同じ作業を行う
8. 問題と不備が無ければ通勤費管理台帳や会計ソフトに情報を入力する
9. 経理責任者の承認を得て現金を出納する（あるいは給与に加算されるよう手配する）
10. 処理が完了した通勤費精算書類をファイリングして保管する

これだけの処理をExcel（エクセル）で行おうとすれば、非効率やミスが発生するのは至極当然でしょう。まず、経理担当者は最短経路や重複分、正しい金額などをExcel（エクセル）ドキュメントとネットで検索した結果を突き合わせながら、1つ1つ問題がないかをチェックしていきます。

 
この時点で多くの手間と時間がかかるため、通勤費精算処理で手一杯になる日もあるでしょう。
 
例えば、運賃の改定が発生し、従業員の通勤費の金額を変更しなければならなくなった場合はどうしますか？一人に５分の作業時間がかかると仮定し、従業員が300名いた場合は5分×300名＝1500分もの膨大な時間が必要になります。それだけの長時間の作業を行うと、集中力が切れミスが発生してしまう可能性がでてきます。Excel（エクセル）で通勤費精算を行うと、従業員の人数が多ければ多いほど、気が遠くなるような時間が必要になってしまうのです。

そしてもう1つの問題点は、書類内容を総管理台帳や会計ソフトに転記しなければならない点です。このとき入力ミスが起きれば、後々に計算が合わなくなり事実確認や手戻りが発生してしまいます。

このように、今まで当たり前のように使っていたから気づいていないだけで、申請する側にも管理する側にとっても、Excel（エクセル）で通勤費精算を処理するには実は多くの問題があり、業務効率もなかなか改善できない状況にあります。

通勤費精算 の効率化には、システムの利用が効果的！

Excel（エクセル）が抱える問題を解決しつつ、これまでの環境を「極力変えないように」と代替ツールを検討する企業担当者の方も多いと思います。しかし残念ながら、Excel（エクセル）のような表計算ソフトで通勤費精算の業務を根本的に改善することは非常に難しいことと言わざるを得ません。

この問題を解決するのは通勤費管理システムだけです。文字通り、通勤費精算を効率的に行うためのシステム製品であり、会計処理を効率化するために会計ソフトを導入するのと同じように、通勤費精算をシステム化すれば大幅な効率化も実現可能です。
 
一般的な経費精算システムと何が違うのか？それは、通勤費の申請・確認・承認に特化しているという点です。たとえば、通勤費管理システムでは乗換案内サービスと連携し、システム上で最短距離を検索したり、定期的に運賃も改定されるため正しい料金を確認したりと、今まで確認作業に費やしていた時間を大幅に短縮できます。

その他通勤費精算に特化したさまざまな機能を搭載しているため、通勤費精算業務に必要な作業をトータル的に効率化します。

らくらくBOSSの機能一覧は、こちらのページからもご確認いただけます

＞＞らくらくBOSS機能一覧
※らくらく通勤費に加えて、らくらく旅費経費や、らくらく申請WFなど各製品の機能一覧をわかりやすくご紹介しています。

通勤費精算 を効率的にできる「らくらく通勤費」

「らくらく通勤費」は使いやすさと豊富な機能に定評がある通勤費精算システムです。ここでは、同製品の機能に沿って通勤費精算をいかに効率化するかをご紹介します。

乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携

「らくらく通勤費」は乗換案内サービスの「駅すぱあと」と連携しているので、通勤経路や該当料金を簡単に検索し、確認作業の時間を大幅に短縮できます。

しかも、「駅すぱあと」単体と異なり、自宅や勤務地を元に複数駅を発着とする経路の時間比較、きっぷ/IC料金・１・3・6ヶ月定期代の比較を簡単に行えます。

分かりやすい通勤費申請書画面

通勤費の申請画面は、誰にでもわかりやすい画面になっています。

入社、転居・転勤、休職、退職に伴う通勤費の申請が簡単です。

あらかじめ登録されている住所情報、勤務先情報によって、申請者はボタン一つで最適な通勤経路探索ができ、会社の規定に合う経路を選択するだけです。定期券の払い戻し計算も、カレンダーで日付を選ぶだけ。

申請者も承認者も、事務担当者も手間がかかりません。

システムで 通勤費精算 の効率化に加え、コスト削減も実現！

「らくらく通勤費」は様々な機能を備えていながら、1ユーザーあたりの月額がたったの300円から利用できます。100人で利用する場合は月々30,000円で通勤費精算システムが存分に利用できます。

「らくらく通勤費」の導入により、通勤費精算業務に月間約30時間かかっていたところが1/5の6時間で完了し、残業がなくなったという事例があります。

約24時間のコスト削減となり、1日の業務を8時間で計算をすると3日間の時間が削減されました。

削減された時間は、忙しくて後回しにしがちの本来の業務に活用していただくことができます。作業時間の短縮は通勤費精算業務担当者だけでなく、社員の皆さんの申請時間の短縮もされます。コスト削減は社員数が多い企業ほど効果を感じていただけます。

いかがでしょうか？通勤費精算をまだExcel（エクセル）で行っているという場合は、その問題点を認識した上で、通勤費精算システムの導入をぜひご検討ください。

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