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経費精算によくある 実費精算 で注意すべきポイント

ビジネスにかかわる費用を従業員に負担させることはできませんから、会社は常に経費を落とします。中でも重要なのが、出張時に発生する費用「旅費」の精算です。出張時に必要費用をまとめて預ける企業もありますが、実費精算にて帰社後に精算する企業もあるでしょう。後者の場合、精算時のトラブルが後を絶えません。

 

経費精算は出張者にとっても経理担当者にとっても負担が大きいもので、作業時間も多くかかります。そのため、「経費精算規定」といったルールを作り、両者の負担を少しでも軽減するのが業務効率化のポイントとなります。

 

そもそも、経費精算規定は就業規則や人事規則などの社内規定の1つであり、企業として何を旅費にするのか?どのような手順で精算するのか?などの手順を明記するための重要なルールです。

 

本稿では、経費精算によくある実費精算で注意すべきポイントについてご紹介します。経費精算規定づくりのヒントとして参考にしていただければと思います。

 

旅費精算時の規定について

まずは、多くの企業にとって1番トラブルのもとになっている旅費の実費精算についてのポイントをご紹介します。

 

「出張の定義」を持つ

旅費は主に、出張にともなって発生した費用を落とすための経費です。しかし、「どこからが出張なのか?」という明確な定義は存在しません。旅費と交通費を区分するためにも、「片道〇km以上の移動を伴う場合」など、出張と外出の違いを明確に定義しておきましょう。距離によっては日帰りでも出張と定義して、出張手当制度を作らなければ従業員の負担が増すことになります。

 

宿泊費と出張手当の金額をハッキリさせる

旅費のうち、宿泊費と出張手当を固定にすることで事前に支給できますので、従業員と経理担当者の負担を軽減できます。宿泊費と出張手当の金額をハッキリさせる際は、役職ごとに決めるのが一般的です。

 

 

また、海外出張では宿泊にかかる料金が国内とは異なります。従業員の心身的負担も増しますので増額した金額を、国内出張とは別途取り決める必要があるでしょう。

 

食事費用の扱いを明記する

出張手当の中に食事費用が含まれている場合は別として、別途申請しなければいけない場合はそのルールも明確にしておきましょう。食事費用に関しては役職に関係なく定めるケースが多いでしょう。

 

仮払い規定を作る

旅費を実費精算している場合、宿泊費および出張手当を事前支給していたとしても、交通費はバカにならないので従業員負担が大きくなります。そのため、仮払金に関する規定を作り、仮払いを認める金額の設定や、仮払金から過不足金額の精算についても規定しておきましょう。

 

出張手続きルールを作る

出張時は、事前に申請書を提出して商品を受けた上で、出張後は速やかに旅費精算書を作成・提出する義務があります。この作業を効率的に行うため、出張手続きに関するルールを作りましょう。ルールが明確でないと、申請書等を作る従業員も正しい手順が分からず、何度も手戻りが発生する可能性があります。

 

トラブル発生時の規定も作る

出張中は病気やケガなどのトラブルから、海外出張ではデモやテロなどによるトラブル、交通機関のトラブルが発生する可能性があります。やむを得ず出張期間を延長しなければいけない状況もあり得ますので、残業や休日出勤が発生した場合の出張手当についても事前に規定しておきましょう。

 

交通費の経費精算規定について

旅費の次に問題になりやすいのが交通費です。出張の少ない会社でも、営業担当者の移動は日常的に発生しますし、その都度交通費という経費が落とされます。ここでは、「鉄道・バス」「特急電車・飛行機・船舶」「自家用車・社用車」の3つに分けてポイントをご紹介します。

 

鉄道・バス

鉄道やバスを利用する場合、領収書が発行されないことがあります。一部の鉄道会社ならば、自動券売機の「領収書発行ボタン」を押せば領収書が発行されますが、バスの場合は発行されません。バスに関しては運営会社によってさまざまな対応があり、その場で発行してもらえないケースも多いです。

 

なので、領収書が発行されない鉄道・バスを利用した場合は「出金伝票」を発行する必要があります。領収書に比べると証憑としての効果は薄いですが、ないよりはあった方が良いのは当然です。

 

その際、従業員が実際に支払った金額ではなく「最安経路での精算」をルール化することで、割高精算などの不正を防げます。また、定期区間については控除するよう呼びかけましょう。

 

特急電車・飛行機・船舶

これらの交通費に関しては比較的高額になりますし、自動券売機では購入できないことが多いため領収書の発行が容易です。そのため、注意ポイントとしては、役職ごとに利用できるクラスを明確にすることです。

 

新幹線なら指定席と自由席に分かれていますし、飛行機や船舶も必ずクラスが分かれています。たとえば役員と一般従業員を同じクラスにすると問題も起きやすいので、必ず分けておきます。

 

また、飛行機の乗車券はマイルを利用して航空券を予約すると、領収書が発行されないケースが多いので注意しましょう。

 

自家用車・社用車

自家用車や社用車を使って移動する場合の経費精算規定も作っておきましょう。特に自家用車のガソリン代は実費になりますし、長期目線で見れば自動車は消耗していくものなので、社用車を利用するときよりも一定金額を上乗せした経費精算規定を作ることもあります。

 

経費精算規定はなぜ必要か?

旅費と交通費の経費精算規定についてご紹介しましたが、そもそもこれらの規定はなぜ必要なのでしょうか?

 

まず、「無駄な経費を削減する」ことと「節税対策」の理由が挙げられます。経費はビジネス上不可欠な費用ですが、必要以上の経費は利益を少なくし、会社の経済を圧迫します。ビジネスに無関係なところで経費が落とされない、必要以上の金額が支払われないためにn規定が必要になります。

 

さらに、旅費や交通費の規定を定めるとそれらの費用を経費として落とせるので、節税効果があります。経費は基本的に非課税対象ですが、取引先に対する接待費や供養費、贈答費などの接待交際費は法人税の課税対象になります。

 

ただし、接待交際費のうち飲食にかかった費用の一部は非課税対象になり、この制度を上手く活用することで節税効果があります。

 

また、出張の際に支給する出張手当は、出張旅費規程を定めてこれに従って支払った場合、給与とは異なり経費扱いになるのでこれも非課税対象で節税効果があります。従業員にとっても非課税対象なので、企業と従業員の双方にとってメリットがあります。

 

この他にも、従業員の不平不満を生まないため、不正受給や法的リスクを回避するため、経理担当者の負担を軽減するためなどいくつかの理由があります。経費精算規定を作る際は、これらの理由を踏まえながら適切な規定・ルールを作ることを心掛けると、より実態に即した経費精算規定に仕上がるでしょう。

 

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