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経理

【経費精算】交通費精算書の書き方とフォーマット

会社員はさまざまな経費精算を行いますが、そのなかでも頻繁に処理するのが「交通費の精算」です。
この記事では、交通費精算書の書き方とフォーマットに関する基本知識や注意点について説明します。

 

書かないと精算不可となる「必須記載事項」

記入しないと交通費精算書として成立せず、精算してもらえないことになるのが「必須記載事項」です。

 

氏名

氏名がないと誰の交通費を精算するかわかりません。
氏名のほか部署名や社員番号を併記させるのが通例です。

 

利用年月日

利用年月日を記載しないと、領収書に明記された日付と照合できません。
仮に申請したとしても、会社が交通費の真偽を確かめられず、精算不可となります。

 

利用交通機関

「どの交通機関を利用したか」という情報は、申請された交通費の金額が適正かを確認するためにも必要です。
ほとんどの交通機関では公式サイト等で経路ごとの利用料金を公表しています。
そのため、仮に、最も安い交通機関を利用したにも関わらず、最も高い交通機関の利用金額が書かれた偽造申請書が提出されても、会社は利用料金水増しを防げます。

 

経路(出発地、到着地)

利用交通機関の明記同様、経路についても、複数の経路と利用料金がある場合、記入させることで水増し請求を防げます。

 

利用金額

これも当然必要です。もっとも後述するように、最近急増している「クラウド型の交通費精算システム」では、
クレジットカードや交通系カード(Suicaなど)と連携しているので、利用金額の調査・入力にあてる時間は大幅に省力化されています。
必須記載事項を反映した交通費精算書のフォーマットを以下に示します。
(※あくまでも一例であり、会社ごとに採用する様式は異なります)。

交通費精算書

書くかどうかは会社次第の「任意項目」

交通費精算書に記載しなくても一般的には問題ないものの、会社の内規によっては記載を求められるのが「任意記載事項」です。

 

申請日

交通費は年度内に申請・精算・記帳していれば税務処理上は問題ありません。したがって申請日は厳密には不要です。
しかし、数ヶ月以前の交通費を精算するとなると記帳処理も面倒になるため、ほとんどの会社では月単位で申請させています。
申請日欄を設けることで、申請が遅くならないよう促す心理的効果もあります。

上長の承認印

外回りや出張の多い会社だと交通費を精算する頻度も金額も膨大になり、それだけ不正や間違いも起きやすくなります。
上長が交通費精算書をチェックすることで、不正や間違いを大幅に減らすことができます。

目的地

目的地自体は交通費の精算に直接関係ありません。
交通機関と経路さえわかれば交通費の正誤をチェックできるからです。
ただ、目的地が決まっていれば大体の交通費を算出できるため、無駄な交通費の支出を防ぐことができます。

利用目的

交通費精算書に利用目的(外回りか出張か接待かなど)を明記するとチェックを省力化できます。
たとえば「内勤業務を終えてタクシーを利用して帰宅した」という場合、一見すると業務上発生した経費として精算が可能なように思えます。

しかし、出退勤に必要な交通費は「通勤手当」という形で給与に盛り込まれているはずです。したがって経理担当としても「普段は電車なのになぜタクシーを使ったのか?」という疑問が生じ、申請者に対して確認する手間が必要となります。
「深夜遅くまで残業が続き、終電がなくなったため」などと交通費精算書に利用目的を明記しておけば、あとで余計な詮索をされることもありません。

 

交通費精算書の形式はクラウド型へ

交通費精算書の形式は会社によって異なります。社員数名の小さい会社だと、いまでも手書きの交通費精算書を使っている例もありますが、
大半の会社では一定の雛形が決められており、各社員がPCにインストールした雛形に必要事項を入力し、プリントして提出するという形をとります。

しかし、最近ではクラウド型の交通費精算システムを採用する会社が急増しています。
社員が出張先でスマホアプリを使い必要事項を入力すれば精算書の申請が完了するものなど、交通費精算の形式が年々合理化されています。

クラウド型が大きな威力を発揮するのが交通系カードとの連携です。交通系カードは改札や窓口で領収書をもらうことができないため、帰社してからカードの利用明細を参照しつつ精算書を作成しなければなりません。この面倒な手間はクラウド型を導入すれば省けるので、外回りや出張業務の多い会社にとっては大きなメリットといえるでしょう。

 

メモも忘れずに

交通費精算書を正確に書くにはメモが不可欠です。
たとえば時間に追われているときは出発地と到着地を逐一気にしている暇はありませんので、出先での仕事が一段落したら、休憩がてら手帳に必要事項をメモしておきましょう。
帰社後の精算書作成がスムーズに進むはずです。

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