【経費精算】 交通費精算の理想 的なやり方

交通費精算は経理担当者にとって非常に面倒な業務だと考えられています。
忙しい月末の時期に、交通費精算に何時間も費やさなければならないケースも少なくありません。
このページでは、 交通費精算の理想 的なやり方と、クラウド化することで得られるメリットをご紹介します。

交通費精算の効率化にはクラウドシステムの導入が理想的

• 1.インターネット上の乗換案内サイトなどで経路、運賃を調べる。定期を使用した区間等の料金の差引を行う。
• 2.紙やエクセルに交通費精算書に日付、訪問先、目的、交通機関、経路、運賃を記載もしくは手入力する。
• 3.上司の確認を経て、承認印をもらう。
• 4.内容をチェックし、問題がある場合は差し戻しを行い修正する。
• 5.精算後出金を行う。

この方法では、業務の効率が悪い上、ミスが起こりやすくなります。
そのため、二名体制でチェックを行う必要があり、人員コストがかかってしまいます。

交通費精算におけるすべての手間を自動的にできたらそんなに楽なことはありません。
そして、それを可能にするのが交通費精算のクラウド化です。

今後、多くの企業においての交通費精算は、クラウドによるシステム化が主流になると考えられています。

不正請求やヒューマンエラーによるリスクを回避

交通費精算をクラウド化すると、ICカードの情報取得や定期区間の差引も自動で行われるため、データの手入力や面倒な再計算は必要なくなります。
交通費精算の効率化はいかに手作業を減らせるかが鍵。
これまでICカードの履歴を印字し、手入力でエクセルに打ち込んでいた作業がもし不要となったら、経理担当者の業務負担は大幅に軽減されることでしょう。

また、営業担当者の中には、定期区間の交通費を申請していなかったり架空の交通費を計上したり、遠回りのルートで水増ししたりするなどの不正請求を行う者がいるかもしれません。
そのような不正請求による過剰支給を防止するためにもクラウド化は役立ちます。その結果、申請ミスによる差し戻しのリスクも軽減するでしょう。

ペーパーレス化によるコスト削減にも繋がる

交通費精算の際、上司に提出するための申請書には大量の紙が使用され、万が一問題があって差し戻しになった場合は、再度印刷を行う必要があります。

しかし、クラウド化することで、紙による出力ではなくオンラインで申請書の確認が行えるようになります。
無駄な印刷物がなくることで社内のペーパーレス化に貢献し、結果的はコストの削減にも繋がるでしょう。
上司からの承認印もクラウド化されます。名前の印鑑同様、電子印鑑となってクラウド上で押印してもらうことができるため、スピーディーに作業が進みます。

クラウド化で移動交通費の精算もスムーズに

交通費精算のクラウド化では、経理担当者だけでなく営業担当者にとっても面倒な手間を省くことが可能です。
外回りでの移動交通費を経理担当者に申請するとき、従来では申請書に情報を記載する必要があります。
これでは、交通費精算を行うために多大な時間をかけることになってしまいます。

また、本来であれば現地から自宅まで直行直帰で良いものの、申請書を提出するために会社に戻らなければならないケースもあるでしょう。
クラウド化されたシステムはインターネットに繋がっていれば、どこからでもアクセス可能です。
主張先や自宅から申請書の提出が行えます。そのため、申請書の提出のために会社に戻るストレスが軽減できます。

交通費精算に時間を割くことができず、提出期限に間に合わないというトラブルも少なくなります。
システムによっては、電車やバスなどの公共交通機関だけでなく、マイカーのガソリン代の精算を行えるものもあります。

交通費精算を効率化すると会社全体のメリットに繋がる

交通費精算の理想的なやり方とは、いかに業務を効率化できるかがポイントです。
今回はそのための一つの提案として、交通費精算のクラウド化を挙げました。

交通費精算のクラウド化は、人件費だけでなく無駄な交通費のコスト削減にも繋がります。
経理担当者にとっても営業担当者にとってもメリットが大きく、これまでできなかった業務に時間を回すことができ、会社全体にとってのメリットにも十分なり得ます。