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【通勤費管理】消費増税に伴う定期券の金額変更と企業が陥りがちな失敗例

2019年10月1日から一部の品目を除き消費税が10%に引き上げられる予定です。
それにより、公共交通機関の運賃の改定が行われるのは間違いないでしょう。

企業にとっては、定期券の金額変更による通勤費の増加が気になるところではないでしょうか。前回消費増税された2014年4月前後に起こった事例も含め、企業が注意すべきポイントを詳しくご紹介いたします。

 

多数の従業員の通勤費変更手続きで精算業務の負担が急増した事例

消費増税による公共交通機関の運賃改定は、鉄道・バス会社のほとんどで行われるでしょう。
ほぼ従業員全員の通勤定期代が変わることになります。

 

交通機関会社によって運賃改定時期はまちまちです。1人1人の通勤経路は細かく違いますから、通勤経路の妥当性を1つずつチェックするためには膨大な工数がかかり、精算業務に携わる従業員にとって大きな負担となるでしょう。

 

実際に前回の消費増税では、以下のような問題が発生した企業もありました。

 

1,000名規模の企業で通勤経路のチェックに330時間以上

前回の増税時、1,000名規模の企業で通勤経路のチェックに330時間以上かかったケースもあります。

企業側も短期間に従業員からの定期代変更申請が殺到し、精算業務が立て込むことは予測できていたため、人員を増やすなどの対応をしていました。

それでも残業しなければ業務を期間内にこなすのは困難なケースが多かったようです。

 

長時間の精算業務で計算ミスが多発

通常、公共交通機関が一斉に運賃を改定することはないため、通勤費の変更申請が集中することはあまりありません。

しかし、同時期に変更申請が殺到する消費増税時期には、長時間の精算業務による計算ミスも多発しました。

計算ミスを防ぐため、何度か再計算し確認することになり、ますます精算業務に時間がかかってしまうケースもあったようです。

 

 

経費検索ソフトで改定後運賃データの反映が遅延

PCやスマートフォンなどを使いインターネットで運賃や定期代が検索できるサイトは便利ですが、増税時期は検索サービスを利用するユーザーも多く、サーバーが混雑し、思うように検索ができないケースもありました。

また、中小私鉄会社や路線バスの定期代については改定後の運賃データの反映が遅くなるケースもあり、調べたい鉄道・バス会社の運賃データの反映がされているかを確認しながらの作業で想定以上に時間がかかってしまうこともあったようです。

 

 

従業員による交通費変更の申請漏れ

運賃改定による交通費変更を従業員に申請任せの企業では、なかなか変更届を提出しない従業員もいたそうです。

提出するように呼びかける手間がかかり、円滑な精算業務の妨げになってしまったケースがありました。

 

 

精算業務軽減のためには増税前の月末までに定期券を購入するよう周知!

多数の従業員の通勤費変更手続きで清算業務の負担が増加!

消費増税後はすぐに新しい運賃が適用されるケースがほとんどですが、増税前の月末までに購入した定期券は、有効期限が残っている内は旧運賃のままで使用できます。

 

つまり、今回の消費増税では、2019年9月30日までに6ヵ月の定期を購入してもらうことで運賃改定による定期券の金額変更の精算業務がある程度軽減されますし、通勤費も若干抑えられます。

 

ただし、9月末は定期券購入窓口の混雑が予想されますので、余裕を持って購入するように従業員に周知させましょう。

 

消費増税から3ヶ月間は各社員の給与支給額の確認が必要

消費増税する2019年10月以降3ヶ月間は、社員1人1人の給与支給額が月額変更の届け出(随時改定)に該当するかどうかも確認しなくてはなりません。

どういうことかと言うと、消費増税で定期券代が高くなると「固定的賃金の変動」に該当するため、健康保険料や介護保険料、厚生年金保険料など社会保険料の月額変更の届け出(随時改定)を提出しなくてはならない可能性が出てくるのです。

 

届け出が必要なのは、3ヵ月間で保険料を計算する基礎となる「標準報酬」が2等級以上変動する場合ですから、消費増税分の定期券代(通勤費)が高くなるだけであれば、可能性は低いです。

しかし、たまたまその月に残業が多かったりするなども給与が増える要因があった場合には注意が必要です。

例えば10月〜12月分の給与支給額のうち、標準報酬が2等級以上変動していた場合、1月の社会保険料から標準報酬月額が変更になり、2月からは給与から控除される社会保険料が増えることになります。
急に保険料が高くなった、と慌てないように該当する従業員には説明が必要となるでしょう。

 

 

通勤費の管理をシステム化することで業務の効率化が可能

消費増税による公共交通機関の運賃改定で定期券の金額が変更されます。
ほぼ全従業員の交通費が変更となるため、通勤経路のチェックなどで精算業務にあたる従業員にはかなり大きな負担がかかります。

 

人員を増やしたり、消費増税前に定期券を購入するよう従業員に周知させることである程度は負担の軽減が可能ですが、より業務の効率化を図るには、通勤費管理のシステム化がおすすめです。

精算のための残業を減らせ、人件費など大幅なコスト削減も図れるでしょう。

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