【経費精算】面倒な交通費精算をICカードで効率化しよう

IT技術が発達した現代も、交通費を精算する際は、エクセルなどのアナログ作業や会計システムを用いることが多いものです。これは非常に手間がかかるもので、本来すべき業務ができなくなることも少なくありません。

業務を効率化をするためには、ICカードで効率化が可能です。ICカードであれば乗車履歴が残るので便利と言われています。
では一体、どれくらい便利なのでしょうか？

交通費精算はどのような手段で行っている？

社内の交通費精算はどのような手段で行っていますか？

企業に勤めていて、経理や総務を担当している方にアンケートを取ったところ、100人中50％の方がエクセル、領収書や書類での手計算で交通費を精算しているという回答が得られました。

つぎに、会計ソフトなどのツールを利用している方が38%。
交通系ICカードでの履歴を活用している方は、わずかに8%にとどまっています。

手計算と回答した方の意見を見ると、従業員が少人数であることから、特別なツールを導入する必要がないと感じているようです。昔からこの方法で行われており、現在も手法を変更する必要性を感じていないという回答も見られました。

一方、会計ソフトを使っている方は、手計算でのミスを回避することを目的として導入しているケースが多いようです。また、独自開発やツール開発を依頼した際に、交通費精算に関するツールを同時に導入しているケースも見られました。

わずかに見られるICカードの履歴による交通費精算は、正確で不正ができないことを理由として選択している方が多いようです。

ICカードを用いると、一定期間の乗車履歴とその運賃を確認することができます。
ただし、一定期間しか確認できないので定期的に取り出す必要があります。

交通費を計算する最も手軽な方法は、駅の券売機で乗車履歴を印刷する方法が挙げられます。
ただし、この方法だと紙から紙へと転記する必要があるので、多少手間に感じる可能性はあるでしょう。

また、ICカードリーダーを使用する方法もあります。ICカードリーダーとパソコンとを接続し、パソコン画面上で乗車履歴を表示させるのです。ICカードリーダーによっては、CSVなど形式を指定して出力できるものもあります。券売機で印刷するよりも、こちらの方が使い勝手が良いと感じる方は多いでしょう。

そして、もう一つの方法としては、交通系のICカードを使わずにスマホの決済サービスを利用し、利用履歴を確認する方法もあります。

これであれば、別途ICカードリーダーを準備する必要がありませんので、手軽に使うことができます。

単純に交通系ICカードの利用履歴をPCに取り込んだとしても、それをもとに経費精算書を手書きで転記するのでは、メリットは生じないものです。
ICカードの履歴を有効に利用するためにも、ツールとの連携は欠かせないものと考えましょう。

たとえば、弊社では「らくらく旅費軽費」というツールを取り扱っております。
ICカードリーダーでICカードの履歴を読み取って、そのデータをツール内に読み取ることが可能となります。

さらに、その利用履歴を使って、そのまま経費精算に関する資料を作成することができますので、転記ミスや入力ミスといったヒューマンエラーが減らせるのです。

もちろん、ICカードを使わなかった場合でも、「駅すぱあと」との連携が可能ですので、経路を検索し、交通費を登録することも可能です。

導入することによって、システム投資費用が発生するものの、申請業務、承認業務、経理業務の大幅な削減が実現することから、トータルでのコスト削減、そして業務効率の改善を狙うことができるでしょう。

IT化が進んだ現代においても、いまだに交通費を精算する際はエクセルなどを使って、アナログ作業をしているケースが少なくありません。

広く普及している交通系ICカードでは、乗車履歴と運賃を確認することができます。

交通費精算のツールと連携させることで、自動で申請書を作成でき、入力ミス等のヒューマンエラーを減らすことができるでしょう。

今回ご紹介した内容をぜひ参考にして、自社の業務効率改善を狙ってみてはいかがでしょうか。