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通勤費管理

実費精算 は 通勤費と勤怠のシステム連携がカギ!

今回は、通勤費の 実費精算 について、その方法を整理してご案内した以前のコラム(2021年04月22日公開)の続きです。そこでは、通勤費の実費精算の大変さから、通勤費管理システムの導入、そして通勤費管理システムを勤怠管理システムと連携させることの重要性をお話ししました。そこで今回は、勤怠システムとの連携について、より詳しく踏み込んでご紹介いたします。

 

通勤費の実費精算は、コスト削減だけれども・・・

通勤費管理システムと勤怠システムとの連携のお話の前に、少し以前のコラムの内容をおさらいしたいと思います。内容を覚えておられる方は、次の項へスキップしていただいて構いません。

 

まず、定期代の支給を廃止し、通勤費を実費精算に切り替える会社が増えています。この背景には、新型コロナウイルス対策によるテレワーク導入があります。従業員の出社日数が減少したため、定期代を支給するよりも、実費精算の方が通勤コストを抑えられるというわけです。

 

ただ、通勤費の実費精算を全従業員が行い、管理部門がすべて処理する業務は膨大です。しかも、定期代の支給も併用する会社や、社会保険料との絡みなどから、通勤費の管理や処理はより複雑で手間がかかるように…。このため、通勤コストが減っても、管理部門の残業が増えてしまうケースが少なくありません。

 

そこで、精算業務を簡単・正確にする通勤費管理システムの導入が効果的であることをご紹介したのでした。そして勤怠管理システムと連携すれば、さらに有益であることまで言及しています。

 

 

実費精算には通勤費と勤怠のシステム連携が重要!

まず、勤怠管理システムが、出退勤時刻の記録はもちろん、休暇の申請・取得の管理、勤務シフトの管理などができる業務支援ツールであることは広く知られているでしょう。顧客先へ直行するような場合には、社外からシステムへログインした時刻で就業を把握する等の仕組みもあります。

 

このため、就業時間の把握がより重要になるテレワークの導入に合わせて、一人ひとりの出退勤時刻を、紙のタイムカードやExcel等で把握・管理することに限界を感じているからではないでしょうか。

 

通勤費を実費精算にした会社では、通勤費を申請する側の従業員が、まずは勤怠管理システムを利用します。その出社日数を参照・確認して、申請書を作成(転記)するからです。一方、通勤費の申請を処理する側の管理部門では、従業員からの申請書の内容と勤怠管理システムの記録をチェックします。

 

そして、通勤費管理システムを導入している会社であれば、申請内容を『人』が通勤費管理システムへ入力しています。申請する従業員か、管理する担当者の、いずれかが。

 

勤怠記録を、勤怠管理システムから通勤費管理システムへ

同じ通勤情報を、何度も入力し直すの?

さて、もう皆さんお気づきでしょう。通勤費の実費精算のために、申請内容を通勤費管理システムへ「人が入力し直す」のなら、勤怠管理システムから通勤費管理システムへ勤怠記録が「自動で反映される」方が早いのではないかと。

 

その通りです。通勤費管理システムと勤怠管理システムが連携すれば、通勤費の申請・精算時に勤怠記録をチェックする手間や、出社日数を通勤費管理システムへ入力する手間が省けるのです。

ポイントは“システム連携”

通勤費管理システムと勤怠管理システムを連携させるには、勤怠管理システムにおいて出社日数が判別できるデータ区分*やフラグ設定が可能であることと、出社日数(通勤回数)を出力できることが最低条件です。

 

*データ区分について

■通勤費対象になる自宅~会社最寄駅までの移動

・出社(通常業務)

・出社(通常業務以外:研修、健康診断、会議等)

■通勤費対象にならない業務

・在宅勤務

・直行、直帰

・会社から客先への移動

 

上記のような区分を決めてデータを分け、通勤費の実費精算の対象になるデータを集計・出力できれば、連携できる可能性が出てきます。一見、難しそうですが、これは極めて一般的な機能であり、ほとんどの勤怠管理システムが実装していると考えられます。

となると、連携には「通勤費管理システム選び」が重要になってきます。勤怠管理システムからのデータを取り込めるかどうかです。

 

実費精算を成功させるには、“連携”できる通勤費管理システムの導入が重要!

勤怠管理システムと連携可能

『らくらく通勤費』は、多くの勤怠管理システムと連携し、データを自動で取り込める通勤費管理システムです。

 

らくらく通勤費側では、通勤経路と運賃情報を登録・管理しておきます。勤怠管理システムから出力される「社員番号、対象年月、通勤回数(片道の場合は0.5日)」のCSVデータを取り込めば、実費精算による通勤費が自動で計算されるというわけです。

 

また、らくらく通勤費なら片道精算にも対応しており、直行・直帰があった場合、その日の通勤費を0.5日とカウントできます。

 

そこで重要なのが、勤怠管理システム側に日ごとの勤務が「出社」なのか「テレワーク(出社せず)」なのかを区別できる機能があることです。つまり、「通勤回数」にカウントされる数の把握です。皆さまがお使いの勤怠管理システムには実装されていますでしょうか。

 

もし、そうでなくともご安心ください。らくらく通勤費には「通勤費申請機能」があり、この機能の中で、出社した回数を申請できるからです。

 

給与システムとの連携も可能

さらには、通勤費を定期代で支給するなら「月割額」を、実費精算で支給するなら「実績額」を給与システムへ送り、支払い手続きを自動で行わせることができます。

 

このように、勤怠管理から給与支払いまで、システムを連携させることで大きなメリットがあります。システム連携のカギを握るのが、勤怠と給与とをつなぐ存在。そうなり得るのが通勤費管理システム「らくらく通勤費」なのです。

 

通勤費の支給を実費精算に切り替えるなら「らくらく通勤費」の導入を、ぜひご検討ください!

 

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