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通勤費管理

定期券 をやめて 実費精算 へ、その方法を確認しよう

定期代の支給を廃止して、通勤費の実費精算に切り替える企業が少なくありません。

しかし、切り替えにはどういった手続きや作業が必要で、どのような問題や負担の発生リスクがあるかわからない、という声をよく耳にします。

定期券を解約するなら、払い戻しも面倒そうです。

 

そこで今回は、通勤費の実費精算について、その方法や注意点などを整理してご紹介したいと思います。

さらに広がりそうな、 通勤費 の 定期券 支給から 実費精算 へ

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、急速に導入が進んだテレワーク。

それによって社員の出社数が減少したことから、より小規模なオフィスへ移転したり、定期代の支給を廃止して通勤費の実費精算に切り替えたりする会社が増えていることを、以前このコラムでもご紹介しました。

どちらもメリットは経費の節約であり、経営上、合理的な判断といえるでしょう。

 

このうち通勤費の実費精算への切り替えは、顧客先を訪問する際の交通費と同様に処理でき、大きな設備投資などもかかりません。

よって、実費精算はすぐに実施できる手段として、今後もさらに拡大していきそうな気配です。

 

会社の 通勤費 コストは減った、でも人件費は?

実費支給 の一般的なやり方

先にも挙げた、顧客訪問時の交通費のような精算方法を、ほとんどの会社で採用しています。

具体的には、交通機関を利用する際に従業員が運賃を立て替えて支払っておき、事後に従業員が個別で実費を申請。人事総務部などの通勤費を管理する部門が処理して、翌月の給与と共に従業員へ支払う(返還する)方法です。

 

これだけ見れば、何か特殊なことをしている訳ではなく、問題はなさそうです。

しかし、実際に運用を始めると、多くの会社がすぐに同じ課題に直面していることをご存知でしょうか。

それは、管理部門において急激に業務量が増加するというもの。どのような作業をしているのか見てみましょう。

 

■ 通勤費 の 実費精算 における担当者の業務

  • 申請者(従業員)の、実際の出社(通勤)日数を確認し、申請書と照合。
  • 申請者(従業員)の、通勤ルートおよび運賃の確認。
    (定期券利用時の経路と異なる場合は、その妥当性もチェック)
  •  運賃と出社日数から総額を計算、申請書と照合。
  • 責任者の承認を取った上で、給与システム等へ反映。

といった業務を従業員一人ひとりに対して行うため、その手間は膨大になります。

しかも、定期代を支給していた頃なら数か月に1度の更新作業で済んでいたものが、実費精算では毎月作業が発生します。

管理部門の残業時間が急激に増え、労働環境が悪化したという話は少なくありません。

 

例外的な 通勤費 支給方法は、さらに難しい

また、会社によっては定期代支給と実費支給を併用している場合もあり、その際には上記の実費申請の処理を毎月行いながら

  • 定期券の利用者の把握と、更新時期の管理。
  • それに応じた定期代の支給手続き。

も実行しなければなりません。

そして、従業員ごとに通勤日(数)をあらかじめ決め、これを「1ヶ月定期を購入して通勤する」のと「毎日運賃を支払って出勤する」のではどちらが安いかを毎月比較し、支給額を決めている会社もあります。

つまり、「実費通勤費」と「定期代支給」の金額を管理部門で毎月確認しており、その複雑さや大変さが伺われます。

 

さらに別の側面から見れば、申請者(従業員)も自分が通勤した日を記録しておき、通勤回数を計算して申請する手間(時間)を毎月かけています。定期代を支給していた頃には無かった業務であり、それを全従業員が行っているとなれば、目に見えない形で以前よりも多大な人件費が発生していることになります。

 

定期券 の解約に絡んで注意したいこと

定期券の有効期限切れにあわせて実費精算に切り替える場合は、そのまま定期券を更新しなければよいだけですが、定期券の有効期限内であれば定期券の途中解約手続き(払い戻し)が発生します。そこで気を付けたいことが大きく2つあります。

ムダの少ない 定期券 払い戻し を

1つは、解約のタイミングです。鉄道定期券の場合、解約は「月割計算」になります。このため利用開始日から1ヶ月ごとに区切りをつけており、定期券払い戻しは解約を申請した日の翌月(次の区切り)からとなるため、区切りを1日でも超えてしまうとさらに次の月からの定期券払い戻し(1ヶ月分)になってしまいます。

 ■定期券払い戻しの例:4月10日利用開始の3ヶ月定期の場合

解約日はわずか1日の差でも、1ヶ月の差に。

なお、定期券払い戻しがあった場合、多くの会社でその金額を当該従業員の解約月または翌月の給与から差し引いて(控除して)います。

 

通勤費 定期券代 ・ 実費支給 は、 社会保険料 の算定に影響します

もう1つは、社会保険料の計算です。標準報酬月額の算定には4~6月の通勤費の実績が関わってきますが、この間に定期券の払い戻しをした場合、計算がより複雑になります。上記の定期券払い戻しの「月割計算」が再び絡んでくるからです。計算の考え方は、下記の通りです。

4~6月の通勤費の月割計算

社会保険料は、将来の年金支給額にも関わってくるため、正確な算定・申告が求められます。定期券の払い戻しには、十分ご注意ください。

(参考:「通勤費」の 実費精算 を「交通費」で処理していい?

 

通勤費 のさまざまな課題は、システムで克服できる

このように、通勤費を定期代支給から実費精算へ切り替える場合には、いくつもの手続きや作業が必要となり、注意点や課題も出てきます。つまり、そう簡単に切り替え/導入できるものではないと認識されましたでしょうか。

 

ところが、実はそう難しいことではありません。切り替えや運用を簡単にできる方法があるからです。それは「通勤費管理システム」の導入。現在、市場ではいくつものシステムがリリースされており、利用する側が目的に応じた製品選びをすることが重要になってきます。

そこで、通勤費の実費精算を導入する際の、通勤費管理システム選びのポイントを整理すると、下記のことが可能か、あるいは実行しやすいかが重要になります。

  •  勤怠記録(勤怠管理システム)との連携。
  • 「定期券を購入する場合」と「切符を購入する場合」の金額(費用)比較。
  • 定期券利用者と実費精算者の、区別(認識)と並行した管理。
  • 通勤経路の妥当性チェック(定期利用/実費精算それぞれで)。
  • 定期券解約に伴う、定期券払い戻し金額の自動計算。
  • 社会保険料算定の為の通勤費月割額の自動計算(通勤費の実績に基づく給与システムへの反映)

この中でも、特に注目すべきは「勤怠記録(勤怠管理システム)との連携」です。出社記録との紐づけは、実費精算を行う中でもっとも手間がかかる作業の一つだからです。

 

『らくらく通勤費』は、市販されている多くの勤怠システムと連携が可能な通勤費管理システムです。そして、上記のポイントすべてにも対応しています。

 

この「勤怠記録(勤怠管理システム)との連携」については、あらためて機会を設け、本コラムでより詳しく取り上げたいと思います。

通勤管理システムと勤怠管理システムの「連携の仕組み」や「連携の条件」、そして何より「連携できるメリット」など、その意義や価値を具体的にご紹介いたします。

どうぞ、お楽しみに!(2021年6月掲載予定)

 

とその前に、すでに『らくらく通勤費』にご興味をお持ちいただけましたなら、次の機会を待たず、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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