人事異動と通勤手当、忙しさを軽減する「神の一手」

人事異動 は、会社の方向性を調整するうえでなくてはならない大切なアクションです。

そこには、綿密な予測とプランニングがあり、会社側にとっても、辞令を受ける当の社員にとっても、大きなイベントになることは間違いありません。

異動に関する一連の事務処理業務を担当するスタッフにとっても、それは同じこと。

つつがなく異動が完了するために全力を注ぎます。

問題なのは、その作業の煩雑さ。特に異動が集中する時期ともなれば、残業が増え、ストレスが頂点に達することもあります。

もっと簡単に、効率よく、人事異動に伴う事務作業を完遂する「神の一手」はないものか……。そんな悩みにお答えします。

人事異動 の時期には仕事量が激増する！

10月、4月は人事異動のピーク期

多くの会社は、決算に伴う形で人事異動が発生します。

9月決算、3月決算の会社はそのタイミングで人事異動が組まれ、翌10月、4月の1日付けで新部署に着任するというパターンが多くなります。

異動する本人は準備や引き継ぎに忙殺されることになり、同様に大変なのが、人事異動に関する事務処理を担当する部署のみなさんです。決まった時期に人事異動が発生するということは、その時期の仕事量は確実に増えるということ。加えて、4月は新入社員を迎える月でもあり、処理しなくてはならない事務作業の量は膨大なものになります。

人事異動が発生すれば、忙しくなるのは当たり前！

時期に関わらず、人事異動が決まれば、最終的に着任するまでにたくさんの事務的な処理が発生します。異動する社員は、社内での役割だけでなく、生活そのものがガラリと変わることもあるため、それに伴った多様な手続きが発生します。

人事異動の際に発生する主な作業は以下のとおりです。

• 異動辞令の発行
• 組織表の変更
• 住居の手配
• 転居費用の計算
• 住所変更
• 住宅手当の変更
• 通勤費変更など

これだけの作業を、異動する社員の人数分処理していかなければならないことを想像すると、気が遠くなりそうです。

人事異動発生の報を耳にしただけで憂鬱に感じてしまう担当者がいても不思議はありません。

通勤費の変更作業が業務過多の原因⁉

通勤費変更作業の流れには、パターンがある

異動に関する処理業務は、一つひとつが重要なのですが、煩雑なものが多くあります。

その中でもとりわけ厄介で、複雑なのが通勤費の変更処理です。人事異動の際に発生する変更のパターンには、概ね以下のようなものが考えられます。

１．勤務地が変更になり、自宅の住所も変更になる

大掛かりな異動パターンです。通勤費の変更は確実に発生します。

＜主な作業の流れ＞

異動発令→新住所決定→新通勤経路決定→通勤費変更

２．勤務地は変更になるが、住所は変わらず

該当社員に転居の負担はありませんが、通勤費は変更になります。

＜主な作業の流れ＞

異動発令→新通勤経路決定→通勤費変更

３．勤務地は変わらないが、住所は変更

＜主な作業の流れ＞

人事異動以外にも、社宅・寮の変更、社員側の都合によって転居が必要な場合もあります。

住所変更→新通勤経路決定→通勤費変更

いずれのパターンの場合も、現実的には、異動する社員からの申請を待ってから詳細な作業に進む必要があります。また担当者のペースでサクサクと進めるわけにはいかないこともあります。「待ち時間」が発生することも含め、一筋縄ではいかない作業が、通勤費の変更なのです。

業務を圧迫する面倒な処理が盛りだくさん

通勤費の変更が煩雑になりがちなポイントを見ていきましょう。特に混乱を招きやすいのが、2つの「申請処理」です。

１．解約申請

新通勤経路に変更するにあたって、それまで社員が使用していた定期券を解約する必要が生じます。それに伴って、いくつもの確認・精算作業が必要です。

• 申請日または異動日を基準とした定期券の解約計算、金額の妥当性チェック。鉄道は月割（同じ会社線での変更なら旬割）、バスは日割で精算となる。
• 定期券の解約日や会社のルールに則った解約日付での払い戻し金額の計算をする。

＊参考：定期券の払い戻しで注意すべきポイント

＜https://rk2.mugen-corp.jp/column/1146/＞

２．新経路申請

異動する社員は、新住所から職場までのルートや通勤費を申請します。その妥当性を確認するのも骨の折れる作業です。

• 新しい住所から最寄り駅までの距離とルートの確認。バスや自転車利用の判定、利用駅が適正かどうかをチェックする。
• 新しい勤務地への経路確認。乗換、ルート、距離、金額をチェック。
• 自動車通勤の場合は、免許証・車検証・自動車保険など、更新漏れがないか、または必要な保険に加入しているかどうかをチェック。

これらの申請を待ち、社員ごとに違う通勤経路や通勤手段をそれぞれチェックし、料金を計算します。その労力はかなりのもの。一件の異動が発生するだけでも大変なのに、ピーク時のことを考えると……負担は相当なものになるでしょう。このようなことからも、通勤費変更業務の煩雑さが、人事異動の処理業務全体を圧迫する要因になることがよくわかります。

通勤費変更作業の煩雑さを解消する方法

人事異動の際の業務を複雑化する通勤費変更作業を、大幅に効率化する方法があります。

それは「通勤費管理システム」の導入です。

さまざまな確認、計算といった作業をシステムに任せることで、作業自体はぐっと楽になり、ほかの諸作業に割ける時間も確実に増えることになります。

たとえば「通勤費管理システム」は、混乱を招きがちな次のような作業を簡易化してくれます。

• 駅名、路線名、停留所の変更
• 運賃情報の変更
• 定期券の払い戻し計算

こうした機能を利用することで、作業全体のコンパクト化・効率化はもちろん、計算ミスや過払い、確認漏れといったトラブルの軽減も期待できます。

また、データ管理も正確で容易になることから、異動完了後の日々の通勤費管理もスムーズにできるようになります。再び異動が発生した場合も、通勤費変更に関してはストレスなく進められるようになるでしょう。

通勤費管理システムで、人事異動 を「軽快」に

通勤費の変更作業を効率化することで、人事異動に伴う煩雑になりがちな処理が、大きく変わることはイメージしていただけたかと思います。

人事異動は、会社の体制を調整し、向上させるための重要な施策。それを滞りなく成功させるためには、人事、総務、経理といったあらゆる担当者が連携し、無駄なく任務を遂行する必要があります。

だからこそ、一連の作業を見つめ直し、トラブルの元となる要素を改善しなくてはなりません。

「通勤費管理システム」の導入も、その「改善策」のひとつと言えます。ぜひお試しください。

これでもう、人事異動のピーク期を恐れる必要はありません！

ぜひ通勤費管理システムの導入をご検討ください

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