通勤費実費精算から定期代支給に変更する際のポイント
通勤費支給の多様化、定期代支給と実費精算
新型コロナウイルス感染症対策によってテレワークが普及しましたが、コロナの5類移行の伴いテレワークの終了や、テレワーク併用という企業も多いかと思います。
弊社は、テレワークでの働き方を基本として継続していますが、皆様の会社ではいかがでしょうか。
通勤費関連では、コロナ以前は通勤定期代を支給され毎日鉄道やバスを利用して通勤することが当たり前でした。
コロナ感染拡大の影響でテレワークで出社を控え、定期代支給を廃止し実費精算に変更していましたが、5類移行後は通常出社に変更、定期代支給を復活された企業も多いかと思います。
もし、これから通勤費を実費支給から定期代支給に変更しようとお考えであれば、今一度通勤費の支給管理のあり方を見直してみてはいかがでしょうか。
実費精算から定期代支給に変更する際のポイント
- 経路チェックと6ヶ月定期代支給でコストダウン
- 支給基準日を固定せずに6ヶ月定期代支給
経路チェックと6ヶ月定期代支給でコストダウン
片道運賃の経路と定期券利用の経路では、最安経路が異なることがあります。
特にJRと私鉄・地下鉄を利用して通勤できる場合、片道運賃では私鉄・地下鉄利用が安価であって、定期券にするとJRの6ヶ月定期券の割引率が大きいため、JR利用の方が安価になる場合があります。
1ヶ月定期と6ヶ月定期を比較すると、JRでは約20％、私鉄・地下鉄では約10％も割り引かれます。
例えば
川越～新宿の通勤の場合、東武鉄道・東京メトロの経路とJRの経路、西武鉄道の経路があります。
主な経路は４通りです。
①東武鉄道・東京メトロ利用の経路
片道運賃 576円
1ヶ月定期 21,890円
3ヶ月定期 62,400円
６ヶ月定期料金 118,210円
乗車時間 40分
②東武鉄道とJR併用の経路
片道運賃 648円
1ヶ月定期 21,430
3ヶ月定期 61,100 円
６ヶ月定期料金 112,670 円
乗車時間 39分
③JR利用の経路
片道運賃 770円
1ヶ月定期 22,580 円
3ヶ月定期 61,100円
６ヶ月定期料金 110,880円
乗車時間 52分
④西武鉄道利用の経路（本川越～西武新宿）
片道運賃 513円
1ヶ月定期 19,020 円
3ヶ月定期 54,210 円
６ヶ月定期料金 102,710 円
乗車時間 54分
時間比較をすると①が40分、②が39分と早いですが、
料金比較をすると、④が最も安い経路となります。また、③のJR利用では6ヶ月定期代の割引が大きいため、2番目に安い経路となります。
実費精算では、片道運賃の最安経路で判断されることが多いかと思います。
しかし、判断基準がそれだけでなく、6ヶ月定期での比較や定期代を利用した移動の利便性を考慮して比較したい場合などもあるかと思います。
上記の例では、川越～新宿の経路だけでなく、本川越～西武新宿の経路も比較対象になっています。
通勤費管理システム「らくらく通勤費」では、駅名を基準ではなく住所を基準に経路探索するので、このような異なる駅やバス停も比較対象として経路探索が簡単です。
勤務形態がオフィス出社中心で定期代支給に変更する場合は、対象人数が大きいほどインパクトのある金額となりますので、実費精算の経路のまま6ヶ月定期にすべきかどうかの判断は大事です。
通勤経路や、通勤手当の見直しだけでなく、定期券の管理が増えれば、異動や転居・退職などによる途中解約も発生します。
これらの業務負荷も、システム化することによって解決することができます。
支給基準日を固定せずに6ヶ月定期代支給
多くの企業で定期代支給方法は、以下のように行われていることが多いです。
・4月1日を基準日（定期券開始日）として、4月1日～9月30日の6ヶ月定期代を支給。
・途中で異動等が発生した場合は、その月で払い戻し、9月30日までの月数分の定期代を支給。
・月中の場合、変更月の月末までは日払い支給。
支給基準日（定期券開始日）を4月1日・10月1日にするのではなく、異動日を基準に定期券開始日として、通勤費を支給します。
例えば、
4月1日から6ヶ月定期を支給している、以下の2つのケースを例に挙げてみます。
- 6月1日異動になる社員のケース
システム化していない多くの運用
5月31日で定期券を払い戻し、
払い戻し計算方法は、6ヶ月定期 － 4月・5月分（1ヶ月定期×２） ＋ 手数料220円となります。
6月1日～9月30日の4ヶ月間の新経路の定期代（1ヶ月定期代＋3ヶ月定期代）を支給します。
この方法は、定期券更新時にはスタートが揃う点では管理しやすいですが、変更の都度、払い戻し精算が何ヶ月分か、定期の組み合わせは何ヶ月分買うのか、という判断と計算の手間が発生します。
システム化をして基準日を設定しない運用では、新定期代の支給が常に6定期となります。
5月31日の払い戻しは上記と同じですが自動計算します。
新経路の定期代は6月1日からの6ヶ月定期となり、判断と計算の手間を削減し、最も割引率の良い6ヶ月定期を購入することができます。
定期券継続のタイミングは人によってばらばらになりますが、システムで管理するので、抜け漏れも発生しません。
- 6月15日引っ越しをする社員のケース
システムしていない多くの運用
6月14日に払い戻しをします。
鉄道定期代は月割り計算のため、半月残っていても1ヶ月分として計算されます。
払い戻し計算方法は上記と同じで、 6ヶ月定期 － 4月・5月分（1ヶ月定期×２） ＋ 手数料220円となります。
新しい経路の通勤費は、6月15日～6月30日は日割り実費精算 ＋ 7月1日～9月30日の3ヶ月定期券 を支給します。
システム化をして基準日を設定しない運用なら、6月15日からの6ヶ月定期代を支給することができます。
実費精算、1ヶ月・3ヶ月定期を組み合わせた支払いを無くし、最も安い6ヶ月定期代支給が可能です。
基準日がそれぞれバラバラでも、システム化してあれば、抜け漏れなく更新することができます。
コロナを越えて、社員の方の通勤形態が多様化した企業様は、これを機会に通勤費の管理方法の見直しも検討してみてはいかがでしょうか。
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