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経理

経費精算 で必要な仕訳の方法とは?

会社によって、経費精算を手書きで行っているというところもあれば、専用のソフトウェアを使用しているという企業もあります。どちらの経費精算方法を採用している場合でも、効率良く実施し、作業コストを削減することが至上命題だと言えます。

 

本稿では、経費精算で必要な仕訳についてその基礎をご紹介し、経費精算を効率化・コスト削減するための方法についてご説明します。

 

そもそも仕訳とは?

仕訳(しわけ)とは、勘定科目ごとに現金の動きを記帳することを意味します。複式簿記において仕様する経理業務であり、複式簿記は以下のように、発生した取引を複数の勘定科目に分けて記帳する方法です。

 

 

以上のように、複式簿記では取引内を左に借方(かりかた)、右に貸方(かしかた)として複数の勘定科目を記帳していきます。借方とは入ったお金、貸方とは出ていったお金のことです。

 

複式簿記の特徴は、お金のやり取りの結果として財務状況がどのように変化したかを表すために、どちらかに現金や預金などの勘定科目を入れることです。複式簿記について理解すると、仕訳についてより深く理解することができます。ちなみに一般的な複式簿記では、資産・負債・純資産・収益・費用という5つのグループに分かれます。

 

経費精算の会計処理

経費精算申請書を使い従業員が立て替えた経費を処理するケースを想定し、経費精算の会計処理についてご紹介します。まず、経費精算には以下の情報が必要になります。

 

  1. 日付
    経費が発生した日付(場合によっては日時も)を正確に記入します
  2. 用途
    何のための経費かをできる限り細かく記入します
  3. 支払先
    誰に代金を支払ったのか(完全な店舗名)を記入します
  4. 金額
    基本的に税込み金額を記入しますが、合わせて税抜き金額を記入することもあります

経費精算申請書に、これらの情報が明記されていることと領収書やレシート、または出金伝票が添付されていることを確認し、仕訳を行います。ちなみに仕訳は従業員が経費を立て替えた日ではなく、経費精算を行った日です。決算に経費精算が間に合わなかったものに関しては、未払金として処理します。

 

会計処理の具体例

社員が出張で交通費(バス代、電車代)の15,000円を立て替え、後日経費精算書と領収書を経理に渡し、旅費交通費として精算。さらに、別の交通費10,000円があったが、決算に処理が間に合わず、精算が終わっていない交通費が10,000円あるというケースを想定します。この場合、以下のように仕訳を行います。

 

 

経費精算の勘定科目

経費精算の仕訳では、勘定科目ごとに作業することが大切です。ここでは、知っておきたい一般的な勘定科目を一覧でご紹介します。

 

経費精算を効率化・コスト削減するには?

経費精算における効率化はコスト削減に直結します。大切なのは、特別な労力を使わずに効率化を実現し、かつ高いコスト削減効果を目指すことです。そこでおすすめなのが、当社無限が提供する「らくらく旅費経費.net」です。

 

 

クラウドサービスとして提供されるらくらく旅費経費.netは、利用にあたってパソコンへのインストールやサーバーの設置等は不要です。Webブラウザからシステム画面にアクセスし、端末や場所を問わず利用できることから経費精算ソフトの利便性が飛躍します。もちろん、経費精算における効率化を大幅に実現可能です。

 

 

利用料金は1ライセンスあたり月額300円とリーズナブルなので、特別なコストをかけずに利用できるのもメリットです。経費精算を効率化し、コスト削減を目指す場合は、ぜひらくらく旅費経費.netをご検討ください。

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