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経理

経費精算 で必要な仕訳の方法とは?

会社によって、経費精算 を手書きで行っているというところもあれば、専用のソフトウェアを使用しているという企業もあります。
どちらの 経費精算方法を採用している場合でも、効率良く実施し、作業コストを削減することが至上命題だと言えます。

 

本稿では、経費精算 で必要な仕訳についてその基礎をご紹介し、経費精算 を効率化・コスト削減するための方法についてご説明します。

 

そもそも仕訳とは?

仕訳(しわけ)とは、勘定科目ごとに現金の動きを記帳することを意味します。複式簿記において仕様する経理業務であり、複式簿記は以下のように、発生した取引を複数の勘定科目に分けて記帳する方法です。

 
以上のように、複式簿記では取引内を左に借方(かりかた)、右に貸方(かしかた)として複数の勘定科目を記帳していきます。借方とは入ったお金、貸方とは出ていったお金のことです。

 
複式簿記の特徴は、お金のやり取りの結果として財務状況がどのように変化したかを表すために、どちらかに現金や預金などの勘定科目を入れることです。複式簿記について理解すると、仕訳についてより深く理解することができます。ちなみに一般的な複式簿記では、資産・負債・純資産・収益・費用という5つのグループに分かれます。
 

経費精算 の会計処理

経費精算申請書を使い従業員が立て替えた経費を処理するケースを想定し、経費精算の会計処理についてご紹介します。まず、経費精算には以下の情報が必要になります。

  1. 日付
    経費が発生した日付(場合によっては日時も)を正確に記入します
  2. 用途
    何のための経費かをできる限り細かく記入します
  3. 支払先
    誰に代金を支払ったのか(完全な店舗名)を記入します
  4. 金額
    基本的に税込み金額を記入しますが、合わせて税抜き金額を記入することもあります

経費精算申請書に、これらの情報が明記されていることと領収書やレシート、または出金伝票が添付されていることを確認し、仕訳を行います。ちなみに仕訳は従業員が経費を立て替えた日ではなく、経費精算を行った日です。決算に経費精算が間に合わなかったものに関しては、未払金として処理します。
 

会計処理の具体例

社員が出張で交通費(バス代、電車代)の15,000円を立て替え、後日経費精算書と領収書を経理に渡し、旅費交通費として精算。さらに、別の交通費10,000円があったが、決算に処理が間に合わず、精算が終わっていない交通費が10,000円あるというケースを想定します。この場合、以下のように仕訳を行います。
 

 

経費精算 の勘定科目

経費精算の仕訳では、勘定科目ごとに作業することが大切です。ここでは、知っておきたい一般的な勘定科目をご紹介します。

【特別経費】

【給料賃金】
雇用契約にもとづき、労働の対価として従業員に支払われる費用全般を給料賃金といいます。
 
【外注工費】
外部の業種や個人事業主と業務請負契約を結び、業務の一部を発注した場合にかかる費用です。
 
【減価償却費】
長期間にわたって使用する建物や設備などの固定資産を購入した場合、法定耐用年数に応じて少しずつ費用として計上していくことが可能です。これを減価償却費といい、減価償却費用として計上していきます。
 
【繰延税金資産償却費】
費用の中にはその効果が1年以上の長期にわたって発揮されるものがあります。そうした費用を繰り延べ資産の償却費として計上し、適切な期間で費用を分配します。
 
【貸倒金】
売掛金、受取手形、貸付金などの費用のうち貸倒となった損失が該当します。
 
【地代家賃】
店舗、工場、倉庫等の敷地の地代や店舗、工場、倉庫等を借りている場合の家賃等を含みます。
 
【利子割引金】
事業運用のための資金の借入金や利子、受取手形における割引料金が該当します。
 
【固定資産等の損失】
事業運用に必要な固定資産や繰延資産の施設の取り壊しや、災害による損失などの場合の損失をさします。

【一般的な経費】

【租税公課】
経費に該当する税金や、公的な負担金をさします。租税とは、国や地方に納める税金のことです。印紙税、登録免許税、自動車税、固定資産税などが該当します。公課とは各公共団体に納める交付金や会費といった、公的な課金や負担金を意味します。
 
【荷造運賃】
商品を販売するにあたり商品を梱包したり、消費者や顧客企業のもとに商品を届けたりするために配送を実施します。その梱包資材の購入、配送にかかる賃金や運賃を荷造運賃という経費として計上します。
 
【水道光熱費】
オフィスや工場、営業事業所などの水道料金、電気料金、ガス料金、プロパンガス料金などが該当します。
 
【通信費】
電話料金やインターネット料金の他、切手代や送料といった郵便料金も通信費に該当します。
 
【広告宣伝費】
商品やサービスを販売するために必要な費用が該当します。新聞や雑誌、インターネットメディアへの広告掲載料や、宣伝を目的としたWEBサイトの製作費も該当します。
 
【接待交際費】
事業関係者(社内関係者、取引先など)との飲食代が主な経費であり、会議や打ち合わせを目的とした場合に限り経費としての計上が認められています。
 
【損害保険費】
火災保険や自動車の損害保険など、会社の資産や不動産などにかける保険サービスの料金が該当します。
 
【修繕費】
建物などの不動産、設備機械など固定資産を修繕する際に発生する経費が該当します。
 
【消耗品費】
消耗品費は、取得原価が100,000円未満または使用可能な期間(法定耐用年数)が1年未満の消耗品を購入した際の費用です。
 
【福利厚生費】
全社員が使用できる制度に必要であり、常識の範囲内の支給であれば福利厚生費として計上できます。
 
【雑費】
明確な定義はありませんが、他の勘定科目に該当しない費用や、一時的・臨時的な費用を雑費として計上することが多いでしょう。
 
【専従者給与】
青色申告者(個人事業主)が家族従業員に対して支払った給与。
 

経費精算 を効率化・コスト削減するには?

経費精算における効率化はコスト削減に直結します。大切なのは、特別な労力を使わずに効率化を実現し、かつ高いコスト削減効果を目指すことです。そこでおすすめなのが、当社無限が提供する「らくらく旅費経費」です。

 
 

クラウドサービスとして提供されるらくらく旅費経費は、利用にあたってパソコンへのインストールやサーバーの設置等は不要です。Webブラウザからシステム画面にアクセスし、端末や場所を問わず利用できることから経費精算ソフトの利便性が飛躍します。もちろん、経費精算における効率化を大幅に実現可能です。

 
 

利用料金は1ライセンスあたり月額300円とリーズナブルなので、特別なコストをかけずに利用できるのもメリットです。経費精算を効率化し、コスト削減を目指す場合は、ぜひらくらく旅費経費をご検討ください。

 

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2022年1月24日加筆修正

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