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システム

ここまで出来る! 交通費精算の効率化

交通費精算は多くの経理担当者にとって負担になる作業の1つです。請求される交通費を精査し、月末などの指定日までに一括して支払い処理する必要があり、社員数に応じて処理量も増加する傾向にあります。そのため、サービスを利用することによる効率化やコスト削減に直結し、費用対効果が非常にわかりやすい業務と言えます。

 

そこで、今回は当社が提供する「らくらく旅費経費.net」で、企業の経理担当者が抱えている課題をどう解決するのか?また、導入後の効果がどのように現れるか?など、実際に導入されている企業の事例を交えてご紹介します。

 

「らくらく旅費経費.net」の導入効果とは?

それではさっそく、「らくらく旅費経費.net」をご利用いただいているアイ・ビー・エス・ジャパン株式会社様の導入事例をご紹介します。導入いただいたのは、海外の最新データ通信機器やネットワーク機器の輸入販売、技術サポートを提供するアイ・ビー・エス・ジャパン株式会社様(以下IBS Japan)です。

 

IBS Japanでは事業拡大にともない営業スタッフが増えたことで、交通費精算にかかる手間と時間が膨大し、経理担当者の業務負担が大きな課題になっていました。営業スタッフの中には仕事が忙しいあまり1年分の交通費を溜めているケースなどもあり、適切に経費処理の申請がされない状況にもありました。

 

また、交通費精算の処理業務が忙しくなった要因として、申請書類のフォーマットが複数存在し、記入方法も統一されておらず、各個人が必要に応じて独自にアレンジして記載するなど、経理担当者は経路や金額のチェックに多くの時間を割く必要もありました。

 

現在では「らくらく旅費経費.net」を利用することで、経理担当者の確認にする作業時間が従来と比較して10分の1程度までに短縮されています。これは、「駅すぱあと連携」機能が大きく貢献していて、経路や金額の確認を自動化することで実現しています。

 

また、経理担当者の確認時間の削減にとどまらず、申請者の記入ミスもなくなり、再申請を依頼するなどの手戻りが減り、この点も営業スタッフや経理担当者の負担軽減に貢献しています。

 

また、交通費精算のシステム化に伴い申請書類のフォーマットの統一化も図られ、個別に申請していた交通費、出張手当、出張経費もシステム内でまとめて一度に処理することが可能となりました。そのため各種出金処理も一回で済むなど、精算業務全体の作業時間を大幅に短縮することに成功しています。

 

「らくらく旅費経費.net」は使いやすく直感的に操作できるUI(ユーザーインターフェース)を提供しているため、管理者のみならず日々使用するユーザ側の設定もしやすく、充実したサポートをご提供することで、スムーズな社内の定着化をご支援しました。

 

スマホにも対応しているため、利用者は場所や時間を問わず登録・申請を行うことができ、今では精算をため込む人がほとんどいなくなったという副次効果も発生しています。これで経理担当者の残業時間も減ったので、IBS Japanとしては生産性向上とコスト削減を同時に手に入れたことになります。

 

本事例を紹介しているWebページ(https://rk2.mugen-corp.jp/case/120/)では、IBS Japanが「らくらく旅費経費.net」を導入するに至った経緯なども細かく掲載しているので、ぜひご一読ください。その他、多数事例を掲載しているので、どちらも併せてご注目ください。

 

 

ここが違う!「らくらく旅費経費.net」のポイント

交通費精算を効率化するツールやサービスは多数提供されています。ユーザー企業は、その中から自社にとって最適な製品を選択する必要があり、それぞれの機能や特長を正しく理解することが大切です。

 

では、「らくらく旅費経費.net」は他の交通費精算システムと何が違うのか?そのポイントをご紹介します。

 

標準機能をすべて搭載。オプションは不要!

「らくらく旅費経費.net」には標準機能意外にオプション機能を追加する必要はありません。交通費精算に必要な機能はすべてall in oneで整っており、すべてを「標準搭載」する仕様で追加費用は不要です。

 

オプション機能が増えると機能ごとに費用が発生するばかりか、システム導入の追加作業や連携が複雑化するなど、思わぬコストや工数が発生する場合があります。

 

※「らくらく旅費経費.net」に搭載されている全20の機能は、本稿の最後に掲載しております。

 

申請書をカスタマイズして独自の書類作成

「らくらく旅費経費.net」では交通費精算の申請書類を、ユーザー企業が自由にカスタマイズできます。よく使用する入力フィールドを独自に設定するなど、入力の手間を省きミスの発生も抑えることができます。

また、この機会に申請ルールや使用する申請書フォーマットの見直しをして刷新すること、業務全体の効率化を図ることができます。

 

直感的なU Iで直感的な操作が可能!

「らくらく旅費経費.net」のUIは非常にシンプルでわかりやすく直感的な操作ができるように設計・デザインされています。アプリやツールの操作が苦手な方でも、「らくらく旅費経費.net」ならスキルやリテラシーを気にせずに使用できるため、導入後の浸透や定着化も容易です。

 

安定したサービスなのに料金が安い

「らくらく旅費経費.net」を利用するための料金は、1ユーザーあたり月額300円とシンプルでわかりやすい価格体系でご提供しています。また、「らくらく定期.net」や「らくらく申請WF.net」など他のらくらくシリーズと組み合わせて2製品利用いただく場合は、月額合計600円のライセンス利用料が月額500円にディスカウントされます。100ユーザーで利用した場合、月々1万円もお得にご利用いただけます。

 

「らくらく旅費経費.net」の機能一覧

いかがでしょうか?「らくらく旅費経費.net」があれば、これまで交通費精算に多大にかかっていた時間と手間を削減することができます。交通費精算は定期的に発生する事務作業であるため、一度効率化されるとその効果も継続されるため、導入効果は使用するほどに上がっていきます。

 

旅費・交通費精算に負担を感じている方は、ぜひ「らくらく旅費経費.net」をご検討ください。最後に、「らくらく旅費経費.net」に搭載されている機能を一覧でご紹介します。

 

<「らくらく旅費経費.net」の機能一覧>

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