旅費経費の 仮払いとは？ 実費精算との使い分け

従業員が出張した際の宿泊代金や交通運賃等は、もちろん会社が全額負担すべきものです。中には昼食代を支給する場合もありますし、出張手当として規定にもとづいた金額を支給する場合もあります。

その際に、皆さんの会社では仮払いと実費精算、どちらで費用分を支給しているでしょうか？おそらく、後者だという会社が多いかと思います。

本稿では、旅費交通費などの「仮払い」について基本から解説していきます。仮払いとは？ そもそも、何がメリットなのか？逆に何がデメリットなのか？などなど、気になる情報を分かりやすく伝えていきますので、ぜひ参考にしてください。

仮払いとは？

旅費交通費を実費精算で支給する場合、従業員は出張時に使った費用にかかわる領収書をすべて保管しておき、その領収書と合わせて精算申請書を作成して会社の経理担当者に提出することで、その分を現金で精算するか、当月給与に補填するかのどちらかで対処されます。

実費精算は実際に使われた旅費交通費に対してのみ精算でき、正確な金額だけを支給するというのがメリットです。また、領収書を確認することで無駄な費用は使っていないか？定期区間の交通費は控除されているか？などを把握できるので、不正防止にもなります。

その反面、デメリットなのが「従業員の実費負担が大きくなる」ことです。特に長期出張ですと何かと出費が重なりますので、いくら後から精算できるといっても出張中の負担が大きくなってしまいます。また、必要不可欠な出費が事前に把握できる場合、それでも実費精算をすると経理担当者にも無駄な確認作業が必要なので、業務効率も下がります。

そこで採用すべきなのが「仮払い」です。これは、出張時に従業員が立て替える費用を算出して、会社が事前に金銭を渡すことを意味します。

仮払いのメリット

仮払いのメリットはやはり、「従業員の実費負担が無い（少ない）」ことです。立て替えた費用を後から請求できるとしても、数日で数万円がサイフから出ていくことに心理的負担を覚えるビジネスパーソンは少なくありません。

出張は何らかのビジネス上の目的・目標を持って行うものですから、少しでも余計なストレスを与えないという意味で仮払いには大きなメリットがあります。

一方で、経理担当者の負担も減らすことができます。仮払いの場合、決まった金額を現金で支給するため、出張後は残高と領収書を受け取って確認するだけで作業が完了します。一方、実費精算の場合は確認を行った上で現金支給や給与補填などの処理を行うので、支払い時期が集中してしまうなど、必然的に負担が増します。

ただし、仮払いも実費精算も領収書を保管しておき、出張後に経理担当者に渡すというプロセスは変わりませんので、仮払いといっても負担がゼロになるわけではありません。

仮払いのデメリット

一方、仮払いのデメリットはというと「現金管理が面倒」なことでしょう。従業員は出張に必要になる費用分の現金を事前に受け取り、出張中は常に現金を持ち歩き、支払いの度に残高を確認する必要があります。

また、経理担当者にとっては「小口現金を管理する方が面倒」と考える方もいるでしょう。現金支給の度に小口現金出納帳に記録しなければならず、これが案外面倒だったりします。

仮払いと実費精算の課題をカバーするには？

仮払いも実費精算も、どちらも一長一短があります。どちらのメリットも捨てがたいですし、デメリットは受け入れがたいですね。では、どうすれば効率的に旅費交通費の精算が行えるのでしょうか？そのため、「仮払いと実費精算をバランスよく使い分ける」ことが大切です。

出張時、多額の費用がかかるような事象については事前に把握できるものが多いです。宿泊代金、交通運賃、会食費用などが該当します。宿泊代金に関しては泊まるホテルが決まっていれば金額は明確になります。交通運賃は航空券なら固定、公共交通機関を使う場合も下調べすれば大まかな費用がわかりますので、これらの費用に関しては仮払いで問題ないでしょう。

一方、事前に把握が難しいものとして、予定外の会食費用や突然必要になった事務用品など突発的に発生するものです。そうした費用に関しては実費精算にすることで、従業員と経理担当者の負担をできる限り減らすことができます。

このように、仮払いと実費精算をバランス良く使い分ければ、それぞれの課題をカバーしながら効率よく経費精算が行えるでしょう。

さらに便利な決済手段としては、法人用クレジットカードを利用することです。利用費が必要になる場合がありますが、クレジットカードならば現金出納は要りませんし、従業員の実費精算にもなりません。申請書を待たなくてもカード明細で利用状況もすぐに確認できます。ただし、領収書は必ず必要になるので現金と同様に管理することになります。

仮払いの仕訳方法

旅費交通費を仮払いにて支給した場合、会計上の扱いはどうなるのでしょうか？まず、仮払いの際に扱う勘定科目は「仮受金」です。これは、「入金理由は明確ではないが一時的に使用する科目」として用いられます。従って、旅費交通費・出張旅費・交際費など適切な勘定科目に必ず変更する必要があります。

仮受金は一時的に使う科目なので、決算前までに必ず精算し、仮受金として残高が計上されないように気を付けなければいけません。そのためにできることは、仮受金の使用頻度を毎回正確に記録しておくことです。そうすると、決算時に漏れが無くなり、正確な用途が記録されることになります。

ちなみに、仮受金は以下3つの勘定科目と混同されがちなので注意しましょう。

 立替金

取引先や従業員など、関係会社・関係者が通常支払うべき代金を会社が一時的に立て替えた金銭を指します。会社の利益の直接関係がなく、事前に使用目的が明確であるのが特徴です。利息なしの融資とも言えます。

 預り金

取引先から一時的に預かる、従業員の給料から天引きする金銭を指します。本人には返金されず、第三者に納付するのが特徴です。主に、従業員の健康保険料や社会保険料などが該当します。

 前払金

取引において、内金や手付金など商品やサービスを受け取る前に支払う金銭を指します。賃貸マンションの1年解約の支払いや、保険料の支払いなどが該当します。
 

間違った勘定科目を使ってしまうと、税務署からの調査が入ったり手戻りが増えたりするので、注意しながら仕訳を行いましょう。

旅費交通費システムで仮払いを効率化

旅費交通費の仮払いおよび実費精算にかかる手間や負担を軽減する方法として、「システム化」という手段があります。これは非常に高い効果を発揮する方法で、旅費交通費システムを採用することで従来の面倒さが一気に解消されるでしょう。

もちろん、どの旅費交通費システムを導入するかも重要なので、自社にとって最適なシステムは何か？と考えながら、広い視野で検討することが大切です。

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