通勤費の計算にまつわる「課題」を、放置してはならない理由

通勤費の計算は、毎月繰り返される「当たり前」の作業であると同時に、担当者にとってはとても煩雑になりがちな作業でもあります。

担当者は、その処理の複雑さと作業工程の多さに、毎回、多くの時間と労力を割かれているのではないでしょうか。

問題は、その状況が業務改善リストの上位に、なかなか上がってこないこと。

これまでなんとか処理できてきたのだからと、おざなりにされることも少なくありません。

しかし、実はこの煩雑さを放置し、「現状維持」を貫いていることで、会社は大きなデメリットを抱えていることになります。

このままでは会社の業務全体に悪影響をもたらす可能性も……。ここでは、通勤費の計算にまつわる「課題」を放置してはならない理由や、環境を改善するためのポイントをご紹介します。

通勤費の計算は、誰が担当しても厄介な作業になる

通勤費の膨大な情報、複雑な確認作業が、担当者を悩ませ続けている

通勤費の計算が煩雑になる背景には、いくつもの要因があります。

なぜ通勤費の計算は一向に楽にならないのか。その理由を考えてみましょう。

申請を受けたら、社員一人ひとりの通勤に関する多種多様な情報を精査し、それらを組み合わせながら確認をしなくてはならないのが、作業が煩雑になる大きな理由のひとつです。

自宅の住所から始まり、最寄りの駅やバス停、自宅、そこから会社までの距離、交通手段、運賃など、マイカー通勤が許可されている場合は、道路上の距離、燃料費も正確に把握しなくてはなりません。

これらの情報が集まって初めて、通勤費の計算がスタートできます。

ただし、「情報が集まったらあとは数字の計算をするだけ」というわけにもいきません。

情報の正誤や妥当性についても慎重にチェックしなくてはならないからです。住所の変更はないか、公共交通機関の運賃、マイカー用の燃料の価格は合っているのか、申請されている通勤経路は正しいのか…。

正確を期するために情報の確認は怠れません。

この段階ですでに相当な労力がつぎ込まれていますが、さらにこれで終わりではありません。

ここから間違いのないよう丁寧に計算を進め、ようやく通勤手当の支給にこぎつけます。

しかも、この作業は毎月繰り返され、場合によっては、社員の入退職や異動・転居、交通機関の運賃変更、燃料費の値上がり、値下がりなどの要因によって情報は更新されます。

通勤費の計算は、常に同じ内容の作業を繰り返せばいいというものではないのです。

「働き方改革」によって、通勤費の「不確定要素」が増えることも

テレワーク実施率の推移

出展：東京都産業労働局　報道発表資料

https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/09/03/09.html

業務の効率化を念頭に進められている「働き方改革」が、通勤費の計算をより煩雑化させている可能性もあります。

例えば、リモートワークの普及による出勤日数の減少は、全社的な通勤費の削減にひと役買う一方で、毎月の通勤費が変動するという事態を招きました。

これまでは、大きな変更事項さえなければ毎月一律同額の定期代を支給すればよかったのですが、最近は月によって変わる出勤日数を、その都度カウントしたうえで「実費精算」しなくてはならないケースが増えています。

ただ、通勤日数によっては定期代を支給したほうがコストを抑えられるケースもあるため、その見極めなどもしなければなりませんから、計算や確認の煩雑さは増す一方です。

関連記事：定期券をやめて実費精算へ、その方法を確認しよう
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このようにリモートワークの広がりから、予算削減や社員の移動負担軽減など、たくさんのメリットが生まれましたが、その反面、現状「ルール変更や作業法の更新が追いついていないので、対応に四苦八苦している」と嘆く人事・総務担当者も少なくないようです。

今後、社員の働き方のバリエーションがより豊かになっていくにつれ、通勤形態の幅も多様化していくことは十分に考えられます。

そうなると、通勤費の計算は今まで以上に複雑で面倒になっていくことも予想されます。

煩雑な作業を続けるほど、会社にダメージを与えることになる

通勤費の一連の作業が煩雑で時間のかかるものであるにも関わらず、多くの会社では人事・総務担当を中心とした通勤費を計算する担当者の頑張りによって、「なんとかなってしまっている」のが現状です。

しかし、こうした状況は、会社に大きな不利益を与えていることは明らかにしておくべきでしょう。

例えば、膨大な作業を期間内に処理するために、それなりの人的リソースが割かれている点。

申請の遅れ、各種チェック、ミスの修正に伴う再計算といった「避けられない」状況によって、本来は別のことにつぎ込むべき貴重な時間が浪費され、さらにミスや処理の遅延があれば、通勤手当の支給の遅れや直接関係のない他部署の作業増加につながってしまうこともありえます。

また、作業の煩雑さが「当たり前」になってしまっているがために、例えば、テレワークが導入され、出勤日数が減っているにもかかわらず、導入前と同額の定期代が支給され続けたり、運賃の変更が正確に反映されず、支給額が間違っていたりなど、本来は早急に対応しなくてはならない問題点やミスが放置されているケースもあります。

こうした問題は、会社の資産にダメージを与えるだけでなく、社員間の不公平感や、不信感を煽る原因にもなりかねません。

通勤費の計算作業が必要以上に煩雑であることは、会社の未来に影響を及ぼす大きな問題であり、すぐに解決すべき課題といえるでしょう。

通勤費支給の問題点を改善し、効率化を進めるためのポイントとは？

では、「煩雑さを解消する」という課題をクリアするためには、何が必要でしょうか。労力を取られがちな作業や、ミスが出やすいパートにフォーカスし、改善すべきポイントを挙げてみましょう。

申請ルール、申請方法の統一、効率化
通勤ルートや距離の割り出し方法の効率化、統一ルールの共有
交通機関の運賃変更などに伴う情報更新作業の効率化
手入力作業の軽減
定期券の払い戻しや社会保険のための月割り額、非課税限度額など各種計算作業の自動化
部署間でのデータの共有
過去の支給履歴情報の蓄積

こうして改善すべき点を整理すると、課題の本質が見えてきます。ルールや作業法を統一して無駄な工程を減らし、ミスの出やすい手入力作業は軽減。さらに各作業がスムーズに行えるようにデータを一元管理するなど、作業全体を見直すことで、煩雑さやトラブルの解消も見えてくるでしょう。

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課題の解決のために、通勤費計算システムを活用する

業務効率化から働き方改革推進まで、メリットは多種多様

これまで「なんとかなってしまっている」厄介な通勤費の計算を、効率よくスムーズに進めることは、担当者が楽になるということ以上のメリットがあります。

大幅なマンパワーの削減、作業時間の節約は、全社的な業務のクォリティ向上にも直結するからです。

そこで前述のような課題を解決し、作業全体を変革するために、の導入をおすすめします。

通勤費の計算をシステム化することによるメリットは、大きく3点あります。

1つは、複雑で面倒な計算が自動化され、ミスがなくなる点。

2つ目は、経路確認や計算方法に統一された手法、ルールが適用されるため、チェック作業や入力作業が効率化される点。

そして3つ目は、誰が作業しても同じ結果が得られるという環境が整うことで、異動などによる担当変更があっても、引き継ぎにエネルギーを浪費することがなくなる点です。

入力された各種データがシステム内で一元管理されると、必要なときに引き出し、再利用・再確認が簡単に行えるようになり、部署間のデータ連携もスムーズになります。

また、各種データの管理が容易になれば、住所変更や経路変更などの対応も処理しやすくなるでしょう。

結果として、労力、作業時間の軽減はもちろん、処理の正確性も向上。ストレスやトラブルを減らすだけでなく、より効果的な人的リソースの再分配や、働き方改革推進にも好影響をもたらすことになるのです。

「らくらく通勤費」が、「頑張らなくていい通勤費の計算」を後押しする！

株式会社無限が提供する管理システム「らくらく通勤費」は、早急に解決すべき通勤費の計算にまつわる課題をクリアにするのひとつです。

適正な経路を判定する経路検索エンジン「駅すぱあと」と連携。

通勤距離の測定、運賃の確認なども簡単に進められます。

また、駅名や路線名の変更、運賃の改定にも柔軟に対応し、定期券の払い戻し申請、社会保険の計算といった、付随的な作業などもサポートしてくれます。

これまで膨大な労力と時間をかけていた通勤費の計算を、簡単かつスマートにこなし、余った時間とパワーを新しい作業に再配分する。そんな理想的な環境を手に入れるために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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